الرقابة: التعريف، الأهمية، الأنواع، الخطوات، الخصائص، الأساليب

الرقابة هي وظيفة مهمة للإدارة، فهي تساعد على التعرف على الانحرافات في العمل الفعلي وتضمن اتخاذ التدابير اللازمة للحصول على النتائج المرجوة؛ وفي هذه المقالة، نناقش تعريف الرقابة ونوضح أهمية الرقابة، وأنواع الرقابة، وخطوات الرقابة، وخصائص الرقابة الفعالة، وأساليب الرقابة.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

وظائف الإدارة

وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة (موضوع هذه المقالة). ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.

تعريف الرقابة

الرقابة هي إحدى الوظائف التي يمارسها المديرون فى جميع المنظمات وفي كل المستويات الإدارية بغرض التثبت ما إن ما تم تنفيذه مطابق لما هو مخطط له؛ وهذا وقد وردت مجموعة عديدة من التعاريف التى أعطيت للرقابة نورد بعضها على النحو التالي :-

عريف هنري فايول الرقابة على أنها “التحقق مما إذا كان كل شئ يسير وفقاً للخطط الموضوعة والتعليمات المحددة والمبادئ المقررة وهى تهدف إلى كشف نقاط الضعف أو الأخطاء وتحديدها من أجل تصحيحها ومنع تكرارها؛ وتشمل عملية الرقابة هذه كل شئ الأشخاص والتصرفات والأشياء”.
أما العالمان Gullet , Hicks فقد عرفا الرقابة على أنها “العملية التى تسعى الإدارة من خلالها إلى التحقق من أن ماحدث هو الذى كان يفترض أن يحدث وإذا لم يحدث ذلك فلابد من إجراء التعديلات اللازمة”.
كما قد تعرف الرقابة على أنها “جزء من وظيفة المدير الذي يختص بمراجعة المهام المختلفة والتحقق مما تم تنفيذه ومقارنته بما يجب تنفيذه واتخاذ اللازم فى حالة اختلاف مسار الاثنين”.
وتعرف الرقابة على أنها “الأفعال والقرارات التي يتخذها المديرون للتأكد من أن الأداء الفعلي يكون مطابقا للأداء الذى سبق تحديده مقدما.
وعرف جورج تيري الرقابة على أنها “قدرة المدير على التأثير فى سلوك الأفراد فى تنظيم معين بحيث يحقق هذا التأثير النتائج المستهدفة”.
ويعرف ديمول الرقابة بأنها “الطريقة أو الوسيلة التي يمكن للقيادة أو الرئاسة الإدارية أن تعرف وتحدد بها هل الأهداف قد تحققت على أكمل وجه وبكفاءة وفى الوقت المناسب والمحدد لها”.
ويعرف كونتز و اودونيل الرقابة على أنه “الوظيفة الإدارية التى تختص بقياس وتصحيح أساليب الأداء للمرؤوسين من أجل التأكد من أن أهداف المشروع وخططه التي وضعت لتحقيق هذه الأهداف قد أنجزت”.
أما هايمان وهيلجرت فقد عرفا الرقابة على أنها “مختلف أوجه النشاط اللازم للتأكد من أن الأهداف قد تحققت وفقاً للخطة الموضوعة”.
ويعرف روبرت موكلير Robert J. Mockler الرقابة على أنها «عبارة عن جهة منظمة لوضع معايير الأداء مع أهداف التخطيط لتصميم نظم معلومات تغذية عكسية لمقارنة الانجاز الفعلي بالمعايير المحددة مسبقا لتقرير ما إذا كان هناك انحرافات وتحديد أهمها ولاتخاذ أى عمل مطلوب للتأكد من أن جميع موارد المنظمة يتم استخدامها بأكثر الطرق فعالية وكفاءة ممكنة فى تحقيق أهداف المنظمة”.

