دفتر اليومية – قيود اليومية المحاسبية مع الأمثلة

يتمثل الهدف الأساسي للمحاسبة المالية في توصيل المعلومات المالية إلى الأطراف المتعددة التي تتطلع إلى الاستفادة من هذه المعلومات، ولتحقيق هذا الهدف يقوم المحاسب بالعديد من الإجراءات والخطوات المتتابعة، وقد تعارف المحاسبون على تسمية هذه الخطوات بالدورة المحاسبية Accounting Circle

مراحل الدورة المحاسبية

1- تحليل العمليات المالية من واقع المستندات إلى أطرافها المدينة والدائنة ( نظرية القيد المزدوج )

2- تسجيل العمليات المالية في دفتر أو دفاتر اليومية
3- الترحيل إلى دفاتر أو دفاتر الأستاذ
4- إعداد ميزان المراجعة
5- القيام بالتسويات الجردية
6- إعداد ميزان المرجعة بعد التسويات الجردية
7- إعداد القوائم المالية
8- إقفال الحسابات وتدويرها.

سوف نتناول فى هذة المقالة الخطوة الثانية من الدورة المحاسبية، يمكنك الضغط على اى خطوة من الخطوات السابقة للإطلاع عليها فى مقالة منفصلة فى موقعك أسود البيزنس.

 تسجيل العمليات المالية في دفتر اليومية

بعد تحليل العمليات المالية من واقع المستندات المؤيدة لحدوثها وتحديد الطرف المدين والطرف الدائن يقوم المحاسب بتسجيل هذه العمليات في دفتر اليومية The Journal ويعتبر هذا الدفتر دفتر قيد أولي تسجل فيه جميع العمليات المالبة التي تقوم بها المنشأة طبقاً للتسلسل الزمني لحدوث هذه العمليات ويأخذ هذا الدفتر الشكل التالي:

آلية القيد في دفتر اليومية

يطلق على إجراء تسجيل العمليات المالية في دفتر اليومية “قيود اليومية” ويتم إدراج قيود اليومية في دفتر اليومية وفقأ للآلية التالية:

1—في خانة البيان: يكتب اسم الحساب المدين على السطر الأول من القيد مسبوقأ بعبارة من ح/ وتعنى من حساب، إشاره إلى أن هذا الحساب يعتبر مدين، وعادة ما يوضع في أقصى اليمين.

وفي السطر التالي وفي اتجاه اليسار قليلاً يكتب اسم الحاسب الدائن مسبوقة بعبارة إلى ح/ وتعني إلى حساب، إشارة إلى أن هذا الحساب يعتبر دائن.

ويلحق بكل قيد شرح مختصر يوضح طبيعة العملية التي حدثت. ويجب وضع خط فاصل أو ترك مسافة فاصلة بين كل قيد أو آخر لتسهيل قراءة القيود وزيادة الوضوح.

2— في خانة المدين يسجل المبلغ المدين على نفس سطر الحساب المدين، وفي خانة الدائن يسجل المبلغ الدائن على نفس سطر الحساب الدائن، ويلاحظ أنه دائمأ يتساوى المبلغ الخاص بالطرف المدين مع المبلغ الخاص بالطرف الدائن.

3— في خانة رقم المستند: يكتب رقم المستند الدال على حدوث العملية متل رقم الشيك،رقم فاتوره الشرء، … الخ.

4— في خانة رقم صفحة الأستاذ: يتم وضع رقم صفحة الأستاذ التي يقع بها الحساب أوالطرف المدين وكذلك الحساب أو الطرف الدائن.

5— في خانة التاريخ: يثبت تاريخ حدوث كل عملية، على أن تكتب السنة للعملية الأولى فقط، ويكتب اليوم والشهر أمام كل عملية.

وجدير بالذكر أنه يجب ترقيم كل صفحة من صفحات دفتر اليومية ترقيماً مسلسلاً، على أن يتم توثيق كل صفحة من صفحات هذا الدفتر، ويراعى خلو هذا الدفتر من أي فراغ أو كتابة في الحواشي أو كشط أو تحشير بين السطور، كما يراعى عند انتهاء كل صفحة أن يتم تجميع المبالغ المقيدة في المدين والدائن والتأكد من تطابق هذه المبالغ ونقل المجمع إلى خانتي المبالغ في الصفحة التالية.

وعند تسجيل العمليات المالية في دفتر اليومية نجد أن هناك نوعين من قيود اليومية:

النوع الأول: قيد اليومية البسيط

وهو ذلك القيد الذي يتضمن حسابأ واحدأ فقط في كل من الطرف المدين والطرف الدائن، فعلى سبيل المثال إذا قامت المنشأة بشراء أثاث تقدا بمبل 20000 جنيه. في هذه العملية يلاحظ أنها تتضمن حسابين هما الأثاث والنقدية بالخزينة.

