الأخطاء المحاسبية وطرق تصحيحها مع الأمثلة

 الأخطاء المحاسبية وطرق “كيفية” تصحيحها مع الأمثلة

بصفة عامة يمكن القول أن وقوع الأخطاء يرجع إلى عدة أسباب منها عدم الإلمام الجيد بالقواعد المحاسبية المتعارف عليها التي يجب تطبيقها عند تحليل العمليات وتسجيلها وترحيلها.

كما قد تقع الأخطاء نتيجة الإهمال والتقصير في أداء العمل المحاسبي مما يترتب عليه إغفال بعض العمليات وعدم قيدها أو عدم ترحيلها أو تكرار قيد عملية معينة أو تكرار ترحيلها إلى دفتر الأستاذ.

 وتجدر الإشارة إلى أن الخطأ Error يختلف عن الغش Fraud . فالغش يعني التلاعب أو التزوير في البيانات المحاسبية بشكل متعمد ويحدث بغرض الاختلاس أو السرقة أو بغرض إظهار نتائج الأعمال والمركز المالي للمنشأة على غير حقيقته بقصد التهرب الضريبي أو غيرها من الأغرض غير المشروعة. 3

ويمكن تصنيف الأخطاء التي يقع فيها المحاسبون إلى الأنواع التالية:

أ – أخطاء كتابية أو رقمية:

وهي الأخطاء التي تحدث عند التسجيل في دفتر اليومية أو تحدث عند الترحيل من اليومية إلى الأستاذ أو قد يحدث الخطأ عند نقل الأرصدة من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة، فعلى سبيل المثال قد تشتري المنشأة أثاثاً بمبلغ 20000 جنيه ولكن يتم تسجيل العملية بمبلغ 2000 جنيه وبالتالي يسجل قيد اليومية بقيمة خاطئة ويتم الترحيل لدفتر الأستاذ بنفس القيمة الخاطئة.

ب – أخطاء الحنف أو السهو:

وهي الأخطاء التي يترتب عليهاإغفال بعض العمليات وعدم قيدها بدفتر اليومية أو عدم ترحيلها إلى الحسابات المختصة بدفتر الأستاذ.

ج – أخطاء التكرار:

وتعني نكرار قيد عملية معينة بدفتر اليومية، ومن ثم تكرار ترحيلها إلى حسابات دفتر الأستاذ.

د – أخطاء متكافئة:

وهي الأخطاء التي تعوض بعضها البعض، حيث يمحو خطأ ما أثر خطأ آخر، مما يحافظ على توازن ميزان المرجعة رغم وقوع أخطاء، وقد تحدث هذه الأخطاء إما أثناء التسجيل أو ترحيل الحسابات إلى دفتر الأستاذ.

د- أخطاء فنية:

وتقع هذه  الأخطاء نتيجة عدم إلمام المحاسب بالمبادئ المحاسبية المتعارف عليها، مثل معالجة المبالغ التي يقوم بسحبها صاحب المنشأة لاستخدامه الشخصي على أنها مصروفات تخص المنشأة، في حين تقضي المعالجة السليمة لها باعتبارها مسحوبات شخصية

تؤدي إلى انخفاض رأس مال المنشأة.

آليات تصحيح الأخطاء المحاسبية:

يجب تصحيح الأخطاء بمجرد اكتشافها، وتتوقف طريقة التصحيح على السجل الذي حدث فيه الخطأ من ناحية، وعلى توقيت اكتشاف هذا الخطأ من ناحية أخرى، فقد يحدث الخطأ في دفتر اليومية كما قد يكون في حسابات الأستاذ فقط وقد يكتشف الخطأ خلال السنة التي وقع فيها وبالتالى يتم التصحيح قبل إعداد هذه القوائم. وفيما يلي شرحاً لطرق التصويب.

تصويب الأخطاء خلال الفترة المالية التي وقعت فيها:

تختلف آليات تصحيح الأخطاء باختلاف نوع الخطأ وموقعه فإذا كانت الأخطاء تتعلق بميزان المراجعة أو بعمليات الترحيل والترصيد، فإنه يمكن تصحيح الأخطاء عن طريق الشطب ثم التصحيح على أن يقوم المحاسب المختص بالتوقيع بجانب التصحيح، أما إذا كانت الأخطاء فيالقيد فلا يمكن الكشط أو الشطب.

 وهناك طريقتين لتصحيح الأخطاء المحاسبية التي تكتشف أثناء السنة المالية وقبل إقفال الدفاتر.

١ – الطريقة المطولة:

وفي ظل هذه الطريقة يتم تصحيح الخطأ على خطوتين:

أ- إلغاء القيد الخاطئ بإجراء قيد عكسي له

ب- تسجيل القيد الصحيح

2- الطريقة المختصرة:

 وفي ظل هذه الطريقة يتم تصحيح أخطاء القيد بموجب قيد جديد ينطوي على إلغاء وتصحيح الخطأ في نفس الوقت.