أهمية الرقابة الإدارية

فيما يلي بعض العوامل التي توضح في أهمية الرقابة:-

1. تحقيق الأهداف التنظيمية

الرقابة تقيس التقدم المحرز في تحقيق الأهداف التنظيمية وتبرز الانحرافات إن وجدت، وتضع الأساس للإجراءات التصحيحية؛ فالرقابة تضمن أن المنظمة تسير على الطريق الصحيح لتحقيق الأهداف التنظيمية.

2. تحفيز الموظفين

الرقابة تجعل الموظفين يفهموا بوضوح ما الذي سيتم تقديره أو حتى مكافأته وما الذي سيتم تثبيطه ومعاقبته، وبالتالي يتم تحفيز الموظفين للحصول على مكافآت وتجنب العقوبات، وبالتالي الرقابة تساعد المنظمات على تحقيق أداء أفضل وتحقيق نتائج أفضل.

3. الاستخدام الفعال للموارد

أهم وظيفة للرقابة هي مقارنة الأداء الفعلي بالنتائج المتوقعة، وهذا بدوره يساعد المديرين على فهم ما ينقصهم وكيف يمكنهم تحسين عمليات التشغيل، وباستخدام هذه المعلومات يمكن للمسؤولين استخدام جميع الموارد المتاحة بكفاءة ومنع إلحاق الضرر بها.

4. المحافظة على الانضباط

الرقابة الجيدة تحافظ على الانضباط داخل الشركة؛ فعندما يكون هناك فهم واضح لما هو منبوذ وما هو موضع تقدير، فإن الموظفين سيكونون منضبطين ويقومون بفعل ما يجب القيام به ولن يفعلوا أي أفعال منبوذة، مما يخلق قوة عاملة مستقرة ومنضبطة.

5. تخطيط السلوك البشري

نظرًا لأنه يتعين على جميع المنظمات الاعتماد على الأفراد للعمل، فهذه المنظمات بحاجة إلى الرقابة علي السلوك البشري لموظفيها، فالرقابة تنظم هذا السلوك البشري وتمنع الموظفين من التصرف بتهور وسلبية؛ وتقوم الرقابة بذلك عن طريق فرض عقوبات إذا لم يستوف الموظفون المعايير الأخلاقية المتوقعة. على سبيل المثال، غالبًا ما يتخذ المديرون إجراءات تأديبية ضد الموظفين الذين يأخذون إجازة غير مصرح بها.

6. تحقيق الكفاءة والفاعلية

يمكن لنظام الرقابة الجيد دائمًا أن يعزز بشكل كبير كفاءة وفعالية المنظمة، وعادة ما يقوم بذلك عن طريق تحديد العيوب في أداء المنظمة واقتراح طرق للتحسين؛ ويستخدم المديرون الرقابة لتحقيق أهدافهم بهذه الطريقة.

أنواع الرقابة الإدارية

يتم تقسيم أنواع الرقابة الإدارية بالتقسيم التالي:-

1. الرقابة المسبقة Feed forward control

الرقابة المسبقة (الرقابة الوقائية) هي نوع الرقابة الذي يمارس قبل انتهاء العمل، ويتم تنفيذ هذه الرقابة من قبل المديرين أثناء إنشاء السياسات والقواعد والإجراءات التنظيمية، والهدف من تنفيذ الرقابة الوقائية هو التنبؤ بالمشكلات قبل حدوثها؛ ونتيجة لذلك، يمكن التصرف في وقت مبكر لتجنب ظهور المشاكل. فعلى سبيل المثال، اشتراطات الأمن والسلامة والصحة المهنية، الموازنات التقديرية، تحديد إجراءات العمل، تحديد مواصفات الوظيفة، تحديد العلاقات الوظيفية لمنع المنازعات والخلافات وأيضا منع الازدواج في الأداء، تحديد مواصفات شاغل الوظيفة لمنع شغلها بفرد غير مناسب، تحديد مواصفات الخامات حتى يمكن أن يتم الاستلام من الموردين على أساسها، تحديد السياسة التمويلية حتى يتم اختيار مصادر التمويل طبقا لذلك.

