خطوات اتخاذ القرار – 7 خطوات مهمة في عملية اتخاذ القرار

سواء كنت تدير فريقًا صغيرًا أو كنت على رأس شركة كبيرة، فإن نجاحك ونجاح شركتك يعتمدان عليك في اتخاذ القرارات الصحيحة – والتعلم من القرارات الخاطئة؛ وخطوات اتخاذ القرار ستساعدك بشكل أفضل على اتخاذ قرارات أكثر ربحية، وستجعلك قادرًا على منع اتخاذ القرارات المتسرعة و تجعلك تتخذ قرارات مدروسة. وعادة، اتخاذ القرار صعب، وتنطوي غالبية قرارات الشركات على مستوى معين من عدم الرضا أو الصراع مع طرف آخر؛ دعونا نلقي نظرة على عملية اتخاذ القرار بالتفصيل.

تعريف اتخاذ القرار

القرار هو مسار عمل يتم اختياره عن قصد من بين مجموعة من البدائل لتحقيق الأهداف أو الغايات التنظيمية أو الإدارية، ووفقًا لقاموس Oxford Advanced Learner’s، فإن مصطلح اتخاذ القرار يعني – عملية اتخاذ القرار بشأن شيء مهم، لا سيما في مجموعة من الأشخاص أو في منظمة؛ وتعرف Trewatha & Newport عملية اتخاذ القرار بأنها عملية تنطوي على اختيار مسار عمل من بين بديلين أو أكثر من البدائل الممكنة من أجل الوصول إلى حل لمشكلة معينة.

مقالة ذات صلة: أنواع القرارات – 5 أنواع من القرارات الإدارية

خطوات اتخاذ القرار – مراحل عملية صنع القرارات

تمر عملية اتخاذ القرار  (صنع القرارات Decision-making process) بسبع مراحل أساسية:-

1. تحديد المشكلة Problem definition
2. جمع المعلومات ذات الصلة Gather relevant information
3. تحديد البدائل Identify options
4. تحليل البدائل Analysis of options
5. اختيار البديل الأمثل Selection
6. تنفيذ القرار Implementation
7. تقييم القرار Evaluation & Feedback

يتضح الآن أن عملية حل المشكلات تتطلب المرور بكل هذه المراحل، بينما اتخاذ القرارات يتضمن فقط المراحل الخمس الأولى، أما عملية اختيار البديل الأمثل فهي خطوة واحدة؛ وبالتالي فإن عملية حل المشكلات أشمل من اتخاذ القرارات، فعملية حل المشكلات تتضمن وتشمل عملية اتخاذ القرارات، وكذلك عملية اختيار البديل أو اختيار القرار فإنها تدخل ضمن عملية اتخاذ القرار كما يظهر من الشكل التالي الموجد في اخر المقال:

1. تحديد المشكلة

تعد مرحلة تحديد المشكلة من أهم مراحل عملية حل المشكلات واتخاذ القرارات، حيث أن التحديد الخاطئ للمشكلة سوف يؤدي إلى التوصل إلي حلول عند تطبيقها لن تؤدي إلي حل المشكلة الحقيقية، ومن ثم فإن التحديد الدقيق للمشكلة يمثل الأنتهاء من نصف الحل تقريباً A problem well defined is half solved، فالمشكلة المحددة تحديد دقيقاً هي مشكلة نصف محلوله؛ وبالتالي يجب الاهتمام بهذه الخطوة حيث أنها توجه وترشد جميع الخطوات التالية. ويمكن تشبيه التحديد الخاطئ للمشكلة بالمريض الذي ذهب إلي الطبيب وقام الطبيب بتشخيص خاطئ للمرض (المشكلة)، ثم قام بوصف الدواء (القرار)، وبعد ذلك لا تندهش إذا لم تختف شكوى المريض، حيث أن العلاج خاص بمشكلة أخرى وليست المشكلة التي يعاني منها المريض.

المؤشرات التي تدل على وجود مشكلة

وهناك مجموعة من المؤشرات التي تدل على أن هناك مشكلة والأمر يحتاج إلي قرار :

• حدوث انحراف بالسلب عن معايير الأداء.
• حدوث انحراف سلبي عن الأداء في الماضي.
• زيادة معدلات الشكاوى من العملاء.
• انخفاض رقم المبيعات.
• انخفاض رقم الأرباح.
• زيادة معدلات الحوادث.
• زيادة معدلات ترك الخدمة.
• كثرة عدد مرات تعطل الإنتاج.
• كثرة مردودات المبيعات.
• وهكذا.

عوامل تحديد المشكلة

وهناك ثلاثة عوامل تؤثر في تحديد المشكلة تحديداً دقيقاً:-

1. يحب ان يدرك الفرد الظروف المحيطة بالمشكلة والا فسوف يكون تحديد المشكلة تحديداً قاصرا.
2. صياغة المشكلة بطريقة متحيزة بحيث لا يظهر إلا حل وحيد، وبالتالي تجاهل أي حلول أخرى،
3. تحديد أعراض Symptoms المشكلة وليس المشكلة نفسها، فمثلاً عندما يشكو فرد معين من الصداع يكون الصداع هنا ليس مشكلة وإنما هو أعراض المشكلة، ولذلك الذي تتسبب في حدوث المشكلة هو الذي يجب أن يخضع للعلاج والتحليل.

