في هذه المقالة وضحنا تعريف المنظمة، ووضحنا بالتفصيل ما هي وظائف المنظمة، حيث تناولنا الوظائف الرئيسية للمنظمة والوظائف الثانوية للمنظمة، ووضحنا أيضاً مدى التكامل بين وظائف المنظمة.
تعريف الإدارة
الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.
مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها
وظائف الإدارة
فكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها، وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة،
مقالة ذات صلة: وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل
تعريف المنظمة
المنظمة Organization هي وحدة إجتماعية هادفة ذات تكوين إنساني منظم ومنسق بإرادة و وعى يتفاعل فيها الأفراد والجماعات ضمن حدود معينة نسبياً من أجل تحقيق أهداف مشتركة تخدم البيئة الخارجية المحيطة بها؛ كما تعرف المنظمة بأنها وحدة اجتماعية تتكون من مجموعة الأفراد الذين يعملون معاً لتحقيق مجموعة الأهداف المنشودة بعلاقات اجتماعية داخل المنظمة بهدف تحقيق الأهداف المسطرة (الأهداف التنظيمية)).
مقالة ذات صلة: المنظمة: التعريف، السمات،الخصائص، الأنواع، الأهمية، الأهداف
وظائف المنظمة
المنظمة توجد لتحقيق الأهداف الملقاة على عاتقها والمحددة لها إما بواسطة المنظمة نفسها في حالة المنظمات التي تعمل في قطاع الأعمال حيث يتوافر لدى المنظمة درجة كبيرة من المرونة والاستقلالية في تحديد أهدافها، أو قد تتحدد أهداف المنظمة في ضوء إطار يتم رسمه لها بواسطة الشركة القابضة في حالة الشركات التابعة التي تعمل في إطار قطاع الأعمال العام (الشركات المملوكة من قبل الحكومة) حيث تقل درجة الاستقلالية والحرية التي تتمتع بها المنظمة في تحديد أهدافها.
ولكي تحقق المنظمة الأهداف المحددة لها فإنه لابد من قيامها بمجموعة من الوظائف والأنشطة وهذا طبيعي فلكي يتحقق أي هدف يتطلب بذل مجهود من خلال القيام بأنشطة حيث أن الأهداف لا تتحقق بمجرد التأمل أو التمني. ففي المنظمة لابد من مجهود يبذل، ونشاط يؤدي، ووظائف تمارس، ولابد من التأكد باستمرار على أن الوظائف المطلوبة لتحقيق الهدف يتم ممارستها، وأنه لا يتم ممارسة أي وظائف لا تساهم في تحقيق الهدف.
ويتطلب الأمر أيضاً التفرقة بين الوظائف التي تساهم مساهمة كبيرة في تحقيق الهدف لأن عدم القيام بها يؤدي إلي عدم تحقق الهدف، والوظائف الأخرى التي تساهم في تحقيق الهدف مساهمة محدودة حيث أن عدم القيام بها لن يؤثر تأثيراً كبيراً في تحقيق الهدف.
أي لابد من ترتيب الوظائف حسب الأولوية Priority لكي تضع الإدارة دائما نصب أعينها الوظائف الأكثر أهمية، فمثلا تخصص للوظائف ذات الأهمية العالية الموارد البشرية المطلوبة واللازمة وتعطي للوظائف الأقل أهمية موارد بشرية ومادية أقل؛ وأيضاً عند تحقيق الأهداف نجد أن هناك وظائف ترتبط مباشرة بالأهداف وهناك وظائف أخرى لها ارتباط غير مباشر.
مما سبق يتضح أن تحقيق الأهداف يتطلب القيام بمجموعة من الوظائف منها الوظائف الحيوية الهامة، الأساسية، التي عدم ممارستها يمنع ويحول دون تحقيق الأهداف، هذه هي الوظائف المباشرة التي ترتبط ارتباطاً مباشراً بالهدف، يمكن تسمية هذه الوظائف بالوظائف الأصلية، أو الوظائف الأساسية؛ وهناك أيضاً وظائف أقل حيوية، أقل أهمية، وعدم ممارسة هذه الوظائف لا يمنع ولا يحول دون تحقيق الأهداف فهي وظائف مساعدة فقط أو وظائف تابعة Subsidiary للوظائف الأصلية Principal.
ومما سبق يتضح ان للمنظمة وظائف أساسية ووظائف ثانوية، السؤال الذي يتبادر إلى الذهن الآن .. ما هي الوظائف الأساسية اللازمة لنجاح أي منظمة وما هي الوظائف الثانوية لها؟
مقالة ذات صلة: أنواع الشركات – الشركات الفردية وشركات الأشخاص وشركات الأموال
الوظائف الرئيسية للمنظمة
تتمثل الوظائف الأساسية لأي منظمة في ثلاثة وظائف :
1. وظيفة الإنتاج.
