التفويض الإداري: التعريف، الأهمية، الأنواع، المبادئ، الكيفية، العناصر

تقع مسؤولية ضمان إنجاز جميع المهام على عاتق المديرين، ولكن غالبًا ما يتعذر عليهم أداء جميع الواجبات بمفردهم؛ ويخفف المدير من عبء العمل عن طريق تفويض السلطة للأشخاص المناسبين داخل الفريق والسماح لهم باتخاذ القرارات المتعلقة بالمشروع. وبالتالي، فإن التفويض هو أحد المهارات الإدارية الأساسية التي تسعى إليها المنظمات أثناء التوظيف في المناصب القيادية.

في هذه المقالة، نناقش تعريف التفويض ونوضح أنواع التفويض، وعناصر التفويض، ومبادئ التفوبض، وكيفية تفويض المهام بشكل فعال، وأهمية التفويض.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

تعريف التنظيم الإداري

التنظيم الإداري Management Organizing هو ثاني وظيفة إدارية من وظائف الإدارة بعد وظيفة التخطيط، والتنظيم الإداري يقوم بتنسيق الجهود البشرية وترتيب الموارد ودمج الاثنين بطريقة تساعد في تحقيق الأهداف؛ فالتنظيم الإداري ينطوي على تحديد الطرق والوسائل التي يمكن بها تنفيذ الخطط.

والتنظيم الإداري يشمل تحديد الوظائف وعلاقات العمل، وتعيين المهام المختلفة المرتبطة بالخطط، وترتيب الموارد وتخصيصها، وتصميم هيكل تنظيمي يوضح الفرق بين الواجبات والمسؤوليات والصلاحيات، وجدولة الأنشطة من أجل الحفاظ على السلاسة والفعالية في العمليات.

ما هي السلطة؟

السلطة Authority في سياق منظمات الأعمال هي قوة وحق الشخص في استخدام الموارد وتخصيصها بكفاءة، واتخاذ القرارات وإعطاء الأوامر لتحقيق الأهداف التنظيمية؛ ويجب أن تكون السلطة محددة جيدًا، فيجب على جميع الأشخاص الذين لديهم السلطة أن يعرفوا ما هو نطاق سلطتهم ويجب ألا يسيئوا استخدامها. فالسلطة هي الحق في إعطاء الأوامر وإنجاز الأمور، والإدارة العليا لديها السلطة الأكبر.

فالسلطة هي الحق الشرعي (القانوني Legally – التنظيمي Organizationally) لاتخاذ قرار معين دون الحاجة إلي اعتماده أو إقراره Approved بواسطة مستوى إداري أعلى Higher – ranking manager.

ما هو التفويض؟

التفويض Delegation هو نقل المسؤولية والسلطة لمهام معينة من شخص إلى آخر؛ ويمكن للمدير أو المشرف تقسيم المهام وتخصيصها لمرؤوسيهم، مما يسمح للقادة بالتركيز بدلاً من ذلك على المهام المهمة الأخرى. ويمكن أن يساعد التفويض أيضًا في تعزيز ثقة الموظفين في قدراتهم وتشجيع الإبداع والابتكار.

أنواع التفويض

تشمل الأنواع الرئيسية للتفويض ما يلي:

1. تفويض عام أو محدد

التفويض العام هو عندما يمنح المدير المرؤوس سلطة لأداء وظائف الإدارة مثل التخطيط والتنظيم والتوجيه، والمدير يمارس وظيفة الرقابة ويمكنه تقديم التوجيه للمرؤوسين عند الحاجة؛
والتفويض المحدد هو عندما يقوم المدير بتعيين مهمة معينة أو وظيفة معينة لمرؤوس. على سبيل المثال، قد يطلب مدير الموارد البشرية من مساعد الموارد البشرية إجراء مقابلات مع قسم معين لفترة معينة.

2. تفويض رسمي أو غير رسمي

التفويض الرسمي هو جزء من الهيكل التنظيمي، فعندما يتم تكليف شخص ما بمهمة معينة، فإنه يحصل أيضًا على السلطة اللازمة لاداء تلك المهمة؛ فكل شخص يتم تفويض اي مهمة إليه يجب أن يحصل تلقائيًا على السلطة وفقًا لواجباته. ويحدث التفويض غير الرسمي بسبب الظروف؛ على سبيل المثال، قد يؤدي الفرد مهمة معينة ليس لأنها واجبه، ولكن لأنها ضرورية لأداء وظيفته.

3. التفويض الجانبي

يحدث التفويض الجانبي عندما يتم تفويض السلطة بشكل غير رسمي؛ ففي بعض الأحيان، قد يحتاج الفرد إلى المساعدة في إنجاز مهمة معينة فرضها له المدير، وقد يستغرق الأمر وقتًا للحصول على المساعدة من هؤلاء الأشخاص. فيمكن للفرد الاتصال بهم بشكل غير مباشر لطلب المساعدة في إكمال المهام دون الحصول على إذن من المشرف عليهم.

