التخطيط حسب المستوى الإداري – التخطيط والمستويات الإدارية

في هذه المقالة سنتناول كل ما يخص التخطيط والمستويات الإدارية، ففي البداية سنوضح الفرق بين ممارسة الإدارة العليا والوسطى والمباشرة لوظيفة التخطيط، ثم سنوضح كيفية تحقيق التكامل في وظيفة التخطيط بين المستويات الإدارية المختلفة.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها

وظائف الإدارة

وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.

مقالة ذات صلة: وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل

ما هو التخطيط؟

التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة، إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله؛ فالتخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة، فهو يركز على مسارات العمل المستقبلية، ويحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل لتحقيق الأهداف المحددة؛ فالتخطيط ينطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ قرار في الأمور الفنية والمالية وأمور الموارد البشرية والعناصر الأخرى الضرورية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.

ولتحقيق الأهداف المخطط لها، يلزم وجود خطة فعالة؛ ويجب أن يكون جميع المديرين مخططين فعالين، ولذلك سواء كانت المنظمة التي يعمل فيها المديرين تبيع منتجات أو خدمات، أو منظمة تعمل في القطاع الخاص أو العام، أو سواء كانت منظمة تهدف إلى الربح أم لا، فكل هذا غير مهم، كل نوع من هذه الأنواع من المنظمات يحتاج إلى التخطيط.

فالتخطيط هو العملية الفكرية التي تحدد بوضوح ما يجب القيام به، ومتى وأين ولماذا يجب القيام به، وكيفية القيام به، ومن الذي يقوم به، من أجل تحقيق الأهداف المخطط لها؛ ويحدد المدير الأهداف ويتخذ الخطوات اللازمة لضمان إمكانية تحقيق هذه الأهداف بطريقة فعالة.

مقالة ذات صلة: التخطيط: التعريف، الأهمية، الأنواع، الأهداف، العناصر، المراحل

من الذي يمارس وظيفة التخطيط

جميع المديرين يقومون بمزاولة وظيفة التخطيط سواء كان هؤلاء المديرون على مستوى الإدارة العليا أو مستوى الإدارة الوسطى أو مستوى الإدارة المباشرة، ولكن هناك اختلافاً في الممارسة أو التعامل مع وظيفة التخطيط.

مقالة ذات صلة: الهرم الإداري – مستويات الإدارة وتعريف بمسئوليات كل مستوى

حيث أن : تركز الإدارة العليا على تحديد الأهداف العامة والصورة العامة للمنظمة، وتختص الإدارة الوسطى بإعداد الخطط التنفيذية في مجالات عمل المنظمة، بينما تتولى الإدارة المباشرة إعداد خطط العمليات Operations في مجالات عمل أكثر تخصصاً وأكثر تحديدا.

– الإدارة العليا       ———-   الصورة العامة للمنظمة
– الإدارة الوسطى   ———-  خطة تنفيذية
– الإدارة المباشرة  ———  خطط العمليات

مقالة ذات صلة: فوائد التخطيط – 10 فوائد مهمة توضح أهمية التخطيط

ممارسة الإدارة العليا لوظيفة التخطيط

تحدد الإدارة العليا رسالة المنظمة Mission والمقصود برسالة المنظمة مجموعة من الجمل والعبارات Statements التي تبين أسباب وجودها Why it exists، فمثلاً:- 

• رسالة شركة فولكس فاجن للسيارات في ألمانيا في الستينيات كان “سيارة صغيرة لكل عائلة ألمانية”.
• رسالة شركة ماكدونالدز عندما فتحت فروعاً لها في ألمانيا الغربية كانت “تعليم الألمان نظام وجبات الأكل السريعة”.

وبعد تحديد الرسالة تقوم الإدارة العليا بتحديد الأهداف العامة للمنظمة، ومن أمثلة هذه الأهداف “تحقيق عائد على الاستثمار بمقدار 10 %”، وفي حالة المستشفى “توفير الخدمة الطبية لكل من يحتاجها “، وفي حالة وزارة الداخلية “تحقيق أمن وأمان المواطنين”.

