نظام 5s هو نظام مفيد للشركات للحفاظ على التنظيم داخل مكان العمل مع جعل الحفاظ على النظافة أولوية قصوى؛ وباستخدام نظام 5s، يتم إزالة الفوضى من موقع العمل وتنظيفه وإنشاء خطوات لمساعدتك على إدارة سير العمل بكفاءة. فإذا كنت مهتمًا بتنسيق وتنظيم مساحة العمل الخاصة بك، فقد يكون التعرف على نظام 5s مفيدًا لك؛ وفي هذه المقالة، نوضح ما هي 5s بالعربي او ما يطلق عليها التاءات الخمس، ونشرح ما تتضمنه الأجزاء المختلفة منها وما هي فائداتها.
ما هي منهجية 5s؟
منهجية 5s (التاءات الخمس) هي تقنية يمكن للموظفين في مكان العمل استخدامها للتأكد من أنهم يعملون بكفاءة وبشكل صحيح ودقيق؛ والعبارات الخمس في هذا النظام مأخوذة من اليابانية وعادة ما تُترجم على أنها تصنيف Sorting وترتيب Set in Order وتنظيف Shining وتقنين Standardise وتثبيت Sustain. وتركز 5s على ترتيب المعدات والمواد بحيث يسهل الوصول إلى مساحة العمل وتنظيفها واستخدامها؛ ويمكن للشركات استخدام نهج 5s على أساس منتظم، مثل مرة واحدة في الأسبوع أو الشهر أو السنة، لضمان الاحتفاظ بمساحة عملهم بحالة جيدة.
مقالة ذات صلة: التحسين المستمر: ما هو، اهميته، فوائده، نماذجه، كيفية تنفيذه
وفيما يلي بعض الصناعات التي يمكن أن تستفيد من نظام 5s:
- المناظر الطبيعية
- البيع بالتجزئة
- التكنولوجيا
- البناء
- التسويق
- التمويل
- التعليم
- التصنيع
- الرعاية صحية
مقالة ذات صلة: كايزن: ماهو، المبادئ، المحاور، خطوات تطبيقها
فوائد 5s
فيما يلي عدة طرق يمكن أن تستفيد بها الأعمال من استخدام نظام 5s:
1. تحسين الجودة الشاملة للأعمال
يؤدي استخدام هذا النظام إلى تحسين الجودة الشاملة للأعمال لأنه يشجع الموظفين على أن يكونوا سباقين في تنظيف وتنظيم مساحة عملهم.
مقالة ذات صلة: إدارة الجودة الشاملة: ما هي، أهميتها، أهدافها، مبادئها، وظائفها
2. بيئة أكثر أمانًا
إذا شجعتك الإدارة على استخدام نظام 5s، فيمكنك الحصول على بيئة عمل أكثر أمانًا من خلال إبقائها منظمة ونظيفة وصيانتها جيدًا.
3. زيادة الإنتاجية
يمكن أن تؤدي إزالة العناصر غير الضرورية من مساحة العمل الخاصة بك إلى زيادة الإنتاجية نظرًا لأنك قد تقضي وقتًا أقل في البحث عن المعدات الصحيحة.
4. نفايات أقل
من خلال التبرع بالأشياء التي لا تستخدمها أو إعادة تدويرها ، فإنك تولد نفايات أقل في مكان عملك.
خطوات منهجية 5s
تشمل الخطوات المختلفة لنظام 5s ما يلي:
- تصنيف
- ترتيب
- تنظيف
- تقنين
- تثبيت
والآتي شرح موجز لهذه الخطوات:
1. تصنيف Sorting
التصنيف Sorting و باليابانية Seiri يشير إلى أن الاعتناء بمكان العمل (سواء المكتب أو بيئة العمل أو موقع الإنتاج) يبدأ بتصنيف كل ما فيه، وتقسيم أدوات ومعدات العمل إلى ضرورية وغير ضرورية، ثم التخلص من الأخيرة. وعادة ما يبدأ نشاط التصنيف بوضع العلامات الملونة علي الأدوات والآلات في بيئة العمل؛ حيث ينزل الموظفين المسؤولين عن تطبيق منهجية 5s إلى موقع الأحداث، ويضعون علامات حمراء اللون فوق الأدوات والآلات غير المستخدمة أو المعطلة أو القديمة أو التي لم تستخدم منذ فترة طويلة أو التي لن تستخدم في المستقبل لتستبعد من موقع العمل ويتم إلقاؤها في سلة المهملات أو بيعها خردة.
أما الأدوات والآلات في بيئة العمل والتي ستحتاجها في المستقبل فيتم نقلها إلى المخازن بعد عمل الصيانة اللازمة لها والتخزين السليم لها؛ أما الأدوات والآلات في بيئة العمل التي يتم استخدامها بالفعل وتعمل بالفعل فيتم وضع علامات خضراء عليها؛ وهذا ولا بد من تكرار هذه العملية مرة تلو الأخرى حتى نتخلص من كل الزوائد التي تزدحم بها بيئة العمل.