2. وظيفة التسويق.
3. وظيفة التمويل.
لا يمكن لمنظمة مهما كانت طبيعتها أن تنشأ وأن تستمر وأن تنمو إذا لم يتم ممارسة هذه الوظائف جمعياً. فعدم ممارسة أي من هذه الوظائف معناه عدم نجاح للمنظمة في تحقيق أهدافها وبالتالي لا يوجد أي مبرر يبرر قيامها أو استمرارها.
وطبيعي لكي تحقق المنشأة أهدافها لابد من أن تنتج خدمة أو سلعة عليها طلب، وإنتاج السلعة ليس هدفاً في حد ذاته وإنما لابد من تسويقها، ولكي تستطيع أن تنتج سلعاً وخدمات وتسوق هذه السلع والخدمات فإن الأمر يحتاج إلي القيام بوظيفة التمويل التي تعمل على توفير المال المطلوب؛ ولذلك تم اعتبار وظائف الإنتاج ووظائف التسويق ووظائف التمويل وظائف أساسية في اي منظمة.
مقالة ذات صلة: وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل
1. وظيفة الإنتاج
عندما يتم تطبيق مبادئ الإدارة على وظيفة الإنتاج في المنظمة فإنها تعرف باسم إدارة الإنتاج، وهي عملية تخطيط وجدولة والإشراف والرقابة على الأنشطة التي ينطوي عليها إنتاج السلع أي تحويل الموارد المختلفة إلى منتج ذي قيمة مضافة بطريقة فعالة؛ وفي هذه العملية يتخذ مدير الإنتاج القرار المتعلق بالجودة والكمية والسعر والتعبئة والتصميم وما إلى ذلك للتأكد من أن الناتج يحقق المواصفات.
وبلغة النظم يمكن تعريف وظيفة الإنتاج ببساطة بأنها: ذلك النشاط المسؤول عن تحويل المدخلات لمخرجات نهائية كما هو موضح بالشكل التالي:-
مقالة ذات صلة: وظيفة الإنتاج – التعريف، الأهمية، الأنشطة الرئيسية
2. وظيفة التسويق
تعد وظيفة التسويق من الوظائف الأساسية لأي منظمة، وعدم ممارسة هذه الوظيفة بفاعلية يؤدي إلي عدم نجاح المنظمة وعدم ضمان استمرارها وبقائها؛ وتقوم وظيفة التسويق بالبحث عن الرغبات والحاجات غير المشبعة في المجتمع، ثم تقوم بتقديم أفكار عن سلع وخدمات لإشباع هذه الرغبات، ثم تقوم بتسويق هذه السلع والخدمات بعد إنتاجها وأيضا القيام بالخدمات الخاصة بما هو بعد البيع سواء كانت الضمان، الإصلاح، الصيانة … الخ.
فلا نتصور أن تنشأ منظمة مهما كانت طبيعتها دون أن يكون هناك طلب أكيد Effective demand على منتجاتها (سلع وخدمات) وأي منظمة لكي تستمر وتنمو لابد وأن تكون قادرة على تسويق منتجاتها وإشباع رغبات ملحة في المجتمع وكلما زادت درجة إلحاح الرغبة Desire وأصبحت حاجة Need فإن الطلب يكون أكيداً على السلع والخدمات التي تشبع هذه الرغبات والحاجات.
مقالة ذات صلة: وظيفة التسويق – التعريف، الأهمية، الأهداف، الإطار العام
3. وظيفة التمويل
تظهر وظيفة التمويل جلياً في أي منظمة مهما اختلف طبيعتها ولكن قد يطلق عليها تسميات مختلفة، ففي المصنع تسمى الإدارة المالية، في المستشفى تسمى إدارة الحسابات أو التمويل، وفي كلية الأعمال فى الجامعة تسمى الشئون المالية وهكذا..
وتعرف الإدارة المالية بأنها:«ذلك النشاط الذي يختص بالتخطيط والتنظيم والمتابعة لحركتي دخول وخروج أموال المنظمة بموجب المواءمة بين اعتباري عائد الاستثمار وتكلفة تدبير الأموال لتحقيق مستوى ربحية يتناسب ورغبات الملاك».
