السياسات والإجراءات والبرنامج والقواعد من عناصر التخطيط، ولا يعرف الكثير من الأشخاص الفرق بينهم، ولذلك في هذه المقالة سنوضح بالتفصيل الفرق بين السياسات والإجراءات والبرنامج والقواعد.
تعريف الإدارة
الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.
مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها
وظائف الإدارة
وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.
مقالة ذات صلة: وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل
ما هو التخطيط؟
التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة، إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله؛ فالتخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة، فهو يركز على مسارات العمل المستقبلية، ويحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل لتحقيق الأهداف المحددة؛ فالتخطيط ينطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ قرار في الأمور الفنية والمالية وأمور الموارد البشرية والعناصر الأخرى الضرورية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.
ولتحقيق الأهداف المخطط لها، يلزم وجود خطة فعالة؛ ويجب أن يكون جميع المديرين مخططين فعالين، ولذلك سواء كانت المنظمة التي يعمل فيها المديرين تبيع منتجات أو خدمات، أو منظمة تعمل في القطاع الخاص أو العام، أو سواء كانت منظمة تهدف إلى الربح أم لا، فكل هذا غير مهم، كل نوع من هذه الأنواع من المنظمات يحتاج إلى التخطيط.
فالتخطيط هو العملية الفكرية التي تحدد بوضوح ما يجب القيام به، ومتى وأين ولماذا يجب القيام به، وكيفية القيام به، ومن الذي يقوم به، من أجل تحقيق الأهداف المخطط لها؛ ويحدد المدير الأهداف ويتخذ الخطوات اللازمة لضمان إمكانية تحقيق هذه الأهداف بطريقة فعالة.
مقالة ذات صلة: التخطيط: التعريف، الأهمية، الأنواع، الأهداف، العناصر، المراحل
السياسات
السياسات policies هي عبارة عن مرشد عام للتصرف أو للتنفيذ، وقد تكون السياسة على مستوى الدولة فمثلاً اتجهت الدول العربية إلي سياسات إحلال العمالة الوطنية محل العمالة الأجنبية ويطلق عليها سياسة (التمصير) في جمهورية مصر العربية، وسياسة (السعودة) في المملكة العربية السعودية، سياسة (التعمين) في سلطنة عمان، سياسة (التكويت) في دولة الكويت.
وقد تكون السياسة على مستوى المنظمة ككل فتعد سياسة عامة، أو قد تكون على مستوى قسم معين فهناك سياسات التسويق، سياسات الإنتاج، سياسات الأفراد، سياسات التمويل، وهكذا ويلاحظ أن السياسة لا تحدد ماذا يؤدي؟ What أو كيف يؤدي How؟.
مقالة ذات صلة: السياسات الإدارية: تعريفها ومواصفاتها وفوائدها وصياغتها وأمثلة عليها
الإجراءات
الإجراءات Procedures هي عبارة عن الخطوات اللازمة لأداء مهمة معينة Step by step، فمثلاً هناك إجراءات إستخراج رخصة القيادة من مصلحة المرور ، هناك إجراءات علاج مواطن على نفقة الدولة في الخارج، هناك إجراءات صرف شيك من البنك، هناك إجراءات تعيين موظف وهكذا ….
مثال : إجراءات صرف نفقات إنتاج
- ملء الاستمارة المخصصة لهذا الغرض.
- إرفاق الإيصالات بالاستمارة .
- توقيع الرئيس المباشر على الاستمارة و الإيصالات.
- تقديم الاستمارة لقسم الحسابات.
- مراجعة الاستمارة بواسطة قسم الحسابات.
- اعتماد رئيس الحسابات.
- إعداد الشيك.
- إرسال الشيك لمن يستحقه.
- التوقيع باستلام الشيك.
البرنامج
يحدد البرنامج Program الأعمال التي سيتم تنفيذها What، من سيقوم بتنفيذ كل عملية Who، أين يتم التنفيذ Where متى يتم التنفيذ When، كيف سيتم التنفيذ How,
القواعد
تحدد القاعدة rule ماذا يجب القيام به وماذا يجب الامتناع عن تأديته Do & Do Not، وبالتالي تحدد القاعدة نوع السلوك أو التصرف المقبول Accepted وذلك غير المقبول Unaccepted,
ومن أمثلة القواعد
- ممنوع التدخين .
- ممنوع استخدام التليفون للأغراض الشخصية .
- الحضور بالملابس الكاملة .
- ارتداء الزي المدرسي .
مقالة ذات صلة: مهارات التخطيط: ما هي، أمثلة عليها، كيفية تطويرها
مزايا توافر السياسات والإجراءات والبرنامج والقواعد
وفيما يلي نوضح مزايا توافر سياسات وبرامج وإجراءات وقواعد لدى المنظمة :
| السياسة | البرنامج | الإجراءات | القواعد |
| – تحقق النمطية في السلوك في الأقسام المتباعدة. – توفير الوقت اللازم لاتخاذ القرارات لوجود مرشد عام في شكل سياسة – تحديد الإطار والأسلوب العام للتصرف والتنفيذ – تمثل قيودا على حرية وتصرفات الإدارة – تحقق الفاعلية للمدير حيث تساعده على وضع خطط جيدة | – يقدم خطة للعمليات شاملة جميع الأبعاد – تحديد الأفراد وواجباتهم – تحقيق التنسيق في أداء مهمة معينة تحتاج إلي خبرات متنوعة | – تبين تفاصيل الأداء الواجب المرور به لتحقيق الهدف – تحقيق التنميط في أداء المهام في الأقسام المختلفة – توفير وقت الأداء – تساعد على تدريب الفرد على الأداء – تساعد على تأمين العمليات – تحقق الفاعلية والكفاءة على التنفيذ | – تحقق الأمان والسلامة في العمل – تشجع السلوك المقبول – تحقيق الأمن – تضع معايير للتقييم – توفير الوقت في التنفيذ – تحقيق الانضباط |
شروط السياسات والبرامج والإجراءات والقواعد
ولكي تحقق السياسات والبرامج والإجراءات والقواعد والمزايا والفوائد المذكورة في الجدول السابق فهناك عدة شروط يجب توافرها لكي يمكن تحقيق هذه المزايا .. كما تظهر في الجدول الآتي :
| السياسة | البرنامج | الإجراءات | القواعد |
| – أن تكون مكتوبة – شرحها لمن يطبقها – أن تكون مرنة – أن تكون متسقة مع أهداف المنشأة – تساند رسالة المنشأة – يعاد النظر فيها من فترة لأخرى | – أن يكون مكتوب في شكل نموذج Format – أن يحدد ماذا؟ من؟ أين؟متى؟ كيف؟ – له هدف واضح وزمن محدد – شرحه لمن سيقوم بالاشتراك في تنفيذه | – أن تكون مكتوبة – أن تكون مفصلة – تراجع باستمرار – توصيلها وشرحها لمن سينفذها | – أن تكون مكتوبة – توصيلها وشرحها لمن سيطبقها – مراجعتها بشكل دوري – يكون لها أهداف واضحة |
مقالة ذات صلة: خطة العمل:ما هي، أهميتها، كيفية إعدادها، نموذج مكتوب
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