مقالة ذات صلة: مهارة حل المشكلات: ما هي، أهميتها، أمثلة عليها، كيفية تطويرها

2. جمع المعلومات ذات الصلة

يعد جمع المعلومات المتعلقة بالقرار الذي يتم اتخاذه خطوة مهمة لاتخاذ قرار مستنير، فهل لدى فريقك أي بيانات تاريخية تتعلق بهذه المشكلة؟، هل حاول أحد حل هذه المشكلة من قبل؟؛ ومن المهم أيضًا البحث عن معلومات خارج فريقك أو شركتك. ويتطلب اتخاذ القرار الفعال معلومات من العديد من المصادر المختلفة، ابحث في المصادر الخارجية عن المعلومات، سواء كان مصدر المعلومات من الكتب، او من الأنترنت، او أبحاث السوق، أو استشاري مدفوع الأجر، أو التحدث مع الزملاء في شركة مختلفة ممن لديهم خبرة ذات صلة؛ وجمع المعلومات يساعد فريقك على تحديد حلول مختلفة للمشكلة.

مقالة ذات صلة: مصادر المعلومات لأي مخطط إستراتيجي وكيفية الحصول عليها

3. تحديد البدائل

تتضمن هذه المرحلة تحديد البدائل الممكنة لحل المشكلة وهنا يجب أن يتوافر لدى المدير القدرة على التفكير الابتكاري وهذا ما يميز بين المدير المبتكر والمدير المنفذ؛ ويمكن أن نطلق على هذه المرحلة توليد البدائل Generating لما تحتاج إليه من تفكير غير تقليدي. وتعد هذه المرحلة هامة جداً حيث عدم الاهتمام بها قد يؤدي إلي عدم إدراج حل معين كبديل ثم لا يؤخذ في الحسبان في المراحل التالية لاتخاذ القرار، ويثبت في النهاية أن هذا الحل كان أفضل البدائل؛ ولتحديد البدائل يمكن الاعتماد على اجتماعات العصف الذهني Brainstorming sessions والتي يمكن أن تؤدي إلى تكوين عدة أفكار.

قواعد التفكير الإبتكاري

وهناك عدة قواعد للتفكير الابتكاري:-

1. عند التفكير في حلول معينة لمشكلة ما يجب تحديد عدد كبير من الأفكار والبدائل لأنه كلما زاد عدد الحلول (عدد الأفكار) كلما دل ذلك على جودة التفكير وبالتالي يمكن الحكم على المدير بقدرته على تحديد عدد كبير من الأفكار لحل مشكلة ما.
2. عند التفكير في حلول معينة لمشكلة ما يجب أن يتم ذلك على مرحلتين منفصلتين تماماً. عملية الحصر الكمي Quantity ثم نبدأ في عملية تقييم جودة القرار Quality، ولا يجب أن تتم العمليتين معاً في نفس الوقت.
3. عند التفكير في حلول معينة لمشكلة ما يجب عدم رفض أي فكرة قد تبدو تافهة ساذجة غير منطقية قبل إعطائها الفرصة للدراسة والتحليل والتقييم فكثيراً من الأفكار التي بدت تافهة ثبت أنها أفكار جديدة .
4. عند التفكير في حل مشكلة ما يجب التفكير في جميع الاتجاهات فعندما فكر (نيوتن) لماذا لا تصعد التفاحة إلي أعلى توصل إلي قانون الجاذبية الأرضية.
5. عند تقييم فكرة معينة يجب البدء بالمميزات والفوائد والمنافع ثم التعرض للمشكلات و الأعباء والتكاليف، أي يجب أن تكون النظرة تفاؤلية.
6. عند التفكير يجب البعد عن الألفاظ والشعارات قاتلة الابتكار والتي تسمى Self-defeating و المثبطة للهمم (اللي تعرفه أحسن من اللي متعرفوش)، (مين ساب قديمه تاه) ….الخ.

4. تحليل البدائل

تتضمن هذه المرحلة إعداد مجموعة من المعايير Criteria والتي يمكن استخدامها لتقييم البدائل المختلفة وتحديد المميزات والعيوب لكل بديل، وقد تكون المعايير مثلاً أثر الحل أو البديل على النواحي التمويلية، هل يحتاج البديل او الحل إلي إنفاق مالي؟؛ أو مثلاً أثر الحل أو البديل علي العمليات الإنتاجية، هل يحتاج الحل او البديل إلي تعديل في برامج الإنتاج؟، أو أثر القرار على القوة العاملة، أو أثر القرار على سمعة المنظمة؟ …..وهكذا.

5. اختيار البديل الأمثل

تتضمن هذه المرحلة اختيار Choice البديل الذي يبدو أنه سيحقق أكبر المنافع Benefits وفي نفس الوقت تتحمل المنشأة أقل أعباء Costs.

6. تنفيذ القرار

ويعني ذلك تطبيق القرار وتنفيذه.

7. تقييم القرار

وذلك بمراجعة نتائج التنفيذ وتحديد المنافع التي تحققت وكذلك الأعباء، ويمكن إعادة النظر في القرار وتعديله لكي يتمشى مع ظروف التنفيذ.

ويمكن تصوير عملية اتخاذ القرار في الشكل التالي :

مقالة ذات صلة: مهارات اتخاذ القرار – 9 أمثلة عليها و 14 طريقة لتطويرها

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.