خطة العمل: ما هي، أهميتها، كيفية إعدادها، نموذج مكتوب

خطة العمل الفعالة تقنع أصحاب المصلحة الخارجيين أو المستثمرين المحتملين بالعمل مع الشركة؛ ولكي تنجح خطة العمل، فإنها تحتاج إلى عدة عناصر تجعل من يقرأها يشعر بالثقة في أهداف الشركة ورسالتها. وفي هذه المقالة، نوضح ما هي خطة العمل، وأهمية خطة العمل، وكيفية إعداد خطة العمل، ونوضح الأخطاء الشائعة عند كتابة خطة العمل، ونموذج لخطة العمل مكتوب تستطيع تحميله.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

ما هو التخطيط؟

التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة، إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله؛ فالتخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة، فهو يركز على مسارات العمل المستقبلية، ويحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل لتحقيق الأهداف المحددة؛ فالتخطيط ينطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ قرار في الأمور الفنية والمالية وأمور الموارد البشرية والعناصر الأخرى الضرورية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.

ولتحقيق الأهداف المخطط لها، يلزم وجود خطة فعالة؛ ويجب أن يكون جميع المديرين مخططين فعالين، ولذلك سواء كانت المنظمة التي يعمل فيها المديرين تبيع منتجات أو خدمات، أو منظمة تعمل في القطاع الخاص أو العام، أو سواء كانت منظمة تهدف إلى الربح أم لا، فكل هذا غير مهم، كل نوع من هذه الأنواع من المنظمات يحتاج إلى التخطيط.

فالتخطيط هو العملية الفكرية التي تحدد بوضوح ما يجب القيام به، ومتى وأين ولماذا يجب القيام به، وكيفية القيام به، ومن الذي يقوم به، من أجل تحقيق الأهداف المخطط لها؛ ويحدد المدير الأهداف ويتخذ الخطوات اللازمة لضمان إمكانية تحقيق هذه الأهداف بطريقة فعالة.

ما هي خطة العمل ؟

خطة العمل Business Plan هي مستند يصف نشاطك التجاري والمنتجات والخدمات التي تبيعها والعملاء الذين تبيع لهم، وتشرح خطة العمل استراتيجية نشاطك التجاري، وكيف ستقوم ببناء نشاطك التجاري وكيفية تنميته، وما هي إستراتيجيتك التسويقية، ومن هم منافسوك؛ وتتضمن معظم خطط العمل أيضًا تنبؤات مالية للمستقبل، وتحديد أهداف المبيعات وميزانيات المصروفات والتنبؤات بالتدفق النقدي.

ويمكن أن تكون خطة العمل أكثر بكثير من مجرد مستند ثابت تكتبه مرة واحدة وتنساه، إنها أيضًا دليل يساعدك على تحديد أهدافك وتحقيقها؛ فخطة العمل أداة إدارية لتحليل النتائج واتخاذ قرارات إستراتيجية وعرض كيفية تشغيل نشاطك التجاري وتنميته. وباختصار، إذا كنت تفكر في بدء نشاط تجاري أو تخطط لتقديم عرض تقديمي للمستثمرين أو أصحاب رؤوس الأموال، فإن كتابة خطة العمل يمكن أن يحسن فرصك في النجاح. وللعلم يطلق على خطة العمل أيضاً خطة الأعمال،

أهمية خطة العمل

يمكن لخطة العمل أن تحدد احتمالية النجاح أو الفشل والنتائج المستقبلية المحتملة الأخرى، وفيما يلي بعض الأسباب التي تجعل أصحاب الشركات أو المديرين يرغبون في وضع خطة عمل جيدة قبل العمل في المشروع:

1. فهم السوق

من المحتمل أن يكون السوق أحد العناصر الأكثر أهمية لبدء أو إدارة نشاط تجاري بسلاسة؛ وسواء كان هناك سوق للمنتج المذكور أم لا، فإن حجم السوق أو صغره والمعلومات الأخرى حوله يمكن أن تساعد الشركات على اختراقه. وقد تتضمن هذه المعلومات التركيبة السكانية مثل العمر والدخل والتعليم ومشاكل السكان الفريدة ولماذا قد يفضلون منتجك على المنتجات الأخري، ويمكن أن تساعدك هذه المعلومات على تعلم بعض المزايا الفريدة عن منتجك والتي ربما لم تكن على دراية بها من قبل.