وتختص الإدارة العليا بعد تحديد رسالة المنظمة وأهدافها العامة بتحديد سياسات المنظمة، والسياسات هي الخطوط العامة التي ترشد الأقسام المختلفة عند تعاملهم مع المشكلات وعند اتخاذهم قرارات معينة؛ ومن أمثلة السياسات العامة قد تكون:- 

• عدم الحصول على قروض من البنوك.
• عدم منح خصومات للعملاء.
• عدم تعيين عمالة أجنبية.

مقالة ذات صلة: الفرق بين السياسات والإجراءات والبرنامج والقواعد

ممارسة الإدارة الوسطى لوظيفة التخطيط

تقوم الإدارة الوسطى بتحويل الأهداف العامة المحددة بواسطة الإدارة العليا إلي أهداف محددة للأقسام التي يشرفون عليها، وبالتالي فإن الإدارة الوسطى تهتم بتحديد أين Where ومتى When في المجالات الوظيفية المختلفة مثل الإنتاج والتسويق والتمويل.

ممارسة الإدارة المباشرة لوظيفة التخطيط

تقوم الإدارة المباشرة في ضوء الخطط التنفيذية المحددة بواسطة الإدارة الوسطى بإعداد الجداول والإجراءات اللازمة لوضع الخطط التنفيذية موضع التنفيذ، فهنا تهتم الإدارة المباشرة بكيف How وبالوقت الحاضر  Immediate time.

– الإدارة العليا   ———-   ماذا What
– الإدارة الوسطى  ———-   أين ومتى When / Where
– الإدارة المباشرة   ———-   كيف How

مقالة ذات صلة: مهارات التخطيط: ما هي، أمثلة عليها، كيفية تطويرها

تكامل وظيفة التخطيط بين المستويات الإدارية المختلفة 

ومن الطبيعي أن يكون هناك تكامل وتوافق وانسجام في ممارسة وظيفة التخطيط بواسطة المستويات الإدارية المختلفة، حيث يجب أن تحقق خطط الإدارة الوسطى خطط الإدارة العليا وتتكامل معها؛ وكذلك يجب وضع خطط الإدارة المباشرة في ضوء الخطط المحددة بواسطة الإدارة الوسطى، كما يتضح من الشكل التالي:-

ويتضح من الشكل السابق أن كل مستوى إداري قام بإعداد خطته في ضوء المستوى الإداري الذي يعلوه، مما يؤدي إلي تحقيق التناسق والتكامل وعدم التعارض، ومن هنا فإن تنفيذ خطة كل مستوى معناه تحقيق أهداف المستوى الذي يعلوه.

ولكن إذا لم يقم المدير في مستوى الإدارة الوسطى بتحديد خطته في ضوء أهداف المستوى الإداري الذي يعلوه فإن ذلك لن يضمن تحقيق أهداف المنظمة، وسوف يحدث ما يسمى التعارض في الأهداف وفي الخطط على المستويات الإدارية المختلفة كما يبدو من الشكل التالي:

ولكي يتحقق التكامل وتفادي حدوث عدم التوافق فإن نظام التخطيط على المستويات الإدارية يأخذ الإتجاه الآتي :

1/1 – تقوم الإدارة العليا بتحديد الرسالة والأهداف العامة للمنشأة.
1/2 – تحصل الإدارة الوسطى على رسالة وأهداف المنشأة كما حددتها الإدارة العليا .
2/2 – تقوم الإدارة الوسطى بإعداد الخطط التنفيذية اللازمة لتحقيق الأهداف.
1/3 – تقوم الإدارة العليا بمراجعة اعتماد الخطط المعدة بواسطة الإدارة الوسطى.
1/4 – تقوم الإدارة الوسطى بتحديد الخطط التفصيلية التنفيذية لتنفيذ الخطط المعتمدة من الإدارة العليا.
1/5 – تحصل الإدارة المباشرة على الخطط المحددة بواسطة الإدارة الوسطى.
2/5 – تقوم الإدارة المباشرة بإعداد البدائل المختلفة لكيفية تنفيذ خطط الإدارة الوسطى وتقديم التوصيات بشأنها للإدارة الوسطى.
1/6 – تختار الإدارة الوسطى أفضل البدائل المحددة بواسطة الإدارة المباشرة وترفعها للإدارة العليا للاعتماد.
1/7 – توافق أو لا توافق الإدارة على التوصيات المتعلقة بكيفية التنفيذ .

مقالة ذات صلة: خطة العمل:ما هي، أهميتها، كيفية إعدادها، نموذج مكتوب

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.