الأهداف التشغيلية: ما هي، فوائدها، كيفية إنشائها، أمثلة عليها

يعد تحديد الأهداف التشغيلية داخل المنظمة خطوة مهمة في تزويد فرق العمل بأهداف محددة بوضوح. وغالبًا ما توفر الأهداف التشغيلية إطارًا لفهم التوقعات وتقييم أداء الموظفين. ويمكن أن يساعدك التعرف على هذا النوع من الأهداف في تصميم أهداف واضحة ومفيدة. في هذه المقالة، نوضح ما هي الأهداف التشغيلية، ونقارن الأهداف التشغيلية بالأهداف الإستراتيجية، ونشارك فوائد تحديد الأهداف التشغيلية ونشرح كيفية إنشاء الأهداف التشغيلية.

تعريف الإدارة الاستراتيجية

الإدارة الاستراتيجية Strategic Management هي مجموعة التصرفات والقرارات التى تعمل على إيجاد استراتيجيات فعالة لتحقيق أهداف المنظمة، ورغم أن هذا التعريف يميل أكثر إلى العمومية والتوصيف لطبيعة العمل الاستراتيجي الإداري، فإن هناك من عرّف إدارة الاستراتيجية من منطلق الأدوار والمراحل الضرورية لإتمامها، ومن هؤلاء (Fred R David) فريد داوود الذي عرفها بقوله: “فن وعلم صياغة، وتطبيق، وتقويم التصرفات والأعمال التي من شأنها أن تمكن المنظمة من وضع أهدافها موضع التنفيذ”.

ومن خلال ذلك يتضح أن هناك ثلاث مراحل أساسية لإتمام عملية إدارة الاستراتيجية وهي:-

أ. صياغة الاستراتيجية: Strategy Formulation
ب. تطبيق الاستراتيجية: Strategy Implementation
ج. تقويم الاستراتيجية: Strategy Evaluation

ما هي صياغة الاستراتيجية؟

صياغة الإستراتيجية strategy formulation هي عملية اختيار مسار العمل الأنسب لتحقيق الأهداف والغايات التنظيمية وبالتالي تحقيق الرؤية التنظيمية، وتعرف ايضاً صياغة الاستراتيجية بأنها هي عملية تحديد الأهداف وتحديد الخطة التنفيذية المناسبة لتحقيق تلك الأهداف؛ وتستخدم المنظمة صياغة الإستراتيجية للتخطيط للنجاح وإدخال تحسينات على استراتيجيات مكان العمل حسب الحاجة. وصياغة الإستراتيجية ضرورية لتحقيق وقياس إمكانية تحقيق الأهداف؛ وبعد إنشاء الاستراتيجيات، تقوم المنظمة عادةً بتعليم موظفيها حتى يعرفوا غرض المنظمة وأهدافها وغاياتها.

ما هي تنفيذ الاستراتيجية؟

تعرف تنفيذ الاستراتيجية strategy implementation بأنها :

العمليات التي من خلالها يتم تنفيذ استراتيجيات المنظمة، والمتمثلة في وضع الهيكل التنظيمي والأهداف السنوية، ووضع السياسات، البرامج … الخ ..
تحويل الخطة الاستراتيجية للمنظمة إلى فعل ثم إلى نتائج.

وضع الاستراتيجيات موضع التنفيذ من خلال الهيكل التنظيمي، الأهداف السنوية، والسياسات، والبرامج، والموازنات، والإجراءات، والقواعد.
سلسلة من الأنشطة والفعاليات المترابطة التي تمارس لوضع الاستراتيجية موضع التنفيذ من خلال البرامج التنفيذية والموازنات التقديرية والمؤشرات والإجراءات
تهيئة المنظمة من كافة الجوانب الإدارية و الوظيفية بحيث تساعد على وضع الخطة موضع التنفيذ من خلال التركيز على بنية التنظيمات، والإطار العام لتنفيذ الاستراتيجية، والهياكل التنظيمية الداعمة للاستراتيجية، وبناء الهيكل الوظيفي، وتحديد درجة المركزية واللامركزية في المنظمة بالإضافة إلى التنسيق والتكامل بين مختلف الوحدات التنظيمية

مراحل تنفيذ الاستراتيجية

تتطلب تنفيذ الاستراتيجية الربط بين ما يجب أن تصل إليه والأسلوب الذي ينبغي أن تتبعه للوصول إلى ذلك الهدف. ولكي تستطيع المنظمة أن تقوم بتنفيذ الاستراتيجيات فإنها تحتاج إلى ما يلي:-

أن تحدد المنظمة أهدافها التفصيلية (Goals). (موضوع مقالة اليوم)
وضع السياسات.
تحليل وإدارة الهيكل التنظيمي
تخصيص الموارد بكفاءة لتنفيذ الاستراتيجيات التي تم صياغتها بنجاح.
دفع العاملين وتحفيزهم للتنفيذ.

