التحسين المستمر: ما هو، اهميته، فوائده، نماذجه، كيفية تنفيذه

التحسين المستمر هو وسيلة تستخدمها العديد من الشركات في جميع أنحاء العالم للتعرف على الفرص المتاحة لتوفير التكاليف وتبسيط العمل، وهو أيضاً وسيلة لبذل الجهد لتحسين العمليات التجارية؛ وفي هذه المقالة، نوضح ما هو التحسين المستمر، ولماذا هو مهم للشركات، وفوائده ونماذجه وكيفية تنفيذه.

ما هو التحسين المستمر؟

التحسين المستمر هو تغيير تدريجي لا ينتهي أبدًا يركز على زيادة فعالية مهام المنظمة لتحقيق أهدافها؛ وبكلمات أبسط، التحسين المستمر يعني التحسن طوال الوقت. والتحسين المستمر هو التحسين المستمر للمنتجات أو العمليات أو الخدمات داخل المنظمة؛ فمع التحسين المستمر، تسعى المنظمة للوصول إلى هدف بمرور الوقت؛ ويمكن أن يحدث هذا إما بشكل تدريجي أو دفعة واحدة من خلال تحسين كبير.

أهمية التحسين المستمر

يعد فهم أهمية التحسين المستمر أمرًا بالغ الأهمية للشركات التي ترغب في العمل بشكل أكثر كفاءة، ويمكن للشركات تنفيذه على نطاق صغير أو كبير للبقاء في صدارة المنافسة؛ والشركات الأكثر نجاحًا ليست راضية عن ظروف عملها وعملياتها الحالية، وتريد الوصول إلى مستوى أعلى في الأداء والجودة.

وقد تطبق أي منظمة طرق التحسين المستمر حتى لو كان ادائها وجودة منتجاتها وخدماتها جيدة، فهي تريد ان تعمل بشكل أفضل؛ والتحسين المستمر يعتمد على العمل بطريقة أكثر ابتكارا ويمكن أن يساعد الشركات على أن تكون أكثر ربحية نتيجة لذلك.

10 فوائد للتحسين المستمر

هناك علاقة مباشرة بين كل فائدة من فوائد التحسين المستمر والفوائد الأخرى؛ وهذا هو السبب في أن العديد من الفوائد يمكن أن تتراكم وتحسن كفاءة عمليات المنظمة ككل. وانصحك بالاطلاع على الفوائد العشر التالية للتحسين المستمر:

1. منتجات وخدمات أكثر تنافسية

يمكن أن يسهل التحسين المستمر تطوير منتجات الشركة وخدماتها؛ فالهدف من التحسين المستمر هو تقديم منتجات أكثر تنافسية من الناحية الاقتصادية أو تقديم خدمات أكثر تطوراً للعملاء والمساهمين.

2. زيادة مشاركة الموظفين وتحفيزهم

يمكن للتحسين المستمر تمكين الموظفين ومساعدتهم على فهم أهمية أفكارهم وعملهم؛ وقد يبدأ الموظفون في اقتراح المزيد من الأفكار والأساليب منذ أن يصبحوا مشاركين نشطين في العمل. ويمكن أن يشعر الموظفون بمزيد من التحفيز لتولي المزيد من المشاريع، مما يؤدي إلى تحسين إنتاجية المنظمة بشكل عام.

3. إنتاجية أعلى

يلغي برنامج التحسين المستمر الخطوات التي لا تضيف قيمة ويحسن العمليات ذات القيمة المنخفضة؛ وتؤدي الكفاءة المضافة إلى تقليل الوقت اللازم لإكمال مهمة محددة، ويمكن أن يسمح لك ذلك بإنجاز المزيد من المهام في نفس الفترة الزمنية.

4. تقليل الأخطاء والهدر

تتمثل القيمة الجوهرية لاعتماد نهج التحسين المستمر في تحديد المشكلات والأخطاء في العمليات التجارية، وبالتالي يكون الموظف أقل عرضة لارتكاب الأخطاء ويقل الهدر.

5. بيئة عمل أفضل

يمكن أن يكون لخطة التحسين المستمر المدروسة تأثيرًا إيجابيًا على الثقافة التنظيمية للشركة؛ وتحدد الثقافة التنظيمية المناسبة توقعات واقعية لجميع أصحاب المصلحة، وتمكن الموظفين من البدء في فهم المزيد حول كيفية توافق أفعالهم مع الهدف الأساسي للشركة.

6. جودة أعلى للمنتجات والخدمات

نظرًا لأن التحسين المستمر يمكن أن يؤدي إلى ارتكاب الشركات لأخطاء أقل، فبالتي مع التحسين المستمر تزداد جودة المنتجات والخدمات.

7. زيادة الابتكار

يسمح التحسين المستمر بعمليات أكثر كفاءة، ولكنه يساعد الشركات أيضًا على إيجاد طرق أكثر إبتكاراً وأفضل لإكمال المهمة.

