التقارير الرسمية لها وظائف مهمة في مساعدة المديرين على اتخاذ القرارات، و يمكن أن يكون لهذه المستندات مجموعة متنوعة من الأغراض حسب احتياجاتك ومجال عملك؛ فتعلم كيفية كتابة تقرير عمل رسمي يمكن أن يساعدك على التطور المهني. وفي هذه المقالة، نوضح تعريف تقرير العمل الرسمي، وأنواعه، وكيفية كتابة التقرير وتقديم نموذج لتقرير العمل حتى تتضح الصورة لديك.
ما هو تقرير العمل الرسمي؟
تقرير العمل الرسمي هو وثيقة رسمية تحتوي على بيانات وأبحاث ومعلومات وتفاصيل أخرى ضرورية لمساعدة صانعي القرار على تشكيل الخطط والأهداف لمساعدة الشركة؛ فبحسب الموضوع، يمكن أن يتكون تقرير العمل الرسمي من عدة صفحات ويتضمن بيانات ومعلومات شاملة.
مقالة ذات صلة: خطة العمل:ما هي، أهميتها، كيفية إعدادها، نموذج مكتوب
أنواع تقرير العمل الرسمي
فيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا لتقارير العمل الرسمية، والمُحددة حسب الغرض:
1. تقرير المسوغات / التوصيات Justification/recommendation report
يمكنك استخدام هذا التقرير لاقتراح فكرة للإدارة؛ وسيتضمن التقرير أقسامًا مثل المخاطر والتكاليف والفوائد، ومثال على هذا النوع من التقارير هو اقتراح شراء آلة لمكان عملك؛ ولإقناع صانع القرار بشراء تلك الألة، عليك إنشاء هذا التقرير لتقديم حجة مقنعة.
2. تقرير استقصائي Investigative report
يمكن أن يعرض هذا التقرير المخاطر المحتملة لفرصة معينة، وهذا التقرير مفيد لأصحاب الأعمال لتوقع أي مشكلات تتعلق بإجراء استثمار أو عملية شراء؛ ويمكنك أيضًا إنشاء تقرير عمل رسمي لتحليل الاندماج المقترح.
3. تقرير الإلتزام Compliance report
يتم استخدام هذا التقرير عندما تريد المنظمة إظهار المساءلة accountability وإنشاء تقرير الامتثال؛ فهو تقرير يسمح للمنظمة بإثبات أنها تتبع اللوائح وأنها تنفق الأموال بشكل صحيح. فعلى سبيل المثال، يمكن للمحاسب كتابة تقرير الامتثال لإظهار أن الشركة تتبع القوانين الحكومية فيما يتعلق بالإنفاق.
4. تقرير الجدوى Feasibility report
عندما تحتاج إلى تحليل نتائج فكرة مقترحة، يمكنك استخدام هذا التقرير؛ ويمكن أن يغطي التقرير المشاكل المحتملة والتكاليف المرتبطة وفوائد الفكرة؛ وباستخدام هذا التقرير، يمكنك تحديد ما إذا كان الاقتراح سيكون مربحًا، وما إذا كان الموعد النهائي ممكنًا وإذا كانت هناك فرصة لتجاوز الميزانية.
5. تقرير الدراسات البحثية Research studies report
يساعدك هذا التقرير في تحليل مشكلة، وسيتضمن التقرير توصيات لحل المشاكل.
6. تقرير دوري Periodic report
يساعد هذا التقرير المنظمة على تحسين منتجاتها أو خدماتها أو عملياتها أو سياساتها، ويمكن أن يتضمن التقرير أشياء مثل معلومات الربح والخسارة أو قد يفحص الكفاءة. على سبيل المثال، سيكون لمتجر البيع بالتجزئة تقرير شهري عن مبيعاته.
7. تقرير الوضع Situational report
لمناقشة موضوع معين، مثل المعلومات عن مؤتمر قم باستخدم تقرير الوضع Situational report.
8. تقرير المقياس Yardstick report
يمكنك استخدام هذا التقرير لتقديم عدة حلول كخيارات لحالة معينة.
كيفية كتابة تقرير عمل رسمي
اتبع هذا الدليل المفصل خطوة بخطوة لإنشاء تقرير عمل احترافي:
1. خطط قبل أن تكتب
تعامل مع تقرير العمل الرسمي كما تتعامل مع المشروع؛ قبل أن تبدأ في تجميع البحث وتدوين الأقسام، خطط بالضبط لما تريد تحقيقه؛ وعند القيام بذلك، سيكون لديك فرصة أفضل لإنشاء تقرير بأسلوب واضح وبسيط.