ما هي الأهداف التشغيلية؟

الأهداف التشغيلية Operational Goals هي الأهداف المحددة لقسم داخل المنظمة، ويمكن أن تعرف الأهداف التشغيلية بأسماء أخرى في بعض الشركات، بما في ذلك “الأهداف التكتيكية tactical objectives”، وأيًا كان الاسم الذي تستخدمه الشركة، غالبًا ما تشترك الأهداف التشغيلية في العناصر التالية:

أهداف متوسطة المدى: عادة ما يكون للهدف التشغيلي هدف يتطلب ما بين سنة وسنتين لإكماله؛ ويسمح ذلك بالتخطيط للمشاريع التي تمتد لعدة أسابيع أو أشهر، مع الاستمرار في تقديم التقييمات التي يمكن أن تسمح بتحديد النجاح بسرعة.

مخصص لمجموعة عمل محددة: يرتبط كل هدف تشغيلي بقسم فردي أو مجموعة عمل داخل المنظمة، ويسمح هذا للشركة بوضع أهداف تشغيلية متعددة مع مجموعات عمل متعددة داخل الشركة لتلبية أهداف واحتياجات مختلفة.

التسليمات القابلة للتتبع: يتضمن الهدف التشغيلي نتيجة يمكن ملاحظتها تُستخدم لتتبع التقدم المحرز، وهذا يسمح بتحسين فهم مستويات الأداء من أعضاء الفريق.

توقعات قابلة للتنفيذ: يتضمن الهدف التشغيلي أهدافًا توفر إجراءات واضحة للفريق لإكمالها من أجل تحقيق أهدافهم؛ ويوفر هذا إرشادات للموظفين لتطوير خطط لأنفسهم أو لفرقهم.

تخصيص الميزانية: يتضمن الهدف التشغيلي الميزانية المخصصة لاستكمال المشروع؛ ويوفر هذا تقييمًا لتكلفة التسليم الفعلية ويساعد أيضًا في التخطيط من خلال تزويد الموظفين برقم دقيق لمقدار الأموال التي يمكنهم إنفاقها أثناء إكمال مهامهم.

الفرق بين الأهداف التشغيلية والأهداف الإستراتيجية

الأهداف الإستراتيجية Strategic Goals هي أهداف محددة وطويلة الأجل تضعها الشركة لنفسها لتحقيق حالتها المستقبلية المنشودة، وهذه الأهداف الاستراتيجية هي أهداف مالية وغير مالية على حد سواء، لذلك يمكن أن تتخذ أشكالًا مختلفة اعتمادًا على نموذج العمل الخاص بالمنظمة؛ وهذه الأهداف بمثابة خارطة طريق لشركة فهي توفر التوجيه والتركيز لصنع القرار، وتخصيص الموارد، والعمليات التشغيلية.

الأهداف الاستراتيجية تعتبر بمثابة موجه أساسى عام لتحديد الاستراتيجية العامة على مستوى المنظمة ومستوى النشاط، إلا أنها لا تفيد كثيرا فى توجيه وقيادة الاستراتيجيات التنفيذية والأنشطة اللازمة لتطبيق الاستراتيجيات الأساسية؛ ومن هنا فإن تحديد أهداف تشغيلية قصيرة الأجل تنبع من الأهداف الإستراتيجية، يعتبر من الخطوات المهمة لتنفيذ الاستراتيجية. وتعتبر مثل هذه الأهداف هى التعبير العملى الدقيق لمساهمة الإدارات الفرعية فى تنفيذ (تطبيق) الاستراتيجية الأساسية، ومن هنا كان من الضرورى مراعاة دقة وحسن تحديدها وصياغتها، بما ينعكس على نجاح عملية تطبيق الاستراتيجية.