8. زيادة جذب المواهب

يمكن لمنظمة ذات أهداف محددة جيداً وذات إرادة لتحسين عملياتها أن تجذب المزيد من المواهب الذين يرغبون في المساهمة في نجاح المنظمة والتعلم منها.

9. انخفاض معدل دوران الموظفين

توفر طريقة التحسين المستمر الاستقرار والتحفيز الطبيعي للموظفين؛ ونتيجة لذلك، يحدث توفير في التكاليف بسبب انخفاض النفقات الناتجة عن تعيين وتوظيف وتدريب موظف جديد. وكموظف، يمكنك الاستفادة من مكان عمل أكثر استقرارًا حيث يمكنك أن تتقدم في حياتك المهنية بثبات.

10. تجربة أفضل للعملاء

تنبع تجربة العملاء الأفضل من الموظفين الأكثر سعادة، والجودة الأعلى للمنتجات والخدمات وأوقات التسليم الأسرع؛ ونتيجة لذلك، تتمثل الفوائد الرئيسية للتحسين المستمر في سمعة ممتازة للعلامة التجارية ووضغ أفضل في السوق وتحسين العائد على الاستثمار؛ فبناء علامة تجارية ناجحة يرتبط ارتباطًا وثيقًا بتجربة العملاء المتميزة.

نماذج التحسين المستمر

يمكن للشركات البحث عن طرق أفضل لإدارة الأعمال التجارية من خلال نماذج التحسين المستمر المختلفة، مثل ما يلي:

كايزن Kaizen

كايزن تعني التحسين المستمر في اليابانية، وهدفها التخلص من الهدر؛ ونشأت كايزن بعد فترة وجيزة من الحرب العالمية الثانية في الشركات اليابانية، وتستخدمها الشركات حاليًا في جميع أنحاء العالم. وكايزن هي إدارة العمل أو المشكلة من المكان الذي به العمل أو الذي به المشكلة، حتـى يمكن إدارة الزمان بالدقـة والسرعـة المناسـبين للـتخلص مـن الهـدر في موقـع العمـل، أو للقضاء على جذور هذه المشكلة والعمـل عـلى منـع تكرارها في المسـتقبل، وعليـه فهـي أسلوب مستمر يستمد قيمته من أرض الواقع.

6 سيجما Six Sigma

طريقة 6 سيجما Six Sigma هي نهج يعتمد على البيانات لإزالة العيوب في أي عملية تجارية، من التصنيع إلى المعاملات المالية؛ وتركز 6 سيجما Six Sigma على تحسين الجودة للحد من التباين في العمليات من أجل ضمان الاتساق والأداء الجيد؛ ويمكن القول إن 6 سيجما Six Sigma عبارة عن مستوى تشغيل لا يتعدى فيه احتمال الخطأ معدل 3.4 خطأ في كل مليون.

اللين Lean

تركز هذه الطريقة على التخلص من الأنشطة التي بدون قيمة مضافة وحذفها؛ وتشجع منهجية اللين Lean الموظفين على المشاركة في إجراء تغييرات وتحسين نظام الإنتاج بأكمله لتقليل الفاقد.

أجايل Agile

أجايل Agile هى طريقة بدأت لإدارة المشاريع الخاصة بالبرمجيات وتطوير اللغة الخاصة بها مثل الجافا ولكن لديها الآن استخدامات واسعة النطاق في مجموعة متنوعة من القطاعات؛ وينشئ أجايل Agile إطارًا للأهداف والمبادئ والقيم والممارسات التي تسمح لفرق العمل بالاستجابة لاحتياجات العملاء وتقديم قيمة لهم بشكل أسرع، ويعد التعاون والمرونة مكونين أساسيين لنهج أجايل Agile.

الفرق بين اللين Lean و أجايل Agile في التحسين المستمر

يمكن أن تعمل أساليب Lean و Agile معًا، وبعض المنظمات تتبناها في أقسام مختلفة؛ على سبيل المثال، تتبنى بعض فرق العمل أسلوب اللين Lean بينما يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات بتطبيق أجايل Agile. ويمكن أن يعمل الاثنان معًا عبر الشركة بأكملها، مع أخذ أفضل العناصر من كل منهما.

كلتا الطريقتين مختلفتان ، لكن جذورهما لها قيم متشابهة:

موجه لخدمة العملاء
القدرة على التكيف
توصيل سريع للمستخدمين
تحسين الجودة المستمر

ونظرًا لأن أجايل Agile فعال على مستوى فريق العمل، فقد لا تعمل عبر الأقسام الوظيفية (مثل قسم التسويق، المحاسبة)، ويمكن أن تؤدي أجايل Agile بشكل أفضل في مشاريع النماذج الأولية لتلقي تغذية راجعة سريعة؛ وإذا كانت الشركة تتمتع بإمكانية عالية للتنبؤ بأدائها، فعادة ما يشجع البعض على استخدام اللين Lean؛ وهاتان الطريقتان مفيدتان للشركات التي ترغب في رقمنة أعمالها.