2. تحقق من وجود تنسيق داخلي
قد يكون لدى الشركة التي تعمل بها بالفعل تنسيق محدد لتقارير الأعمال الرسمية؛ تحقق من كتيب شركتك company handbook أو اسأل الشخص الذي يريد التقرير لمعرفة ما إذا كان هناك تنسيق معين يجب عليك استخدامه؛ وسيساعد استخدام التنسيق المحدد في جعل تقريرك يبدو أكثر احترافية.
3. أضف عنواناً
قد تحصل على عنوان التقرير من الشخص او الجهة التي طلبت كتابة التقرير أو يمكنك كتابته بنفسك؛ وتأكد من أن العنوان واضح ومرئي في بداية التقرير، ويجب عليك أيضًا إضافة اسمك وأسماء الآخرين الذين عملوا على التقرير وتاريخ كتابته.
4. اكتب جدول محتويات
يجب أن تتبع صفحة جدول المحتويات صفحة العنوان والمؤلفين؛ وتعد صفحة جدول المحتويات ضرورية لتقرير رسمي طويل ومعقد. فعلى الرغم من أن هذه الصفحة تأتي في بداية التقرير، إلا أنه يجب كتابتها أخيرًا عند الانتهاء من التقرير، واكتب عناوين الأقسام تمامًا كما تظهر في كل قسم من التقرير وتأكد من تطابق أرقام الصفحات أيضًا.
5. أضف ملخصًا أو موجزاً
يلخص الملخص النقاط الرئيسية لتقرير الأعمال الرسمي؛ وقد يكون من المفيد للقارئ أن يكون لديه هذا القسم، لكنه ليس إلزاميًا، وخاصة إذا كان تقريرك قصيرًا. و من الأفضل أن تسأل الشخص الذي طلب تقرير العمل عما إذا كان يفضل وجود ملخص للتقرير، وعلى الرغم من أن الملخص يأتي في بداية التقرير، إلا أنه يجب عليك كتابته أخيرًا، مع صفحة المحتويات، بحيث يمكنك تضمين ملاحظات من الاستنتاجات والتوصيات التي ستقوم بكتابتها فى التقرير.
ويجب أن يخبر الملخص القارئ عن النتائج التي توصلت إليها اعتماداً على نقاط من استنتاجاتك التي كتبتها فى التقرير، ومن المهم أيضًا إلقاء نظرة عامة موجزة على ما سيجده القارئ في التقرير؛ فقد يكون لدى مديرك الوقت الكافي فقط لقراءة ملخص التقرير، ولذلك يجب أن يتم وصف النقاط الرئيسية الموجودة في التقرير.
6. اكتب مقدمة
سيوضح هذا القسم سبب كتابة التقرير بالتفصيل، ويجب أن تتناول المقدمة الغرض من التقرير ومعلومات أساسية عن الموضوع الذي تكتب عنه، وقم بتضمين أي تعريفات ولخص الحجة الرئيسية.
7. حدد منهجيتك
يجب أن يشرح قسم المنهجية methodology للقارئ طرق البحث التي اخترتها لإنشاء هذا التقرير، مثل استخدام طريقة نوعية أو طريقة كمية أو مزيج من كليهما، ويجب أن يكون هناك مبررًا واضحًا لسبب اختيارك لاستخدام طرق معينة.
مقالة ذات صلة: مصادر المعلومات لأي مخطط إستراتيجي وكيفية الحصول عليها
8. اعرض النتائج التي توصلت إليها
هذا القسم هو المكان الذي يجب أن تقدم فيه نتائج بحثك، ومن المهم تقديم نتائجك بشكل منطقي وموجز مع التأكد من تضمين معلومات كافية لإثبات أنك بحثت في الأمر بدقة. وتتمثل إحدى طرق تسهيل قراءة النتائج في استخدام العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية والترقيم لتنظيم كل شيء، ويمكنك اختيار عرض النتائج الخاصة بك على شكل قائمة نقطية bullet points أو بمساعدة جدول، ويمكنك أيضًا اختيار عرض النتائج التي توصلت إليها مع الرسوم التوضيحية والرسومات – مثل الرسوم البيانية – ولكن تأكد من أن هذه الرسومات مناسبة للتقرير.
9. اختتم بخاتمة وتوصيات
في هذا القسم، ستقدم تقييمك للنتائج، ثم تقدم توصيات للعمل؛ فإذا أضفت أي أهداف، فيجب عليك إضافة معايير محددة تقيس تقدمك نحو تحقيق الأهداف، ويجب أن يخبر كل هدف أو اسلوب أو خيار مقترح القارئ كيف سيؤثر على المنظمة.