مقالة ذات صلة: وظيفة التمويل – التعريف، والأهداف، والمهام
الوظائف الثانوية للمنظمة
وبعد استعراض الوظائف الأساسية للمنظمة الإنتاج والتسويق والتمويل، وفهمنا أن هذه الوظائف ضرورية لكي تنشأ وتنمو وتبقى وتستمر وتنجح، فبجانب هذه الوظائف الأساسية يتم ممارسة بعض الوظائف الأخرى كوظائف مساعدة للوظائف الأساسية الهدف من ممارسة هذه الوظائف هو ازالة جانب من الأعباء الملقاة على عاتق الوظائف الأساسية وجعلها متفرغة تماماً للعمل الأساسي.
1. وظيفة الأفراد
فمثلاً تقوم وظيفة الأفراد – كوظيفة ثانوية مساعدة – بمساعدة الوظائف الرئيسية الإنتاج والتسويق والتمويل في تحقيق أهدافهم عن طريق تكوين قوة العمل المطلوبة وتدريبها في مجالات الإنتاج والتسويق والتمويل وبالتالي تتخلص الوظائف الأساسية من أعباء البحث عن العمالة المطلوبة كماً ونوعاً، فعملية اختيار العمالة المطلوبة وإجراء التعاقدات معهم، و تدريب القوى العاملة … وهكذا من الوظائف الخاصة بوظيفة الأفراد .
الأنشطة الرئيسية لوظيفة الأفراد :
- تحديد الأعداد المطلوبة من الأنواع المختلفة للعمالة اللازمة للإنتاج والتسويق والتمويل … الخ
- الحصول على العمالة المطلوبة من مصادر قوة العمل المختلفة .
- إجراء الاختبارات الخاصة بالتعيين .
- إعداد البرامج التدريبية للعاملين
- تهيئة ظروف عمل حسنة للعاملين .
- القيام بأبحاث الأجور والمرتبات .
- إعداد نظم الترقية والنقل .
- إعداد نظام معلومات الأفراد .
- إعداد نظم الرعاية الاجتماعية لأفراد .
مقالة ذات صلة: إدارة الموارد البشرية: مفهومها، وأهميتها، ومهامها، ووظائفها، وأقسامها
2. وظيفة الشئون القانونية
ومن الأمثلة الأخرى للوظائف المساعدة وظيفة الشئون القانونية، فممارسة هذه الوظيفة يزيل عن كاهل الوظائف الأساسية الجوانب القانونية المتعلقة بوظيفة الإنتاج ووظيفة التمويل ووظيفة التسويق وتصبح هذه الوظائف أكثر تفرغاً للعمل الأساسي الخاص بالإنتاج والتسويق والتمويل .
مقالة ذات صلة: تعريف القانون وخصائصه وأهمية القانون ومصادره وأقسامه
3. وظيفة العلاقات العامة
ومثال ثالث للوظائف الثانوية المساعدة، وظيفة العلاقات العامة التي تهدف إلي تحسين صورة المنشأة لدى الجمهور الموردين، جمهور العاملين، جمهور المجتمع المحلي الأجهزة الحكومية المرتبطة بالمنشأة، الاتحادات العمالية وهكذا…
فوجود وظيفة العلاقات العامة يخفف عبء العمل الملقى على الوظائف الرئيسية ، الإنتاج ، التسويق ، التمويل . وفيما يلي نسرد الأنشطة المختلفة التي تمارس بواسطة وظائف الأفراد ، العلاقات العامة.
الأنشطة الرئيسية للعلاقات العامة
- تحديد أنواع الجماهير المختلفة المرتبطة بالمنظمة .
- إعداد خطط العلاقات العامة .
- اختيار وسائل الإتصال .
- إعداد النشرات العالمية .
- تنفيذ الأنشطة العالمية المختلفة .
- إعداد بحوث العلاقات العامة .
مدى التوافق والتكامل بين وظائف المنظمة
في بداية المقالة تعرضنا إلي الوظائف الرئيسية للمنظمة (إنتاج – تسويق – تمويل) وكذلك الوظائف المساعدة (أفراد – شئون قانونية – علاقات عامة … الخ) وأن تحقيق أهداف المنظمة يتوقف على فاعلية قيامها بأداء هذه الوظائف، وأظهر التحليل أن الوظائف الأساسية لها ارتباط مباشر بتحقيق أهداف المنظمة وعدم ممارسة أي وظيفة من هذه الوظائف يؤدي إلي عدم تحقيق الأهداف، فبدون التمويل لا يمكن أن يتحقق الإنتاج وبدون التسويق لا يمكن تصريف الإنتاج.