2. فهم المنافسة

ما لم يكن لديك منتج نادر حصلت بالفعل على براءة اختراع له مع عدم وجود منافسين في السوق حتى الآن، سيكون للشركة منافسين آخرين. ومن المهم أن تفهم من هم هؤلاء المنافسون، وما الذي يفعلونه وناجح معهم، وما إذا كان يمكنك تجاوز هذه المنافسة أو على الأقل مواجهتها أم أنك لن تستطيع مواجهة المنافسة. وإذا كان لدى المنافس احتكار، فقد ترغب في استراتيجية معينة، بينما إذا كان هناك ما يكفي من اللاعبين الصغار في السوق ولا يوجد لاعبون مميزون حقًا، يمكنك اتباع نهج مختلف.

3. تحديد اللاعبين الرئيسيين في المنظمة

بصرف النظر عن تحديد السوق والأهداف والاستراتيجيات، تساعدك خطة العمل أيضًا على تحديد الأشخاص الذين سيقومون بقيادة وإدارة الشركة. فهؤلاء هم الأشخاص الذين سيكونون أكثر انخراطًا وخضوعًا للمساءلة لإنجاز أهداف مختلفة لتحقيق أهداف الشركة. فمؤهلاتهم وحياتهم المهنية وإنجازاتهم موجودة أيضًا في خطة العمل لكي يطلع عليها أصحاب الشأن المعنيين، مثل المستثمرين، لمعرفة ما إذا كان الفريق قادرًا بما يكفي على تحقيق أهداف العمل.

4. وضع استراتيجيات فعالة

يتطلب الأمر استراتيجية تسويقية فعالة للحصول على نتائج رائعة؛ وتحدد خطة العمل بوضوح ما ستكون عليه هذه الاستراتيجيات، وكيف يمكن أن تساعد في تحقيق النتائج المرجوة. ويتطلب كل نوع من أنواع الشركات أو المنتجات أو الأسواق نوعًا مختلفًا من الإستراتيجيات وفقًا للمنافسين وعقليات المجموعة المستهدفة والاستدامة؛ وعندما تكون الإستراتيجية واضحة، تصبح الأهداف قابلة للتحقيق عندما يتم إعطاء الاهتمام والجهد اللازم.

5. تحديد رأس المال المطلوب

لوضع الخطط موضع التنفيذ بالفعل، تتطلب الشركات المال والممتلكات والموظفين والمعدات وغيرها من الأجهزة التشغيلية، وهذا يعني إنفاق الأموال لدفع ثمن المعدات وإيجارات المساحات المكتبية والرواتب؛ وتساعد خطة العمل على فهم هذه التكاليف وكيف ستلبيها الشركة. ويمكن أيضا أن يساعد التنبؤ بالتكاليف والتخطيط لها مقدما الشركات على التخفيف من تلك التكاليف عند الحاجة؛ وحتى أن التنبؤ بالتكاليف يساعدهم على توقع ما إذا كان العمل سيكون مربحًا ام لا. فإذا كانت التكاليف أعلى من العوائد المتوقعة، فإن احتمالية نجاح المشروع أقل.

6. الحصول على التمويل

من الصعب على الشركات أن تؤسس دون دعم مالي، ونظرًا لأن الشركات ليست بالأمر العادي وتتطلب مبالغ كبيرة من النقد ورأس المال لتشغيلها وتوسيع نطاقها، فإن الحصول على دعم المستثمرين أمر مهم؛ وسيقدم المستثمرون الأموال إذا وجدوا أن الشركة لديها القدرة على النجاح. ويمكنك إثبات ذلك لهم إذا كانت لديك خطة عمل ممتازة وفعالة تحدد بوضوح السوق المحتملة وأهدافك واستراتيجياتك مع مقاييس قابلة للقياس الكمي لهؤلاء المستثمرين.