مقالة ذات صلة: مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs: ما هي، أهميتها، أنواعها، أمثلة عليها، كيفية إنشائها
10. إضافة المراجع والتذييلات
قم بتضمين جميع المصادر التي استخدمتها لكتابة التقرير، ويمكن أن يشمل ذلك المجلات الدورية periodicals أو المقالات أو الكتب الموجودة علي الانترنت. وقم بترتيب المصادر في قائمة أبجدياً، و يمكنك أيضًا تضمين جميع المواد التي تدعم التقرير، وقد تشمل هذه المواد الاستبيانات والخرائط والملاحظات والملخصات والمخططات والجداول والرسوم التوضيحية وغيرها؛ وقم بتسمية كل ملاحظة وخريطة ووثائق أخرى بحرف بحيث يمكنك الرجوع إليها بوضوح في التقرير.
مقالة ذات صلة: الفرق بين المصادر الأولية والثانوية
11. تدقيق
بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير الخاص بك، قم بمراجعته للتأكد من خلوه من أي أخطاء نحوية أو إملائية، مما سيجعل تقريرك أكثر مصداقية. وعلاوة على ذلك، كن واضحًا ومختصرًا عند الكتابة، وتجنب الكلمات المعقدة واللغة العامية؛ ومن المقبول استخدام المصطلحات الفنية المناسبة للصناعة التي تعمل بها، ولكن تجنب الإفراط في استخدامها. وتأكد من أن الكتابة تتدفق من قسم إلى آخر من أقسام التقرير، خصوصاً إذا كان هناك أكثر من مؤلف واحد في التقرير.
نموذج تقرير عمل رسمي
إليك نموذج تقرير عمل رسمي يمكنك مراجعته كدليل:
تقرير عن معدل دوران الموظفين في شركة GHS
تم تقديم التقرير في 8 يوليو 2023
المقدمة
طلب مدير الموارد البشرية هذا التقرير لفحص معدل دوران الموظفين المرتفع في شركة GHS، تم جمع المعلومات الواردة في هذا التقرير من قبل أعضاء قسم الموارد البشرية على مدى ثلاثة أشهر؛ وقام الفريق المكون من خمسة أعضاء بتحليل السجلات الإدارية وظروف العمل، بالإضافة إلى الموظفين الذين تمت مقابلتهم؛ وفي هذا التقرير، تم تقديم توصيات لتقليل معدل الدوران المرتفع بين الموظفين العاملين في GHS Corporation.
المعلومات الأساسية
تعمل شركة GHS منذ 10 سنوات، وتوظف 200 شخص، إلا أن الشركة لا تحقق إلا ما يتراوح بين 60 إلى 65٪ من المبيعات المستهدفة كل عام.
الاكتشافات
كانت المشكلة الأكثر أهمية التي وجدها فريق الموارد البشرية عند إجراء مقابلات مع الموظفين هي نقص الدعم للأمهات الجدد اللائي يحتجن إلى خدمات رعاية الأطفال ليتمكنوا من القدوم إلى العمل، وذكر الموظفون إحباطهم من عدم وجود نظام رعاية أطفال داخلي يمكن أن يساعدهم على مواصلة العمل.
وهناك مشكلة أخرى ذكرها الموظفون وهي نقص التواصل بين الموظفين والإدارة العليا، وأعربوا عن قلقهم بشأن تلقي تعليمات غير متسقة ومتأخرة؛ وشاركوا كيف أنهم لا يعرفون أهداف العمل الرئيسية التي أدت بهم إلى فقدان الاهتمام بالشركة ووظائفهم.
الاستنتاجات
كانت المشكلات الرئيسية التي وجدناها كما يلي:
- عدم وجود دعم للأمهات الجدد فيما يتعلق برعاية الأطفال
- قلة التواصل بين الموظفين والإدارة العليا
التوصيات
لمعالجة هاتين المسألتين الرئيسيتين، نوصي باتخاذ الخطوات التالية:
- يمكن إنشاء مركز رعاية أطفال داخلي، مما يشجع الأمهات على العودة إلى العمل.
- على كل قسم اختيار موظف كسفير لتمثيل مصالح الموظفين في اجتماعات الإدارة؛ ويمكن لهذا الموظف التعبير عن مخاوفه ونقل النتائج إلى الموظفين لزيادة مشاركة الموظفين.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