مثال (1):

في 4/25 تم سداد مرتبات العاملين التي تبلغ 16000 جنيه نقداً، وقد سجلت هذه العملية بالخطأ

في هذه الحالة يتم تصحيح الخطأ كما يلي:

1- التصحيح بالطريقة المطولة:

– إلغاء القيد الخطأ

– إتبات القيد الصحيح

2- التصحيح بالطريقة المختصرة :

مثال (2):

فى 3/10 تم شراء أثاث بملغ 58000 بشيك وقد سجلت هذه العملية بالخطأ 

في هذه الحالة يتم تصحيح الخطأ كما يلي:

1- التصحيح بالطريقة المطولة:

– إلغاء القيد الخطأ

– إتبات القيد الصحيح

2- التصحيح بالطريقة المختصرة :

مثال (3):

في 12/15 تم شراء بضاعة بالأجل بمبلغ 52000 جنيه وقد سجلت هذه العمليه بالخطأ

في مثل هذه الحالة يلاحظ أن الخطأ في طرف واحد من القيد وبالمبلغ فقط، وبالتالي لا يمكن تصحيحه بالطريقة المختصره، ومن ثم يتم تصحيحه بالطريقة المطولة فقط.

– إلغاء القيد الخطأ:

– إتبات القيد الصحيح

تصويب الأخطاء خلال الفترة المالية التالية – تصحيح اخطاء السنوات السابقة

  قد تقع بعض الأخطاء الدفترية خلال فترة مالية معينة ولا يتم اكتشافها خلال نفس الفترة التي وقعت فيها، خاصة إذا كانت من ذلك النوع الذي لا يؤثر على توازن ميزان المراجعة، ومما لاشك فيه أنه إذا اكتشفت في أحد الفترات المالية أي أخطاء تكون قد وقعت خلال فترة سابقة فلابد من تصحيحها. يخضع تصحيح الأخطاء فى الفترة المالية التالية لمعيار المحاسبة الدولي رقم (8)

وتتوقف طريقة التصحيح في هذه الحالة على نوع الحساب الذي تأثر بالخطأ فإذا كان الخطأ قد وقع في أحد حسابات نتيجة الأعمال كحسابات البضاعة والحسابات الأسمية فإن ذلك يعني أن نتيجة الأعمال قد تأثرت بقيمة هذا الخطأ. ولما كانت نتيجة أعمال المنشأة من ربح أو خسارة تصل في النهاية الى صاحبه (أو أصحابه) سواء في حساب رأس المال (أو الحسابات الجارية للشركاء) فإنه لابد من تصحيح الخطأ عن طريق هذين الحسابين.

وإذا كان الخطأ قد أثر على أحد الحسابات الشخصية أو الحقيقية، وهي التي تظهر في قائمة المركز المالي – فإنه يتم تصحيحه عن طريق هذه الحسابات دون الرجوع الى حساب رأس المال لصاحب المنشأة أو الحسابات الجارية للشركاء.

ما الفرق بين الحسابات الحقيقية والوهمية والاسمية والشخصية مقالة منفصلة

وفيما يلي مثالاً يوضح ذلك:

تمت العمليات التالية في منشأة أسود البيزنس خلال شهر يونيه 2019.

1 – في 15 منه دفعت المنشأة مصروفات صيانة أسطول سيارات النفل المملوك لها وقدره 1500ج وقيدت في اليومية على النحو التالي:

1500 من ح/وسائل النفل

     1500الى ح/الخزينة

2- في 17 منه باعت المنشأة بضاعة الى العميل عمرو بمبلغ 3000ج ولكن العملية قيدت على حساب عميل أخر باسم مشابه كما يلي:

3000 من ح/عمر

    3000 الى ح/المبيعات

3- في 19 منه ظهرت المنشأة كمبيالة واردة لها الى المورد مصطفى وقيدت العملية كالآتي:

2500 من ح/مصطغى

   2500 الى ح/أوراق الدفع

4-في 25 منه اشترت المنشأة بضاعة بمبلغ 6800 جنيه على الحساب من محمد خطاب وقيدت العملية كالآتي:

8600 من ح/المشتريات

        8600 الى ح/ محمد خطاب

المطلوب تصويبالأخطاء الواردة بالمثال بفرض أن السنة المالية تنتهي في 31 ديسمبر من كل عام وأنه قد تم اكتشاف تلك الأخطاء خلال السنة التالية (2020).

ملاحظات:

١- بالنسبة للخطأ في العملية رقم (١) فقد أدى الى زيادة حقوق صاحب المنشأة عام 2017 بمبلغ 1500 ج نتيجة تحميل مصروفات الصيانة لحساب الأصل بدلاً من حساب النتيجة. 