2. الرقابة المتزامنة Concurrent control

الرقابة المتزامنة (الملازمة) فإنها تختص بتحديد وتشخيص الانحرافات عن المعايير خلال مرحلة التشغيل، وغالباً ما تسمى بالمتابعة حيث أنها تقوم بمتابعة التشغيل أثناء التنفيذ وليس بعد تمام التنفيذ؛ وتقوم الرقابة الملازمة بتحديد أن هناك انحرافاً أثناء التشغيل –عن طريق الملاحظة والإشراف– تم تحديد أسبابه واتخاذ الإجراء التصحيحي قبل أن يتدهور الإنتاج.

3. الرقابة اللاحقة Feedback control

الرقابة اللاحقة هي نوع الرقابة الذي يمارس عند اكتمال العمل، ويستخدم المديرون الرقابة اللاحقة لاتخاذ الإجراءات التصحيحية من خلال قياس الأداء ومقارنته بالمعايير المحددة؛ بمعنى آخر، الرقابة اللاحقة هي عملية تعديل الإجراء المستقبلي على أساس المعلومات حول الأداء السابق. ومن أمثلة الرقابة اللاحقة تحليل البيانات المالية، وتحليل التكلفة المعيارية، وتقييم أداء الموظفين، ومراقبة الجودة، وما إلى ذلك؛ ويساعد تحليل البيانات المالية في معرفة نتائج الأداء السابق من حيث الربحية، والمركز المالي، والتدفقات النقدية، وما إلى ذلك. وتوفر الرقابة اللاحقة التغذية الراجعة التصحيحية التي تسهل إدارة اتخاذ الخطوات اللازمة لتحسين الأداء في المستقبل.

خطوات الرقابة

تتكون عملية الرقابة الإدارية من أربع خطوات. وكل هذه الخطوات من الضروري اتباعها من أجل الرقابة بشكل فعال.

1. تحديد المعايير

الخطوة الأولى في عملية الرقابة هي تحديد المعايير، والمعيار هو نموذج أو مستوى الأداء المرغوب تحقيقه؛ ولا يتم تحديد المعاييرعن طريق اختيار رقم عشوائيًا، ولكن يتم تحديده على أساس الأداء السابق للموظفين وأداء العام الماضي للمنظمة وحالة السوق. والمعايير هي مؤشرات يمكننا مقارنة ناتج معين بها، وتخدم الغرض من كونها عتبة يجب تحقيقها أو تجاوزها، ويجب ان تكون المعايير مفهومة وواضحة.

يمكن تصنيف المعايير إلى ما يلي: –

المعايير الكمية

تسمى المعايير التي يمكن التعبير عنها في صورة رقمية والتعبير عنها لاحقًا بالمعايير القابلة للقياس؛ ويمكن أن تكون على شكل الوقت، التكلفة، الناتج، الإنفاق، الربح، النمو، حصة في السوق، قاعدة مستخدمين، وما إلى ذلك.

المعايير النوعية

تسمى المعايير التي لا يمكن التعبير عنها في صورة رقمية والتعبير عنها لاحقًا بالمعايير غير القابلة للقياس؛ على سبيل المثال التعاون، المظهر النظيف، أو المشاعر الإيجابية، وما إلى ذلك، وتسمى هذه المعايير بالمعايير غير الملموسة.

2. قياس الأداء الفعلي

بمجرد اكتمال المهمة، فإن مهمة المدير هي قياس أداء الموظفين، وسيقوم المدير بتحليل أداء كل موظف ويطلب منهم تقديم تقرير العمل الخاص بهم.

3. مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المعياري

بعد قياس الأداء الفعلي، يتم إجراء مقارنة بين الأداء الفعلي والأداء المعياري المحدد مسبقًا ويتم حساب الفرق بين كل منهما ويتم إنشاء تقرير بعد تحليل أداء جميع الموظفين.

4. اتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر

بعد مقارنة الأداء المعياري بالأداء الفعلي للموظفين يتم احتساب الفرق بينهما، ثم يتم تحليل أداء كل موظف، ويتم ملاحظة الفرق بين الهدف المعطى للموظف ونسبة الهدف الذي حققه، ويتم اتخاذ الإجراءات المطلوبة حسب سياسة الشركة والأداء السابق للموظف؛ ويحتاج المديرون إلى تنفيذ الإجراءات التصحيحية عن طريق تغيير أو تعديل الطرق المتبعة أو الخطط الموضوعة ويمكن أن يؤدي الإجراء التصحيحي الذي يتم في الوقت المحدد إلى منع الخسارة ومنع الأخطاء وزيادة الجودة، و يجب أن يتبع الإجراءات التصحيحية أيضًا وضع معايير جديدة لو لزم الأمر.

علاقة الرقابة بوظائف الادارة

تناولنا في المقالات السابقة الوظائف المختلفة للمدير والإدارة من التخطيط والتنظيم والتوجيه ويأتي بعد ذلك الرقابة، وتأتي الرقابة في الترتيب كآخر Last وظيفة، ليس لأنها أقل أهمية وإنما لأنها تؤثر وتتأثر بجميع الوظائف الأخرى، فإذا وجدت الخطط الجيدة، والتنظيم الجيد، والتوجيه الجيد فإن احتمالات النجاح تكون محدودة إذا لم يكن هناك نظام جيد للرقابة.

ومن الضروري أن يتأكد المدير من أن الأهداف قد تحققت، أي أن ما تم تخطيطه قد تم تنفيذه كما يرغب (التخطيط)، وأن المسئوليات التي تم إسنادها للأفراد قد تم تنفيذها بالفعل، والسلطات التي خصصت لهم قد استخدمت بالشكل المطلوب (التنظيم)، وأن القيادة والتحفيز و التي اعتمد عليها قد حققت أغراضها (التوجيه) ومن هنا يحتاج إلي الرقابة لكي تعطيه إجابة وافية لهذه التساؤلات.

ويحتاج المدير إلى التأكد من النتائج التي تحققت حتى يمكنه أيضاً أن يقوم بإعادة التخطيط وإعادة التنظيم للفترات المقبلة، فقد يتضح أن التخطيط لم يكن واقعياً أو التنظيم لم يكن واضحاً، ومن هنا يأخذ ذلك في الحسبان عند إعادة التخطيط وإعادة التنظيم، وتفيد الرقابة أيضاً في تعريف المدير عما إذا كانت الاتصالات الإدارية التي استخدمها والتحفيز الذي استعان به في تحفيز الفريق وأن أسلوبه في القيادة يتناسب مع الموقف الذي يتعامل معه؛ وكذلك تأتي وظيفة الرقابة بعد الوظائف الأخرى حيث أن أساليب وأدوات الرقابة … الخ يتم استخلاصها من الخطط التي أعدها المدير، والتنظيم الذي حدده وكذلك أساليب التوجيه التي يتبعها.

ويوضح الشكل التالي كيف تؤثر الرقابة في وظائف المدير وأيضاً تتأثر بوظائف الإدارة الأخري:

الرقابة: التعريف، الأهمية، الأنواع، الخطوات، الخصائص، الأساليب — **كيف تؤثر الوظائف الأخرى للإدارة في وظيفة الرقابة وتتأثر بها**

ونظراً لأن الموارد المتاحة للمنظمات أصبحت محدودة فأصبح الأمر لا يتحمل أن تعمل الإدارة بدون معرفة ما إذا كانت هذه الموارد تستخدم في الاتجاه الصحيح أم لا؛ وهذا يتم عن طريق الرقابة التي تهدف إلي قياس الانحرافات عن التخطيط أو البرنامج المحدد مقدماً وتحديد الإجراءات التصحيحية.