عناصر التفويض

هناك ثلاثة عناصر رئيسية للتفويض:

1. توزيع المسؤوليات

يحدث تفويض المهام فقط عندما لا يكون لدى الرئيس الوقت الكافي لإكمال جميع أعماله، فيقوم الرئيس بتعيين المهام إلى مرؤوسه المباشر.

2. تفويض السلطة

بعد تفويض العمل، يجوز للرئيس تفويض كل من السلطة والصلاحيات للمرؤوس لإنجاز المهام بطريقة محددة وإطار زمني محدد.

3. المساءلة

المساءلة تعني أن المرؤوس يجب أن يكون مسؤولاً أمام كبار المسؤولين المباشرين عن المهام المفوضة؛ واعتمادًا على المنظمة أو المهمة، يجوز للمدير محاسبة أحد المرؤوسين في حالة حدوث أي خطأ أو تقصير، وفي معظم الحالات يظل المدير مسؤولاً أمام الإدارة عن المهام التي قام بتفويضها بالرغم من انه لم يؤديها بنفسه.

مبادئ التفويض

يمكن أن يصبح التفويض أكثر فعالية إذا التزمت بمبادئ التفويض التالية:

1. مبدأ النتائج المتوقعة

يشير هذا المبدأ إلى أن المدير يفوض السلطة إلى المرؤوسين ويحدد المهمة والنتائج المتوقعة بوضوح؛ فقد يقدم المدير أيضا أهدافا وغايات ومعايير أداء واضحة يتوقعها من المرؤوسين، وهذا يمكن المرؤوس من فهم أهمية المهمة وعلاقتها بالمهام الأخرى وحدود السلطة المفوضة إليه لأداء المهمة.

2. مبدأ السلطة والمسؤولية

السلطة Authority تعني سلطة اتخاذ القرار، والمسؤولية responsibility تعني الالتزام بإكمال المهمة المحددة في الوقت المحدد؛ ووفقًا لهذا المبدأ، يجب أن يكون هناك توازن أو تكافؤ بين السلطة والمسؤولية، فقد يؤدي الإفراط في السلطة دون مطابقة المسؤولية إلى نتائج سلبية، وزيادة المسؤولية دون مطابقة السلطة لن تسمح للعامل بإكمال وظيفته في الوقت المحدد؛ فهناك حاجة لتحقيق التكافؤ بين كليهما للحصول على أفضل النتائج.

على سبيل المثال، إذا تم تكليف عامل ما بمسؤولية إنتاج 100 وحدة من منتج معين في غضون أسبوع واحد ولكن لم يتم منحه سلطة شراء المواد الخام، ولم تكن هناك مواد أولية متوفرة في المخزن، ونتيجة لذلك لم يتمكن العامل من استكمال هدف إنتاج 100 وحدة من المنتج في الوقت المحدد؛ فلا يمكن إلقاء اللوم على العامل لعدم إكماله المهمة في الوقت المحدد لأنه تم منحه المسؤولية فقط وليس السلطة اللازمة لمواصلة العمل.

ومن المهم أن تتطابق السلطة مع المهمة المعطاة لأن بعض الموظفين قد يسيئون استخدام السلطة المفرطة، ويشير هذا المبدأ أيضًا إلى أنه يمكنك محاسبة المرؤوسين على السلطة التي تمنحهم إياها.

مقالة ذات صلة: الفرق بين السلطة والمسؤولية بالتفصيل

3. مبدأ المسؤولية المطلقة

وفقًا لهذا المبدأ، يمكن للمدير تفويض السلطة ولكن ليس المسؤولية؛ فهذا يعني أنه حتى لو قام المدير بتفويض المهام إلى مرؤوس، فإنه لا يزال مسؤول وخاضع للمساءلة أمام رؤسائه عن تلك المهام. ويمكن للمدير توجيه المرؤوسين فيما يتعلق بكيفية أداء المهام للتأكد من قيامهم بعمل جيد، ولكن المدير يظل مسؤولاً أمام رؤسائه حتى الانتهاء من المهام علي أكمل وجه.

4. مبدأ التدرج

يقترح هذا المبدأ مبادئ توجيهية واضحة حول التسلسل القيادي للمنظمة، وهذا لمساعدة كل مرؤوس على أن يصبح على دراية بمن يجب إبلاغه ومن يمكنه تلقي الأوامر منه؛ ويقترح مبدأ التدرج أيضًا حدًا واضحًا للسلطة يمكن للمساعد ممارسة المبادرة داخله ولا يتعداه.

5. مبدأ مستوى السلطة

وفقًا لهذا المبدأ، يمكن للمرؤوسين التعامل مع أي أمور تقع في نطاق سلطتهم، ويمكنهم فقط استشارة رؤسائهم حول القرارات التي لا يمكنهم اتخاذها على مستوى السلطة الممنوح لهم؛ ويوصي المبدأ أيضًا بأن يتجنب المدير التدخل في إجراءات وقرارات المرؤوسين، ويساعد هذا في منح الموظفين الاستقلالية وقد يسمح أيضًا للموظفين ببناء الثقة في قدراتهم.