كيفية إعداد خطة العمل

سواء كنت تبني خطة العمل لجمع الأموال وتنمية نشاطك التجاري أو تحتاج فقط إلى معرفة ما إذا كانت فكرتك ستنجح، يجب أن تتبع هذه الخطوات لضمان إنشاء خطة عمل شاملة:

1. اكتب ملخصًا تنفيذيًا شاملاً

الملخص التنفيذي هو لمحة عامة عن عملك وخططك، ويأتي أولاً في خطة العمل وهو من الناحية المثالية يتكون من صفحة إلى صفحتين فقط، ولكن معظم الناس يكتبونه أخيرًا.

ومن الناحية المثالية، يمكن أن يعمل الملخص التنفيذي كمستند مستقل يغطي النقاط البارزة في خطتك التفصيلية؛ وفي الواقع، من الشائع جدًا أن يطلب المستثمرون الملخص التنفيذي فقط عندما يقومون بتقييم عملك، وإذا أعجبهم ما يرونه في الملخص التنفيذي، فغالبًا ما يتابعون ذلك بطلب للحصول على خطة العمل الكاملة، وعرض تقديمي، والمزيد من البيانات المالية المتعمقة.

ويجب أن يتضمن الملخص التنفيذي الخاص بك ملخصًا للمشكلة التي تحلها، ووصفًا لمنتجك أو خدمتك، ونظرة عامة على السوق المستهدف، ووصفًا موجزًا لفريق العمل، وملخصًا لبياناتك المالية، ومتطلبات التمويل الخاصة بك (إذا كنت تريد جمع المال).

2. قم بتضمين تحليل السوق

يساعد تحليل السوق من بقرأ خطة العمل على فهم الصناعة، ولماذا أنت خبير فيها، وما يحدث داخلها؛ ويتيح لك تضمين هذا القسم في خطة العمل مشاركة معرفتك الصناعية وتقديم دليل يوضح لماذا يجب على المستثمرين أو الشركاء مساعدتك. ويمكن أن يشمل هذا القسم:

الحجم الحالي للصناعة الخاصة بك والنمو المتوقع
السوق المستهدف بما في ذلك موقعه الجغرافي ورغباته واحتياجاته
التفاصيل حول منافسيك، بما في ذلك نقاط القوة والضعف لديهم
الخطة التي لديك لتلبية احتياجات السوق المستهدفة بشكل أفضل من المنافسين
حصة السوق التي تخطط لاكتسابها وكيف يمكن للداعمين الاستفادة منها
تسعير المنتجات المماثلة في السوق وكيف تختلف خطة الربح الخاصة بك
اللوائح التي قد تمثل تحديًا وكيف تخطط لمواجهتها

3. حدد الهيكل التنظيمي والإدارة

يبحث المستثمرون عن فرق عمل رائعة بالإضافة إلى أفكار رائعة، ولذلك استخدم هذا القسم لوصف فريقك الحالي ومن تحتاج إلى توظيفه، وقدم أيضًا نظرة عامة سريعة على الهيكل القانوني والموقع الجغرافي وتاريخ الشركة إذا كنت قيد التشغيل بالفعل.