العلاقة بين التخطيط والرقابة على المستويات الإدارية

وكما يتبين في الشكل التالي الذي يوضح العلاقة بين التخطيط والرقابة والمستويات الإدارية، أن عملية التخطيط Planning Process تقوم بتحديد الأهداف التي تعد الأساس Foundation للرقابة. وهذا يؤكد وظيفة التخطيط تقوم بدور (القلب) Heart لجميع وظائف المدير . فمن هذا الشكل يتضح أن (رسالة المنظمة) هي المبرر الرئيسي لوجود المنظمة، وأنها توجه التخطيط والبرمجة في المنظمة؛ وفي ضوء هذه الخطط والبرامج المعدة بواسطة المستويات الإدارية الأعلى تقوم المستويات الإدارية الأدنى بتحديد الأهداف للأقسام، للوحدات، وللأفراد، وطالما أن هناك خططاً وأهدافا محددة فلابد من أن يكون هناك رقابة لكي تعطي للإدارة المعلومات المفيدة عن مدى تقدم تنفيذ هذه الخطط وتحقيق الأهداف على مستوى المنظمة ككل، الإدارات، الأقسام، والوحدات، والأفراد.

كذلك ترغب الإدارة في معرفة ما إذا كان هناك تعديلات ضرورية في الخطط المعدة للفترات المقبلة أو أن التنظيم المحدد يصلح للفترات المقبلة، وهذا يمكن معرفته عن طريق المعلومات التي تقدمها الرقابة.

خصائص الرقابة الفعالة

1. قبول الرقابة

قبول الرقابة بواسطة العاملين في المنظمة وتعميق مفهوم الرقابة كوسيلة وليست غاية في حد ذاتها وتهدف إلي مساعدة العاملين على الأداء المتميز، وهذا لا يتحقق إلا إذا نظر العاملون للرقابة على أنها جهاز مساند Supporting ليس لتصيد الأخطاء وعقاب المهمل وإنما منع الأخطاء وتحديد المشاكل والمعوقات والعمل على حلها حتى لا يتعطل الإنتاج؛ ومن هنا بدلاً من أن يقوم العاملون بإخفاء المشاكل التي تحدث خوفا من الرقابة السلبية فإنهم سوف يظهرون الحقائق للرقابة طمعا في الوصول إلى حلول لها، ويفيد كثيرا إشراك من تطبق عليهم الرقابة في تحديد المعايير وتوقيت تقديم هذه التقارير الرقابية على قبول العاملين للرقابة.

2. التركيز على العوامل الحاكمة

يقوم المدير بتحديد المناطق الحاكمة في العمليات الخاصة بالقطاع الذي يشرف عليه ثم يضع المعايير تحت المراقبة المستمرة؛ ويقصد هنا بالعوامل الحاكمة، العوامل الأساسية التي يعتمد عليها نجاح القطاع أو فشله وأنه بتركيز الرقابة على هذه النقاط الحاكمة والتأكد أنه ليس هناك انحراف فإن ذلك يؤدي أيضا إلى التحكم والرقابة في جميع العمليات. فمثلا إذا تحكم وتراقب بشكل فعال رقم المبيعات فإن ذلك يعكس الأداء في نشاط رجال البيع، أسلوب رجال البيع في التعامل مع العملاء، فعالية برامج الدعاية والترويج وهكذا.

3. اقتصاديات الرقابة

طبيعي أن تكلفة الرقابة يجب أن تقارن بالمنافع والمميزات التي تتحقق منها، وتحتاج الرقابة إلى أفراد وأجهزة ..الخ، فهل يعقل أن يتم إعداد نظام للإنذار المبكر وكاميرات مراقبة لحماية أشياء ليست ذات قيمة، إن نظام الرقابة اللازم للرقابة على شراء دبابيس الورق يجب ألا يكون في مستوى نظام الرقابة اللازمة لشراء ماكينات التصوير للمنظمة.