6. مبدأ وحدة الأمر

يشير هذا المبدأ إلى أن كل مرؤوس يخضع لقيادة رئيس واحد فقط، وهذا يعني أن الموظفين يمكنهم فقط تلقي المهام من رئيس واحد ويمكنهم تقديم تقاريرهم إليه فقط؛ ويساعد مبدأ وحدة الأمر في تجنب الموقف الذي يقدم فيه الشخص تقارير إلى رئيسين لنفس الوظيفة، ويمكن أن يساعد هذا المبدأ في تقليل النزاعات والارتباك في مكان العمل.

مقالة ذات صلة: وحدة الأمر و سلسلة القيادة – شرح مفصل

كيفية تفويض المهام بشكل فعال

إذا كنت في منصب قيادي، ففكر في اتباع الخطوات التالية لتتعلم كيفية التفويض بفاعلية:

1. معرفة الوقت المناسب للتفويض

تتمثل الخطوة الأولى لتفويض المهام في فهم وقت التفويض؛ فعلى سبيل المثال، إذا كان الموظف يتطلع إلى التقدم إلى منصب قيادي، فيمكنك تفويض بعض المهام القيادية لبناء مهارات القيادة وتحسينها. وضع في اعتبارك تقييم ما إذا كان تعيين مهمة معينة يمكن أن يساهم في تطوير الموظف أو مساعدته على تحسين مهاراته قبل تفويض أي مهمة.

2. حدد الموظف المناسب

ضع في اعتبارك تفويض المهام إلى موظف يمكنه إكمال مهمة محددة بشكل فعال أو الاستفادة من تلك المهمة؛ فإذا لاحظت أن أحد موظفيك يحتاج إلى تحسين مهارة معينة، يمكنك تفويض المهام إليه والتي يمكن أن تساعده على تحسين تلك المهارة. فعلى سبيل المثال، إذا كان أحد الموظفين يخشى مخاطبة الأشخاص، فيمكنك تفويض المهام التي تتطلب التحدث والتفاعل مع الآخرين. وبهذه الطريقة، يمكنهم تحسين مهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين؛ ويمكنك أيضًا تفويض المهام التي يجب إنهائها فى وقت محدد إلى موظف لديه المهارات ونقاط القوة المناسبة لإكمال هذه المهام في الوقت المناسب.

3. اشرح أسبابك

ضع في اعتبارك أن تشرح لمرؤوسيك أسباب إعطائهم مهام معينة، ويمكن أن يساعد شرح أسبابك في معرفة كيفية التعامل مع المهمة ورفع معنوياتهم؛ فعلى سبيل المثال، إذا طلبت من موظف إجراء مقابلة عمل، ففكر في توضيح أنك تعلم أنه يريد أن يصبح مديرًا قريبًا وأن المهمة المعينة يمكن أن تساعده في تطوير المهارات الإدارية والقيادية. وقد يساعد ذلك في تشجيعهم على التعامل مع المهمة بجدية وطرح الأسئلة التي يمكن أن تساعدهم في إكمال المهمة بنجاح.

4. وصف الأهداف وتوفير الموارد

يمكن أن يساعد وصف أهداف مهمة معينة الموظف على فهم ما تتوقعه منهم وما يحتاجون إلى تحقيقه لإكمال المهام، ويمكن أن يساعد وجود أهداف واضحة الموظفين على تطوير خطوات لإكمال المهام، مما يساعدهم على تحسين مهاراتهم الإبداعية وحل المشكلات؛ ويمكنك أيضًا تزويدهم بالموارد التي يستخدمونها عند تنفيذ مهمة معينة، فيمكن أن يساعدهم ذلك في إكمال المشروع بنجاح دون أي تأخير أو تحديات.

5. إبداء الرأي

ضع في اعتبارك تقديم تغذية راجعة إلى مرؤوسيك بعد أن يكملوا المهام التي تمنحهم إياها، ويساعد هذا الموظفين على معرفة كيف يمكنهم التحسن عند القيام بالمهام التالية وقد يساعد أيضًا في بناء ثقتهم بأنفسهم، خاصة إذا أكملوا المهمة كما توقعت؛ ويمكنك أيضًا توجيه الموظف لأداء مهمة محددة إذا لاحظت أن طريقته غير فعالة.

أهمية التفويض

فيما يلي بعض فوائد التفويض التي توضح أهميته:

يمنح المدير الوقت والطاقة لأداء مهام أكثر أهمية
تمكين الموظفين empowers employees من خلال إظهار قدرتهم على تولي مهام جديدة
يساعد في إعداد قادة ومديري المستقبل
يدعم تطوير المهارات الجديدة
يساعد في تعزيز ثقة الموظفين، مما يسمح لهم بالابتكار والإبداع
يعزز اتخاذ القرار بشكل أسرع
يساعد في تحديد الهيكل التنظيمي
يشجع النجاح الجماعي، مما يسمح لكل موظف أن يشعر بأنه جزء من المنظمة
يساعد المديرين على تطوير مهاراتهم وتحسينها لأن لديهم المزيد من الوقت للعمل على تلك المهارات
يعزز كفاءة المنظمة وإنتاجيتها
يخلق الثقة بين الموظفين ويشجع التواصل
يساعد المديرين على تعلم كيفية إنشاء وإدارة موظفيهم