وقم بتضمين سير مختصرة تسلط الضوء على الخبرات ذات الصلة لكل عضو رئيسي في الفريق؛ ومن المهم هنا توضيح سبب كون الفريق هو الفريق المناسب لتحويل الفكرة إلى حقيقة، وهل لديهم الخبرة والخلفية المناسبة في المجال؟، وهل حقق أعضاء الفريق نجاحات في مجال ريادة الأعمال من قبل؟

وتأكد أيضا من استعراض لملكية الشركة، هل يمتلك كل شريك تجاري جزءا متساويا من الشركة؟ كيف يتم تقسيم الملكية؟. وسيرغب المقرضون والمستثمرون المحتملون في معرفة الهيكل التنظيمي الذي يسرد الأقسام والموظفين قبل أن يفكروا في منح الشركة قرض أو استثمار

4. اشرح منتجاتك وخدماتك

حدد بوضوح المشكلة التي يحلها نشاطك التجاري بالمنتج او الخدمة التي تقدمها؛ اشرح فوائد شركتك وما يجعلها فريدة من نوعها. ومن الحكمة أيضًا تضمين خطط للتحسينات المستقبلية أو المنتجات الإضافية أو التكنولوجيا المحتملة للمساعدة في الإنتاج الضخم أو إثراء خدمة العملاء. وقد يشمل هذا القسم:

ما يمكنك تقديمه للمستهلكين
كيف يكون المنتج أو الخدمة التي تقدمها فريدة من نوعها
كيف يكون منتجك جاهزًا للاستخدام أو لخطط التحسين
ما هي احتياجاتك لإعداد منتجك للتوزيع
ما هي الجداول الزمنية الخاصة بك للتطوير والإنتاج والتوزيع
ما هي براءات الاختراع الحالية الخاصة بك أو ما هو التقدم الذي أحرزته نحو تسجيل براءات الاختراع
كيف يمكن للبائعين أو الموردين الاتصال بك

5. وصف استراتيجيتك التسويقية

تتضمن معظم خطط التسويق معلومات حول أربعة مواضيع رئيسية، ويعتمد مقدار التفاصيل التي تقدمها على كل منها على كل من تشاطك التجاري وجمهور خطتك.

السعر. كم تكلف منتجاتك، ولماذا اتخذت هذا القرار؟
المنتج. ماذا تبيع وما هي مميزاته عن المنتجات الأخرى في السوق؟
الترويج. كيف ستضع منتجاتك أمام عميلك المثالي؟
المكان. أين ستبيع منتجاتك؟

قد يكون الترويج هو الجزء الأكبر من خطتك التسويقية حيث يمكنك الغوص بسهولة أكبر في التفاصيل التكتيكية، ولكن يجب تغطية المجالات الثلاثة الأخرى على الأقل باختصار، فكل منها يمثل أولوية استراتيجية مهمة في المزيج التسويق الخاص بك.

6. قم بتفصيل استراتيجية المبيعات الخاصة بك

مثل خطة التسويق الخاصة بك، قم بتفصيل خطة المبيعات الخاصة بك بمعلومات مفصلة عن استراتيجية وتوقعات عملية المبيعات الخاصة بك؛ ويمكن أن يشمل هذا القسم:

التعريف بفريق المبيعات ووظائفهم
تفاصيل مسار تحويل المبيعات (القمع البيعي) sales funnel
مبيعاتك الحالية والمتوقعة والجدول الزمني المتوقع
خطتك لزيادة المبيعات

7. لخص التخطيط المالي الخاص بك

يعد وجود خطة حول كيفية تحقيق الربح ومساعدة المستثمرين على تنمية مساهماتهم المالية أمرًا ضروريًا لخطة العمل، وتقدم الخطة المالية والتنبؤات المالية فكرة عن مقدار الدعم المالي الذي لديك حاليًا ومقدار ما تحتاجه؛ وكما توضح خطتك المالية أيضًا الشكل الذي تعتقد أن عملك قد يبدو عليه بعد تلقي الدعم المالي. وقد يساعد تقديم ملخص مفصل في جذب المستثمرين، حيث من المرجح أن يساهموا بأموال إذا كانوا يعتقدون أن بإمكانهم الحصول على عائد مرتفع على الاستثمار. وقد يشمل هذا القسم:

المستندات المالية الحالية والسابقة
بيانات قائمة الدخل
بيانات قائمة التدفقات النقدية
قائمة المركز المالي
تقديرات بالتوقعات المالية على مدى السنوات الثلاث إلى الخمس المقبلة
العوائد المتوقعة على الاستثمارات الحالية والمستقبلية