4. توافر المعلومات الصحيحة

توافر المعلومات الصحيحة من حيث أسباب الانحرافات فقد يحدث انخفاض في رقم الإنتاج ويبدو أن السبب هو انخفاض في قدرة وكفاءة العاملة ولكن بالتدقيق قد يتضح أن السبب ليس في انخفاض الكفاءة بقدر انخفاض في الدافعية (التحفيز) لدى العمالة.

5. توقيت ظهور نتائج الرقابة

قد تحدث انحرافات عن المعايير ولكن يجب أن تظهر هذه الانحرافات بسرعة وكذلك معرفة أسبابها، فنظام الرقابة الفعال يتوقع هذه الانحرافات قبل أن تحدث ويحذر بذلك Warn، وهذا ما يسمى بالرقابة السابقة والرقابة الملازمة؛
وإن لم يستطع فإن نظام الرقابة يجب أن يظهر الانحرافات فور وقوعها حيث لا معنى لإظهار تقارير رقابية بعد انقضاء وقت طويل لحدوث الخطأ في المستقبل أو حتى في تحقيق الجزاء الإداري حيث لا فائدة من اكتشاف الانحراف ثم يظهر بعد ذلك أن المتسبب في الخطأ قد ترك العمل مثلاً.

6. البساطة في العملية الرقابية

يجب أن يكون النظام الرقابي واضحا ومفهوما لمن يطبق الرقابة وأيضا لمن تطبق عليه، ويجب أن يعكس النظام العمليات التي يقوم بمراقبتها؛ فعند الرقابة على الإنتاج نحتاج إلى معايير، أدوات، تقارير تختلف عن تلك اللازمة للرقابة على الأموال مثلا.

7. إعادة النظر

يجب إعادة النظر في معايير الرقابة وأدواتها .. الخ من وقت لآخر وذلك للتأكد من أنها تتلاءم مع الظروف والأحوال السائدة Valid.

المعلومات والرقابة

يساعد نظام المعلومات الإدارية Management Information علي تزويد الإدارة بالمعلومات الصحيحة في الوقت المطلوب وذلك حتى يتمكنوا من القيام بوظائفهم المختلفة من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة؛ وهذه المعلومات خاصة بالماضي، بالحاضر، بالمستقبل سواء كانت تتعلق بالعوامل الداخلية للمنظمة أو العوامل الخارجية. والتركيز هنا على المعلومات Information وليست البيانات الخام Raw data، فالمعلومات هي بيانات تم اختيارها بدقه Selected، معالجتها Processed ، وتم تنظيمها وترتيبها Organized لكي تكون مفيدة للمدير؛ ولذلك يقوم نظام المعلومات بتحديد مصدر البيانات، وتصميم النظام الذي يزود الإدارة بالمعلومات من واقع هذه البيانات.

هناك أربعة عوامل أساسية يجب أخذها في الحسبان عند بناء وتقييم نظام معلومات الرقابة:

التماشي مع أهداف المنظمة، إلي أي حد يتماشى نظام الرقابة ويعضد reinforce أهداف المنظمة.
مدى وجود تنسيق وتكامل في تدفق المعلومات الرقابية
توفير المعلومات الرقابية من حيث الكمية والجودة حيث لا فائدة من توفير معلومات أكثر أو أقل من اللازمة أو معلومات غير دقيقة.
توفير المعلومات الرقابية في التوقيت المطلوب.

ومن الملاحظ أن المعلومات الرقابية تختلف حسب اختلاف المستوى الإداري كما يتضح من الجدول التالي :

المستوى الإداري	نوع المعلومات المطلوبة	متى
الإدارة العليا	المنافسون. الظروف الاقتصادية، العوامل القانونية والسياسية، التطور التكنولوجي معلومات عن الأداء الكلي overall للمنظمة	سنوي كل ثلاثة شهور
الإدارة الوسطى	معلومات عن القطاع المختص : البيع، الإنتاج، الأفراد، المشتريات، التمويل	أسبوعية شهرية
الإدارة المباشرة	رقم المبيعات اليومي، عدد الزيارات البيعية في الأسبوع، مردودات المبيعات اليومية، الفاقد اليومي من الخامات، رقم إنتاج الوردية الواحدة	يومية