والأهداف التشغيلية عادة ما تكون أهدافًا إدارية أو مالية أو أهدافًا خاصة بالمنتج؛ وتركز هذه الأهداف على نطاق ورؤية أصغر من الأهداف الإستراتيجية. فعلى سبيل المثال، قد يكون الهدف الاستراتيجي للشركة هو زيادة الحصة السوقية للشركة بينما قد يكون الهدف التشغيلي هو نصيب الأقسام المختلفة ومساهمتها في تحقيق هذه الزيادة علي المستوى السنوي.

الأهداف التشغيلية: ما هي، فوائدها، كيفية إنشائها، أمثلة عليها

فوائد الأهداف التشغيلية

يمكن أن يوفر تنفيذ الأهداف التشغيلية داخل منظمتك العديد من الفوائد، بما في ذلك:

1. تبسيط الإستراتيجية

العديد من الأقسام لديها العديد من الأغراض والأهداف لتحقيقها، مما قد يجعل من الصعب وضع استراتيجية متسقة؛ على سبيل المثال، لدى قسم الموارد البشرية العديد من الوظائف، بما في ذلك التوظيف، والتعيين، وإدارة أعضاء الفريق، ومعالجة النزاعات؛ وتحديد الأهداف التشغيلية يسهل بدرجة كبيرة على الإدارة أو الفريق تبسيط الاستراتيجية لتحقيقها.

2. توضيح التوقعات

يمكن أن يساعد تحديد أهداف واضحة الموظفين على تحديد الأولويات لعملهم ومسؤولياتهم؛ فعندما تواجه طرقًا متعددة للتعامل مع مهمة أو مهام متعددة تحتاج إلى الفرز حسب الأهمية، فإن فهم الهدف التشغيلي للفريق يساعد الموظف على اتخاذ خيارات مستنيرة؛ ويمكن أن يساعد ذلك في رفع مستويات إنتاجهم الإجمالية من خلال تركيز انتباههم على فرص العمل الأكثر فائدة للشركة.

3. تحسين تتبع التقدم

بالنسبة لفرق العمل والموظفين الأفراد على حد سواء، من المهم أن يكون لديك نظام واضح لتقييم الأداء؛ فعندما تحدد الأهداف التشغيلية، فإنك تحدد المقاييس التي يمكنك استخدامها لتقييم التقدم نحو الهدف؛ ويمكن أن يساعدك استخدام الأهداف التشغيلية والمقاييس متوسطة المدى في تقييم التقدم بدقة وإجراء التعديلات حسب الضرورة.

4. تحسين تحليل الأداء

تعد الأهداف التشغيلية طريقة ممتازة لتتبع مستويات أداء الفرق أو الأقسام داخل الشركة؛ فمن خلال مراقبة الأهداف التشغيلية التي تلبيها الأقسام، يمكنك تحديد المجالات التي تعمل بكفاءة أكبر؛ ويمكن أن يساعد هذا أيضًا في تحديد الموظفين الأفراد داخل الأقسام الذين يؤدون أداءً استثنائيًا حتى تتمكن من مساعدتهم على التحسين، ويمكنك أيضًا التعرف على العمل الاستثنائي كعلامة على أن الموظف قد يكون جاهزًا لمنصب أكبر داخل الشركة.

كيفية إعداد هدف تشغيلي

إذا كنت تعتقد أن شركتك أو فريقك يمكنه الاستفادة من تحديد الأهداف التشغيلية، فإليك كيفية إنشاء هدف تشغيلي فعال وقابل للتنفيذ:

1. قم بتقييم إستراتيجيتك طويلة المدى

قبل تحديد أهدافك التشغيلية، من المهم تقييم الاستراتيجية الحالية طويلة المدى؛ فالأهداف التشغيلية تساعد المنظمة على العمل نحو أهداف أكبر (أوسع)، ويمكن أن يساعدك تقييم الإستراتيجية الحالية طويلة المدى في التوفيق بين الاثنين. فعلى سبيل المثال، إذا كان لدى الشركة استراتيجية طويلة الأجل لزيادة الإيرادات، فقد يكون الهدف التشغيلي لفريق المبيعات هو زيادة المبيعات؛ ويمكن أن يساعد ذلك فريق المبيعات في دعم الاستراتيجية طويلة المدى مع تحقيق الأهداف التشغيلية.