8. قم بتضمين البيان الختامي

في هذا القسم، أعد ذكر المعلومات التي قدمتها خلال خطة العمل بطريقة واضحة وموجزة، وكرر التأكيد على نقاط القوة في شركتك وثقتك في استدامتها. وفي هذا القسم، يمكنك تضمين:

مكانة شركتك من حيث حصتها في السوق والربحية
اتجاهات مبيعاتك الحالية
نقاط قوة شركتك ونجاحاتها
حاجة السوق لشركتك لمنتجك أو خدمتك الحالية
حاجتك إلى التحسينات
مبلغ الاستثمار الذي تريده من الداعمين، بما في ذلك المكان الذي تخطط لإنفاق الأموال فيه
النمو المتوقع لشركتك وكيف يمكن للمستثمرين الاستفادة منه

9. الملحق

يجب أن يشتمل الملحق appendix على أي مستندات داعمة، مثل مخطط المنشأة facility map ومعلومات الاتصال الخاصة بالمستثمرين أو المساهمين الحاليين والموردين والبيانات المتوقعة من خبراء الصناعة. واستخدم هذا القسم لدعم النقاط الواردة في خطتك. ويمكنك تضمين:

الرسوم البيانية أو البيانات المتعلقة بعملك والمنافسين والصناعة
مستندات مثل خطط المنتج ومخططات البيانات
العقود أو التصاريح أو المستندات القانونية التي تؤكد تسجيل عملك
السير الذاتية، للموظفين و فريق الإدارة

الأخطاء الشائعة عند كتابة خطة العمل

مقالات أخرى عن خطط العمل لن تخبرك أبدا بما نحن على وشك إخبارك به: فشل خطة العمل هو أمر وارد. وآخر شيء تريده هو أن يذهب الوقت والجهد هباء. ولذلك يجب عليك ان تتجنب هذه الأخطاء الشائعة:

1. فكرة عمل سيئة

لن تفوز كل فكرة، في بعض الأحيان قد تكون فكرتك محفوفة بالمخاطر ولن تتمكن من الحصول على تمويل لها؛ وفي أوقات أخرى تكون باهظة الثمن أو لا يوجد سوق لها.

2. لا توجد استراتيجية خروج

يريد المستثمرون الذين يقرؤون خطة العمل أن يعرفوا شيئًا واحدًا: هل سيكسب مشروعك المال؟، وإذا لم تُظهر إستراتيجية خروج، أو خطة لهم لمغادرة العمل بأقصى قدر من الأرباح، فلن يكون لديك سوى القليل من الحظ في العثور على رأس المال.

3. فريق عمل غير متوازن

منتج رائع هو شيء يجب توافره لبدء عمل تجاري، ولكن فريقًا رائعًا سيأخذ المنتج الرائع إلى القمة. ولسوء الحظ، يتغاضى العديد من أصحاب العمل عن فريق عمل متوازن؛ فهم يفترضون أن من سيقرأ خطة العمل يريدون رؤية الأرباح المحتملة، دون القلق بشأن كيفية إنجازها. فإذا كنت تطرح فكرة برمجية جديدة، فمن المنطقي أن يكون لديك مطور تكنولوجيا معلومات واحد على الأقل في فريقك.

4. التوقعات المالية المفقودة

أرقامك هي الجزء الأكثر إثارة للاهتمام في خطة العمل، فيجب تضمين بيانات قائمة المركز المالي، وبيانات قائمة التدفق النقدي وبيانات قائمة الأرباح والخسائر وبيانات قائمة الدخل؛ وقم أيضاً بتضمين تحليل نقطة التعادل وحسابات العائد على الاستثمار لإنشاء خطة عمل ناجحة.