ويلاحظ أن المعلومات الرقابية التي تحتاجها الإدارة العليا تكون أغلبها معلومات خارجية وفي حالة المعلومات الداخلية تكون معلومات متعلقة بالمنظمة ككل، أما الإدارة الوسطى فإن أغلب المعلومات التي تحتاجها هي معلومات داخلية وعن قطاع معين حسب اختصاص المدير التنفيذي إنتاج، تسويق … الخ وغالبا ما تكون هذه المعلومات معلومات أسبوعية أو شهرية، وفي حين الإدارة المباشرة تحتاج إلي معلومات أكثر تخصصا وكذلك معلومات تغطي فترات زمنية يومية أو حتى أقل من اليوم.

وفيما يلي بعض العوامل الواجب أخذها في الحسبان عند تصميم نظام المعلومات :

إشراف مستخدمي Users النظام في تصميم النظام وذلك لتحديد أهداف النظام .
توضح خطوط السلطة وتحديد مسارات تدفق المعلومات حسب المراكز المختلفة لأتخاذ القرار .
تحديد إجراءات واضحة لتجميع البيانات، تصنيفها، تفسيرها، معالجتها، تشغيلها، توزيعها حيث الحاجة إليها.
مركزية النظام كلما أمكن ذلك فلا داعي لوجود نظم مستقلة للمخازن، نظام معلومات مستقل للصيانة، نظام معلومات مستقل للإنتاج، نظام معلومات مستقل للأجور نظام معلومات مستقل للبيع …. وهكذا.

أساليب الرقابة الإدارية

في البداية يجب ان تعلم ان المدير مهما اختلف مستواه الإداري أو المجال الذي يقوم بالإشراف عليه فإنه يحتاج إلى ممارسة الوظيفة الرقابية حتى يتأكد من تحقيق الأهداف المحددة، الخطط المرسومة، الإجراءات المقررة وهكذا وبالتالي يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة؛ وبالتالي فإن معايير الرقابة ، أساليب الرقابة ، طبيعة التقرير الرقابي سوف تختلف حسب المستوى الإداري وحسب المجال الذي يقوم المدير بالإشراف عليه كما يتضح من الجدول الآتي :

الأسلوب	المعايير	المعلومات	الإجراء التصحيحى
1. كشف وصف الوظيفة	– مواصفات الوظيفة – المهارات المطلوبة – الخبرة – المؤهلات – الصفات القيادية	– معلومات تاريخية عن المتقدم لشغل الوظيفة – نتائج الاختبارات والمقابلات الشخصية	تعيين أو عدم تعيين برامج تدريب
2. فحص الخامات	نسبة الخامات المعيبة التي يمكن التغاضي عنها.	فحص العينات في الخامات	قبول — رفض — إعادة اختيار
3. الموازنة الرأسمالية	– فترة الاسترداد – العائد على الاستثمار	التكاليف والإيرادات التقديرية	قبول — رفض — إعادة تشكيل المشروع
4. التوجيه	الأداء المطلوب	جمع بيانات عن الأداء الفعلي	تغيير في الخطط، التدريب
5. تحليل القوائم المالية	المعايير النمطية السائدة في الصناعة	– الميزانية العمومية — حساب أ. خ	تغيير في الخطط
6. تحليل التكاليف المعيارية	معايير نمطية من حيث الزمن والتكلفة	نظام التكاليف	تغيير فى النشاط
7. الرقابة علي الجودة	نسبة الانتاج المعيب المقبولة في الصناعة	إجراءات العينة	تعديل في نظام الإنتاج
8. تقييم أداء العاملين	أداء العاملين النمطي	والملاحظات وتقارير التنفيذ	تغيير في الاختصاصات