ويشير تحليل هذه العملية إلى أن الأثاث > أصل > زاد وبالتالي يعتبر مدين والنقدية بالخزينة > أصل > نقص وبالتالي يعتبر طرف دائن ويسجل هذا القيد في دفنر اليومية على النحو التالي:

النوع الثاني: القيد المركب

وهو ذلك القيد الذي يتضمن أكثر من حساب في الطرف المدين أو الطرف الدائن أو الطرفين معأ. وفي حالة وجود أكثر من حساب في الطرف المدين يستخدم مصطلح من مذكورين إشاره إلى تعدد الحسابات المدينة، وكذلك في حالة وجود أكثرمن حساب في الطرق الدائن يستخدم مصطلح إلى مذكورين إشارة إلى تعدد الحسابات الدائنة.

 وعلى ذلك يأخذ قيد اليومية المركب ثلاث صور:

أ – العملية المالية تتضمن وجود أكثر من حساب في الطرف المدين وحساب واحد فقط في الطرف الدائن.

فعلى سبيل المثال إذا قامت المنشأة ببيع بضاعة بمبلغ 60000 جنيه حصل منها 20000 جنيه نقداً والباقي على الحساب.

يشير تحليل هذه العملية إلى أنها تتضمن حسابين في الطرف المدين هما الخزينة، العملاء (المدينون) لأنهما أصول زادت، في حين يتضمن الطرق الدائن حساب واحد فقط هو البضاعة باعتبارها أصل نقص. ويظهر قيد اليومية في هذه الحالة على النحو التالي:

ب- العملية المالية تتضمن حساب واحد فقط في الطرف المدين وتتضمن أكثر من حساب في الطرف الدائن.

فعلى سبيل المثال إذا قامت المنشأة بشراء أرضي بمبلغ 100000 جنيه سدد منها 60000 جنيه بشيك والباقي كمبيالة تستحق السداد بعد ثلاث شهور.

يلاحظ أن هذه العملية تتضمن حساب واحد فقط في الطرف المدين وهو الأراضي باعتبارها أصل زاد، في حين يتضمن الطرف الدائن حسابين هما البنك (أصل نقص) والكمبيالات (خصوم زادت ) وعلى ذلك يظهر قيد اليومية كما يلي:

ج- العملية المالية تتضمن أكثر في حساب من الطرف المدين وأكثر من حساب في الطرف الدائن 

فعلى سبيل المثال إذا بلغت مصروفات المنشأة 8000 جنيه مرتبات وأجور العاملين، 2000 جنيه مصروفات الكهرباء، 6000 جنيه مصروفات الصيانة وقد سددت نصف هذا المبالغ نقدأ والباقي بشيكات.

يلاحظ أن هذه العملية تتضمن ثلات حسابات في الطرف المدين وهم مصروفات المرتبات والكهرباء والصيانة باعتبار أن المصروفات طبيعتها مدينة، في حين يتضمن الطرف الدائن حسابين هما الخزينة والبنك بوصفهما أصول نقصت وبالتالي يظهر قيد اليومية كما يلي:

تمرين على التسجيل في دفتر اليومية 

مثال (1):

في ٢٠١٦/٤/١م بدأت منشأة أسود البيزنس أعمالها بإيداع 300000 جنيه في البنك الاهلي كرأس مال للمنشأة وقد تمت العمليات التالية خلال شهر إبريل عام ٢٠١٦م :

في ٤/٤ شراء أثاث وتركيبات بمبلغ 20000 جنيه بشيك

في ه/٤ شراء سيارات من معرض الأحمد بمبلغ 100000 جنيه سدد نصف القيمة بشيك والباقي على الحساب.

في ٤/٧ شراء بضاعة من محلات العمر بمبلغ 30000 جنيه بالآجل

في ٤/٨ سحب مبلغ 80000 جنيه من البنك وأودعت خزينة المنشأة

في ٤/١٠ شراء بضاعة من محلات المصطفى بمبلغ 30000 جنيه سدد 10000 جنيه نقدا والباقي على الحساب

في ٤/١٣ بيع بضاعة بمبلغ 18000 جنيه نقداً

في ٤/١٤ بيع بضاعة إلى محلات ياسين بمبلغ 15000 جنيه حصل منها 5000 جنيه بشيك والباقي بالآجل.

في ه٤/١ سداد إيجار المحل وقدر 5000 جنيه نقداً

في ٤/٢٠ سداد نصف المستحق لمحلات العمر بشيك

فى٤/٢٤ سداد مبلغ 10000 جنيه من المستحق لمحلات المصطفى نقداً

في ه٤/٢ تحصيل المستحق على محلات ياسين نقداً

في ٤/٢٨ سداد مصروفات الكهرباء 2000 جنيه ومصروفات التليفونات والانترنت 1000 جنيه نقداً

في ٤/٣٠ سداد مرتبات وأجور العاملين وقدرها 12000 جنيه بشيك

المطلوب: تسجيل العمليات السابقة في دفتر اليومية

فى النهاية اخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.