5. الأخطاء الإملائية والنحوية

تعتقد بعض الشركات أن تعيين محرر محترف أمر مبالغ فيه، والحقيقة هي أن أفضل المنظمات لديها محرر يراجع مستنداتها؛ فإذا اكتشف شخص ما أخطاء مطبعية أثناء قراءة خطة عملك، فكيف يعتقد أنك ستدير شركة ناجحة؟. وتستطيع كبداية الإستعانة بخدمات التدقيق الإملائي في الخدمات المتوفرة عبر الإنترنت لمساعدتك، ولا تعتمد على مثل تلك الخدمات المعتمدة على الذكاء الاصطناعي بشكل رئيسي فى أشياء بمثل تلك الحساسية.

الفرق بين نموذج العمل وخطة العمل

في حين أن نموذج العمل التجاري business model هو مخطط تفصيلي يوضح كيف تخطط شركتك لكسب المال، فإن خطة العمل Business Plan هي وثيقة تحدد الأهداف المالية لشركتك وتشرح كيف ستحققها؛ وستوفر خطة العمل القوية والمفصلة خارطة طريق للشركة لمدة زمنية تتراوح من ثلاث إلى خمس سنوات، ويمكنك مشاركة خطة العمل مع المستثمرين المحتملين أو المقرضين أو الشركاء المهمين الآخرين.

فخطة العمل هي وثيقة مكتوبة تتضمن سلسلة من الإجراءات الإستراتيجية المستخدمة لجعل نموذج العمل يعمل، فخطة العمل هي شرح مفصل لكيفية عمل الشركة، وما الذي سيفعله كل قسم، وكيف تخطط الشركة لبيع وتسويق منتجاتها.

وفكر في نموذج العمل كجسم بشري وخطة العمل علي أنها أعضاء الجسم، فلا يمكن لجسم الإنسان أن يعمل بشكل صحيح إذا توقف عضو أو أكثر عن العمل؛ وبالمثل، إذا لم تكن هناك مجموعة محددة من الاستراتيجيات التي يتم تنفيذها لتحقيق أهداف الإيرادات والحفاظ على العمليات، فلن تتمكن الشركة من العمل. بمعنى آخر، لا يمكن أن يكون هناك نموذج عمل ناجح بدون خطة مفصلة لإنجاحه.

وللتلخيص، فإن إنشاء نموذج عمل هو بوابة توضح كيفية عمل الشركة داخل صناعتها وسوقها؛ وخطة العمل هي مجموعة موثقة من الاستراتيجيات الضرورية لجعل نموذج العمل يعمل.

الفرق بين خطة العمل والخطة التنفيذية

الخطة التنفيذية Action Plan هي مخطط لسلسلة الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لتحقيق هدفك، فالخطة التنفيذية تقسم عملية تحقيق الهدف الخاص بك إلى مهام قابلة للتنفيذ محددة زمنياً(محددة المدة)؛ وإعداد الخطة التنفيذية يعد طريقة فعالة لتحقيق هدفك أو غايتك بشكل أكثر كفاءة ضمن إطار زمني محدد. ويمكنك استخدام الخطة التنفيذية لإدارة المشاريع أو لأهدافك الشخصية.

خطة العمل Business Plan هي كانت موضوع هذه المقالة، ولن نقوم بتكرار التعريف الذي ذكرناه في بداية هذه المقالة.

نموذج خطة العمل

يوجد الكثير من الخلط في المحتوى العربي بين خطة العمل Business Plan و الخطة التنفيذية Action Plan، ولذلك نحن وضحنا الفرق بينهما في هذه المقالة، ولكن عند بحثك علي الانترنت ستجد البعض يعطيك نموذج خطة العمل Business Plan على أنه نموذج الخطة التنفيذية Action Plan، والعكس صحيح.

تفضل بتحميل نموذج خطة العمل مكتوب، للعلم الملف مضغوط و بصيغة ZIP، ولذلك يجب ان تفك الضغط عن الملف اولاُ ثم ستجد جميع نماذج خطة العمل المتوفرة في المحتوى العربي علي الانترنت، وستجد أيضاً نموذج باللغة الإنجليزية انصحك بشدة بقرائته لو كانت لغتك الإنجليزية جيدة.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.