كيفية تنفيذ التحسين المستمر

لتنفيذ إطار عمل التحسين المستمر داخل مؤسستك، استخدم الخطوات التالية:

1. حدد الهدف

فكر في المكان الذي تريد أن تأخذ منظمتك إليه في المستقبل، ويمكن أن يساعدك تحديد هدف نهائي مناسب عند التخطيط للخطوات اللازمة التي يجب عليك اتخاذها؛ فعلى سبيل المثال، يمكنك أن تسأل نفسك ما الذي يمكن لعملك أن يحققه بشكل واقعي في غضون خمس أو عشر سنوات. وبمجرد أن يكون لديك هدف، قم بإجراء تحليل شامل لعملك في حالته الحالية؛ ويمنحك هذا نقطة بداية ويمكن أن يساعدك في تحديد المجالات الرئيسية التي يجب تحسينها.

وعندما تقرر هدفًا، حدد أيضًا كيفية قياس هذا الهدف؛ وحدد بعض المقاييس الرئيسية التي يمكنك تتبعها والتي يمكن أن تنبهك عندما تصل إلى هدفك. على سبيل المثال، يمكنك اختيار متوسط المبيعات الشهرية أو إجمالي عدد العملاء.

2. ابحث عن نماذج التحسين المستمر الشائعة

قبل تطوير نموذج التحسين المستمر الخاص بك، قد يساعدك البحث عن بعض الأمثلة الشائعة؛ ويمكن أن تعطيك هذه النماذج فكرة عما يجب بناؤه وكيفية القيام بذلك. على سبيل المثال، النماذج التي أشرنا إليها في هذه المقالة.

3. تطوير إطار عمل

في البداية يجب ان تعرف ان المقصود بكلمة إطار العمل framework هنا، هو الأفكار والمعلومات والمبادئ التي تشكل هيكل نموذج التحسين المستمر.

قم بإنشاء السياسات المحددة التي تريد أن تتبعها منظمتك للتحسين المستمر؛ والفكرة هي أن يكون لديك مجموعة من الإجراءات التي إذا اتبعها كل فرد في مؤسستك، تؤدي إلى التحسين المستمر وإلى تحقيق هدفك النهائي في النهاية. على سبيل المثال، يمكنك أن تبني إطار العمل الخاص بك على نموذج خطط نفذ تحقق صحح Plan ، Do ، Check ، Act الشهير؛ ومع ذلك، في كل مرحلة من هذه المراحل، يمكنك تحديد تفاصيل محددة، مثل كيفية إجراء البحث أو تنفيذ الحلول، التي تنطبق على عملك.

وطوّر إطار العمل الخاص بك من خلال العمل مع فريق من الأشخاص؛ فقد يكون لدى الآخرين اقتراحات حول كيفية إنشاء هذا الإطار أو كيفية تحسينه بشكل أكبر. وبعد ذلك، وبمجرد أن يكون لديك إطار عمل، قم بإنشاء مستند تفصيلي يحتوي على التفاصيل؛ وتوثيق إطار العمل يسهّل مشاركته مع موظفيك والرجوع إليه مرة أخرى.

4. تغيير سلوك الموظف

ابدأ في توصيل نموذج التحسين المستمر الجديد لموظفيك، وناقش معهم التغييرات التي تريد منهم إجراؤها ولماذا تريد تعديلها؛ وغالبًا ما يساعد شرح السبب وراء قرارك الموظفين على فهم الأنظمة الجديدة بشكل أفضل ويمكن أن يساعد في تسريع عملية التحول إلى نموذج التحسين المستمر.

5. حلل مع تقدمك

راقب تقدم تنفيذ إطار عمل التحسين المستمر الجديد، وتعرف على الموظفين الذين يقومون بتنفيذ التحسين المستمر بشكل صحيح وأيهم يحتاجون إلى مزيد من المساعدة؛ وأيضًا، قم بتحليل ما إذا كنت تحصل على نوع النتائج التي كنت تأملها عندما قررت تنفيذ النظام.

وأثناء جمع النتائج، ابحث عن طرق لتحسين إطار العمل الخاص بك؛ وقم بتجريب عمليات جديدة أو قم بإجراء تغييرات بناءً على التغذية الراجعة للموظف. فمع إطار عمل التحسين المستمر، فأنت لا تتطلع فقط إلى تحسين المنظمة بمرور الوقت ولكن الإطار نفسه.

6. التحلي بالصبر

قد يستغرق تغيير المنظمة وقتًا، ومن المهم أن تمنح نموذج التحسين المستمر الجديد وقتًا لتحقيق النتائج؛ والهدف من هذا النموذج هو النمو بمرور الوقت، وهو ما يتطلب عادة الصبر.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.