كما أن هناك درجة كبيرة من التكامل بين هذه الوظائف، بمعنى أن ممارسة كل وظيفة لا يمكن أن تتم بشكل مستقل وبمعزل عن ممارسة الوظائف الأخرى؛ ولا يمكن أن يبدأ الإنتاج ويتم الإنتاج متجاهلاً المعلومات التسويقية، فيجب ان يكون هناك إنتاج بالمعلومات التسويقية الخاصة بنوع المنتج المطلوب وكمية الطلب حتى لا تقوم وظيفة الإنتاج بإنتاج منتج يكون مصيره إلي المخازن للأبد؛ وبالتالي إذا لم يكن هناك توافق وتكامل بين التسويق والإنتاج ستتعقد وظيفة التسويق وتواجه الشركة مشكلات تسويقية في تصريف الإنتاج.
وهل يمكن لوظيفة التمويل أن تعمل بشكل مستقل ومنعزل عن الوظائف الأخرى؟، كيف تقوم وظيفة التمويل بتحديد مقدار المال المطلوب وكذلك التوقيت المطلوب فيه هذا المال؟، فلابد من الحصول على معلومات عن الإنتاج واحتياجاته المالية، و لابد من الحصول على معلومات عن التسويق واحتياجاته المالية للإنفاق على الحملات الإعلانية، أجور مندوبي البيع، مصاريف نقل المبيعات .. وهكذا .
مقالة ذات صلة: الفرق بين وظائف الإدارة ووظائف المنظمة
العلاقة بين وظائف المنظمة و البيئة
تعمل المنظمة في بيئة تتميز بالتغيير وعدم الثابت من وقت لآخر، فهناك البيئة المحلية والبيئة القومية والبيئة الإقليمية والبيئة الدولية ومن الضروري أن تتعرف المنظمة على حدود البيئة التي تعمل فيها وأن تراقب هذه البيئة وأن تحدث تغييراً في مجالاتها الوظيفية لكي تحقق درجة عالية من التوافق مع البيئة.
وتعد البيئة المحلية لمصنع الملابس الجاهزة في محافظة الجيزة بمصر هي نفسها بيئة محافظة الجيزة والمحافظات القريبة جداً منها مثل محافظة القاهرة ومحافظة الفيوم بمصر، و من هذه البيئة تحصل المنظمة على القوة العاملة، و على الأموال و على العملاء وعلى الموردين؛ ولهذا المصنع تعتبر بيئة جمهورية مصر العربية هي البيئة القومية National، فمنها يحصل المصنع على القوانين والتعليمات الخاصة بتسيير أمور المصنع، ومنها يتم تحديد أسعار البيع، وتحديد أجور العمال وعدد ساعات العمل ….الخ.
ويعد إقليم الشرق الأوسط ( الدول العربية والدول الأفريقية الملاصقة ) هي البيئة الإقليمية Regional لهذا المصنع، فإلى هذه المناطق يقوم المصنع بتصدير جزء من منتجاته؛ ويعد المجتمع الدولي International مثلاً أمريكا البيئة الدولية لهذا المصنع منها يحصل على المعدات والآلات اللازمة للإنتاج، وعند حدوث تغير في تكنولوجيا الإنتاج فإن هذا المصنع في محافظة الجيزة بمصر لابد من أن يقوم بإحداث تغيير في وظائف الإنتاج لكي يحقق التوافق مع البيئة الدولية.
والمقصود بالبيئة هنا الجوانب القانونية، السياسية، الاقتصادية، الثقافية، الاجتماعية، الفنية، التكنولوجية، البنية الأساسية، التقاليد، الحضارات، الأعراف، وهكذا. فلا يعقل أن تنشأ منظمة متجاهلة للظروف البيئية ولا يمكن لمنظمة أن يكتب لها الاستمرار والنجاح والنمو بدون تحقيق التكامل والتوافق مع البيئة؛ ولذا عندما يحدث تغير في الظروف البيئية لابد من أن يعاد النظر في الوظائف التي تمارسها المنظمة حتى يتحقق التوافق البيئي، فعندما تظهر تكنولوجيا جديدة لإنتاج الملابس الجاهزة فلابد على مصنع الملابس الجاهزة أن يستفيد من ذلك لتطوير أداء الإنتاج.
وإذا حدث تغير في الظروف الاجتماعية أدت إلي ظهور رغبات وحاجات جديدة في المجتمع فتصبح هناك حاجة إلي سلع وخدمات جديدة فلابد لهذا المصنع من أن يقوم بتعديل برامجه الإنتاجية والتسويقية و التمويلية حتى يمكنه أن يتواءم وتوافق باستمرار مع البيئة، ومن هنا لابد من أن يكون هناك تكامل بين وظائف المنظمة والظروف البيئية التي تعمل فيها لكي نضمن استمرار ونمو المنظمة.
مقالة ذات صلة: البيئة التنظيمية: تعريفها، أنواعها، تحليلها
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