لذلك اقتضى الأمر تصحيحه بتخفيض حقوق صاحب المنشأة (رأس المال) بمبلغ 1500ج وتخفيض حساب الأصل (وسائل النقل) بالقيمة أيضاً. وقد تم افترض أن المنشأة لم تحتسب اهلاك على هذه القيمة عند معالجتها خطأ في حساب الأصل خاصة وأنها تمت في نهاية العام نقريياً.

مقالة عن الأهلاك

2-الخطأ في العملية رقم (٢)، (٣) لم يؤثر في حساب رأس المال، وإنما أثر في حساب العملاء وأوراق القبض وأوراق الدفع.

3- الخطأ في العملية الأخيرة قد أثر على حقوق صاحب المنشأة لأنه قد أدى الى زيادة المشتريات بأكبر من قيمتها خلال عام 2017 بمبلغ 1800ج وبكون قد انعكس على تخفيض حقوق صاحب المنشأة بما يعادل هذه القيمة نظر لأن حساب المشتريات أحد حسابات النتيجة.

 كما أن هذا الخطأ قد انعكس على زيادة حساب أحد الموردين هو المورد محمد خطاب لذلك فإن تصحيح الخطأ بكون بتخفيض حساب المورد بجعله مديناً بالفرق، وزيادة حقوق صاحب المنشأة بجعل رأس المال دائناً بنفس القيمة.

 الحساب المعلق:

إذا حدث ولم يتوازن ميزان المراجعة تتخذ الخطوات اللازمة لاكتشاف الأخطاء التي تسببت في ذلك وتصحيحها، وقد يتعذر في بعض الأحيان اكتشاف تلك الأخطاء وموازنة الميزان قبل إعداد القوائم المالية.

لذلك فقد ترى المنشأة إجراء موازنة صورية بصفة مؤقتة بفتح حساب معلق يرحل اليه الفرق الموجود في الميزان (بدون قيد يومية) ويظهر رصيد هذا الحساب – الذي قد يكون مدينا أو دائنا حسب طبيعة الفرق في الميزان  – بقائمة المركز المالي في نهاية السنة المالية.

وعندما يتم اكتشاف الأخطاء في السنة التالية تثبت القيود اللازمة لتصحيحها ومن المفروض أن يقفل حساب المعلق نتيجة ذلك التصحيح. إذا تم اكتشاف جميع الأخطاء التي أدت الى قيمة الفرق في جانبي الميزن.

مثال

تنتهي السنة الماليةلمنشأة أسود البيزنس  في 31 ديسمبر من كل عام. وفي نهاية عام 2017 تعذر موازنة ميزان المراجعة المستخرج من دفتر الأستاذ وتقرر ترحيل الفرق وقدره 500ج الى الجانب المدين من حساب معلق.

وقد تم اكتشاف الأخطاء التالية خلال عام 2018

١- عند ترصيد حساب المشتريات استخرج الرصيد بمبلغ 104000ج بدلا من الرصيد الصحيح وقدره 106000ج.

٢- سمحت المنشأة بخصم قدره 1500ج للعميل مصطفى، وقد رحل المبلغ الى الجانب المدين من حساب الخصم المسموح به ولكنه لم يرحل الى الجانب الدائن من حساب العميل مصطفى.

٣- اشترت المنشأة أثاثاً بمبلغ 1000ج في نهاية عام 2017 نفدا وقد تم قيد العملية بجعل حساب المشتريات مديناً وحساب الخزينة دائناً.

المطلوب:

١- اثبات قيود التصحيح الازمة في دفتر اليومية.

٢– تصوير الحساب المعلق في دفتر الأستاذ.

منه                                                
ح/ معلق                                                                   له

ملحوظة:

يلاحظ أن الخطأين الأول والثاني من الأخطاء التي توثر على توازن ميزان المرإجعة ولذلك تم تصحيحها بالحساب المعلق أم الخطأ الثالث فهو من الاخطاء الفنية التي لا تؤثر على توازن ميزان المراجعة وتم تصحيحه بالطريقة المختصرة.

هذا، وقد تم في المقالات السابقة تسجيل العمليات من واقع المستندات في دفتر اليومية، وترحيل قيود اليومية الى الحسابات المختصة في دفتر الأستاذ، وإعداد ميزان المراجعة والتأكد من صحة العمليات مبدئيا وتصحيح الأخطاء

وكما سبق القول فإن هذه الخطوات تمثل الخطوات الثلاث الأولى من خطوات الدورة المحاسبية والخطوة الرابعة والأخيرة من خطوات المحاسبة تتمثل في إعداد القوائم المالية الختامية في نهاية السنة المالية، وهو ما تناولناه ايضا 

فى النهاية اخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.