2. إنشاء مجموعة عمل

يمكن لكل قسم أو فريق داخل المنظمة استخدام الأهداف التشغيلية؛ فعند تحديد الأهداف التشغيلية، حدد أولاً مجموعة العمل التي ستحقق تلك الأهداف، وهذا مهم لأن الأهداف التشغيلية للأقسام المختلفة يمكن أن تكون مختلفة بشكل كبير. فعلى سبيل المثال، قد يكون الهدف التشغيلي لفريق المبيعات هو بيع عدد معين من المنتجات، بينما قد يكون الهدف التشغيلي لفريق التسويق هو زيادة النقرات على موقع ويب وزيادة التفاعل على صفحات التواصل الإجتماعي للشركة.

3. إنشاء أهداف أصغر ضمن الهدف التشغيلي

بعد إنشاء مجموعة العمل وتحديد الهدف التشغيلي المطلوب منهم تحقيقه، قم بتقييم الهدف وتقسيمه إلى مراحل؛ ويساعد ذلك في الحفاظ على تحفيز أعضاء الفريق وإنتاجيتهم أثناء العمل نحو تحقيق هدف. فعلى سبيل المثال بالنسبة لفريق المبيعات، قد يشمل ذلك الوصول إلى عدد معين من العملاء المحتملين عبر الهاتف كل يوم.

4. تتبع التقدم وإجراء التغييرات حسب الحاجة

وضح لفريقك المقاييس التي تستخدمها لقياس تقدمهم نحو الهدف. فعلى سبيل المثال، يمكنك قياس رضا الموظفين كمقياس لقسم الموارد البشرية؛ وفم بتتبع تقدم الفريق وقم بإجراء تعديلات على الأهداف الأصغر حسب الحاجة (الخطوة السابقة) لمساعدتهم على تحقيق المزيد من التقدم نحو الهدف التشغيلي.

أمثلة على الأهداف التشغيلية

يمكن أن تغطي الأهداف التشغيلية مجموعة واسعة من الأهداف داخل المنظمة؛ وتشمل المجالات الشائعة التي يتم استخدام الأهداف التشغيلية فيها، الأهداف المالية لتحسين هامش ربح الشركة والأهداف الوظيفية لتحسين العمليات داخل المنظمة وأهداف القوى العاملة لتحسين الثقافة داخل المنظمة. وتوضح هذه الأمثلة كيف يمكنك إنشاء هدف تشغيلي في كل حالة من هذه المواقف:

مثال على الهدف التشغيلي المالي

تسعى الشركة إلى تحسين هامش الربح على المنتجات التي تصنعها وتضع هدفًا تشغيليًا لقسم الإنتاج لخفض تكاليف الإنتاج بنسبة 5٪، ويضع مدير فريق الإنتاج خططًا لخفض التكاليف من خلال تحسين الكفاءة على خط الإنتاج وتقليل تكلفة التوريد.

إنهم يعملون على إنشاء إجراءات جديدة تسمح للموظفين بزيادة معدلات إنتاجهم وخفض تكلفة العمالة لكل وحدة وتحديد مورد جديد يقدم المواد التي يحتاجونها بمعدل أقل لتقليل تكاليف المواد الخاصة بهم.

مثال على الهدف التشغيلي الوظيفي

في نفس الشركة، وضع كبار الموظفين هدفًا تشغيليًا لعمال المستودعات لتحسين سجل السلامة داخل القسم؛ ويعقد موظفو إدارة المستودع اجتماعات مع الموظفين لمناقشة قواعد الأمن والسلامة وإنشاء أنظمة جديدة لسلوك أكثر أمانًا داخل المستودع.

ويبدو أن العمل على إنشاء وثائق سلامة جديدة ومساعدات تدريبية لعمال المستودعات لتوفير بيئة عمل أكثر أمانًا سيتم الانتهاء منه بحلول نهاية فترة الهدف البالغة عام واحد.

مثال على الهدف التشغيلي للقوى العاملة

قرر كبار الموظفين داخل الشركة أن قسم المبيعات للمنظمة سيستفيد من التدريب المكثف؛ ولقد وضعوا هدفًا تشغيليًا يستهدف نسبة مئوية محددة كمقياس يجب علي موظفي المبيعات الذين يحصلون على سلسلة من الشهادات المعتمدة في المبيعات تحقيقه.

ويعمل قسم المبيعات على إنشاء نظام لدعم موظفي المبيعات المسجلين في برامج الشهادات والتعليم الإضافي؛ وهذا يسهل على موظفي المبيعات متابعة التدريب المكثف لتحقيق الهدف التشغيلي وهو النسب المئوية للشهادة المعتمدة.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.