مقالة ذات صلة: الصيانة: تعريفها، أهميتها، أنواعها
2. ترتيب Set in Order
التنظيم Set in Order و باليابانية Seiton يقصد به أهمية ترتيب أو تنظيم الأشياء الضرورية والهامة في الأماكن الصحيحة والسليمة؛ بمعنى أنه بعد أن يتم التخلص من الزوائد، يأتي دور ترتيب الأشياء الباقية والتي تعتبر ضرورية للعمل. والترتيب هنا يعنى:
- وضع الأشياء في أماكن محددة بحيث يقل الوقت والجهد المبذولان في العثور عليها أو البحث عنها إلى الحد الأدنى.
- تخصيص مكان محدد وعنوان معروف لكل شيء؛ فعلى سبيل المثال، يعطى كل رف في المكان رقماً خاصاً مثل (الرف رقم أ-1 ، وهكذا)، ثم يضاف نفس الرقم للمواد والملفات التي ستوضع على نفس هذا الرف.
- الاتفاق على الحد الأقصى والحد الأدنى من الكميات التي توضع في كل مكان، بحيث إذا زادت عن حدها الأقصى تنقل إلى مكان آخر (المخزن مثلآ) وإذا قلت عن حدها الأدني يضاف إليها كميات أخرى.
3. تنظيف Shining
التنظيف أو التلميع Shining وباليابانية Seiso يشير إلى أهمية تنظيف وتلميع بيئة العمل؛ فعندما ينظف العامل أدواته ومعداته، فإن يتحسس بيديه الأماكن الخفية منها، الأماكن التي تسكنها الحشرات أو يتراكم عليها الغبار، أو يتسرب منها الغاز أو الزيت أو البنزين. الخ؛ وداخل هذه الأماكن تكمن أسرار كثرة قد تكون ضارة أو نافعة، ويتم اكتشافها مبكراً، فكثيراً ما يحدث أن يكتشف العمال – خلف أجهزتهم – أسلاك كهربائية عارية قريبة من مواد قابلة للاشتعال.
4. تقنين Standardise
التقنين أو التنميط Standardise و باليابانية Seiketsu يقصد به ضرورة وضع قواعد محددة لما ينبغي أن يكون عليه الحال في مكان العمل؛ ويتضمن التقنين وضع وتأسيس الثقافة التنظيمية التي تؤدى إلى استمرار تنفيذ عملية التطهير بجميع خطواتها بصفة متكررة و قابلة للتطوير.
5. تثبيت Sustain
الاستمرار أو التثبيت او الاستدامة Sustain و باليابانية Shitsuke يقصد به وضع نظم للتأكد من استمرارية هذه العملية كلها؛ وعندما يتعلق الأمر بتطبيق منهجية 5s، يعتبر كل من التصنيف والترتيب والتنظيف أنشطة دورية لا تتوقف، بل تستمر إلى ما لا نهاية.
مثال على تطبيق منهجية 5s
كان أحد الأقسام الهندسية يشكو صغر المساحة المخصصة له، وازدحامها بالأفراد والأدوات؛ واعتقد الجميع أن الحل الوحيد هو نقل هذا القسم إلى مكان أكر اتساعاً لكن الإدارة قررت القيام بحملة لتطهير مكان العمل (جمبا). ووجدت الحملة 400 ملف تخص منتجات تراكم عليها الغبار، بالإضافة إلى 400 عينة من هذه المنتجات؛ وكانت الشركة قد قررت إنتاج 50 منتج منها فقط من المنتجات التي في الملقات، ولم تعد تنتج أي كمية من 350 منتج الباقية.
وقامت الحملة بوضع علامات حمراء على المنتجات المرفوضة تمهيدا لإزالتها ولم يعترض أحد؛ وبذلك تخلصت الإدارة من ستة دواليب كبيرة، فاتسع المكان. وتعتبر بيئة العمل غير المنظمة والتى تعم فيها الفوضى أكر معوقات الإنتاجية؛ ونفس الشيء ينطبق على المصنع ذي التصميم السيئ والمكاتب المزدحمة وغير المرتبة، الأمر الذي يؤدى إلى فوضي في جدولة العمليات، أو شحن أحد خطوط سير العمل بزخم من المهام المتضاربة، فضلا عن عدم انسيابية خطط وجداول الأداء.
فوجود الأشياء التافهة وغير الضرورية في بيئة العمل، يولد أنشطة غير ضرورية أثناء القيام بالعمل، كتلك العلاقة العكسية بين كمية الأوراق على مكتبك وحجم العمل الذي تنجزه؛ فكلما امتلأت بيئة العمل بصغائر الأمور، زاد الهدر في الوقت والجهد والموارد وقلت الإنتاجية.
مقالة ذات صلة: الهدر (مودا): ما هو، وشرح أنواعه الثمانية بالتفصيل
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
