نطاق الإشراف – كل شيء عن نطاق الإشراف

في هذه المقالة نقوم في البداية بتوضيح تعريف التنظيم الإداري، ثم سنتناول تعريف نطاق الإشراف، وثم نوضح أثر نطاق الإشراف على الهيكل التنظيمي، وسنجيب علي سؤال، ما هو نطاق الإشراف الأمثل؟، وسنوضح أيضًا أسباب اختلاف نطاق الإشراف.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها

تعريف التنظيم الإداري

التنظيم الإداري Management Organizing هو ثاني وظيفة إدارية من وظائف الإدارة بعد وظيفة التخطيط، والتنظيم الإداري يقوم بتنسيق الجهود البشرية وترتيب الموارد ودمج الاثنين بطريقة تساعد في تحقيق الأهداف؛ فالتنظيم الإداري ينطوي على تحديد الطرق والوسائل التي يمكن بها تنفيذ الخطط.

والتنظيم الإداري يشمل تحديد الوظائف وعلاقات العمل، وتعيين المهام المختلفة المرتبطة بالخطط، وترتيب الموارد وتخصيصها، وتصميم هيكل تنظيمي يوضح الفرق بين الواجبات والمسؤوليات والصلاحيات، وجدولة الأنشطة من أجل الحفاظ على السلاسة والفعالية في العمليات.

مقالة ذات صلة: التنظيم الإداري: التعريف، الأهمية، الأنواع، المبادئ، الخصائص

ما هي السلطة؟

السلطة Authority في سياق منظمات الأعمال هي قوة وحق الشخص في استخدام الموارد وتخصيصها بكفاءة، واتخاذ القرارات وإعطاء الأوامر لتحقيق الأهداف التنظيمية؛ ويجب أن تكون السلطة محددة جيدًا، فيجب على جميع الأشخاص الذين لديهم السلطة أن يعرفوا ما هو نطاق سلطتهم ويجب ألا يسيئوا استخدامها. فالسلطة هي الحق في إعطاء الأوامر وإنجاز الأمور، والإدارة العليا لديها السلطة الأكبر.

فالسلطة هي الحق الشرعي (القانوني Legally – التنظيمي Organizationally) لاتخاذ قرار معين دون الحاجة إلي اعتماده أو إقراره Approved بواسطة مستوى إداري أعلى Higher – ranking manager.

مقالة ذات صلة: أنواع السلطة الادارية – الفرق بين السلطة التنفيذية والوظيفية والاستشارية

ما هو التفويض؟

التفويض Delegation هو نقل المسؤولية والسلطة لمهام معينة من شخص إلى آخر؛ ويمكن للمدير أو المشرف تقسيم المهام وتخصيصها لمرؤوسيهم، مما يسمح للقادة بالتركيز بدلاً من ذلك على المهام المهمة الأخرى. ويمكن أن يساعد التفويض أيضًا في تعزيز ثقة الموظفين في قدراتهم وتشجيع الإبداع والابتكار.

مقالة ذات صلة: التفويض الإداري: التعريف، الأهمية، الأنواع، المبادئ، الكيفية، العناصر

ما هو نطاق الإشراف؟

يسمى عدد الأفراد الذين يشرف عليهم رئيس معين بنطاق الإشراف span of control فإذا كان المدير يشرف على 10 أفراد فإن نطاق إشرافه يكون أوسع Wider من نطاق الإشراف لدى المدير الذي يشرف فقط على 4 أفراد؛ ونطاق الإشراف لدى المدير الذي يشرف فقط على 4 أفراد يكون أبسط Much easier من نطاق الإشراف على 10 أفراد.

أيضاً يؤثر نطاق الإشراف على الشكل الذي يتخذه التنظيم، فكلما قل عدد الأفراد الذين يشرف عليهم رئيس واحد، كلما قل نطاق الإشراف، كلما زاد عدد المديرين، كلما زاد عدد المستويات الإدارية وبالتالي يأخذ التنظيم الشكل الهرمي Pyramid؛ أما إذا زاد عدد الأفراد الذين يشرف عليهم رئيس واحد كلما زاد نطاق الإشراف، كلما قل عدد المديرين، كلما قل عدد المستويات الإدارية وبالتالي يأخذ التنظيم الشكل المسطح Flat.

مقالة ذات صلة: الهرم الإداري – مستويات الإدارة وتعريف بمسئوليات كل مستوى

ما هو الهيكل التنظيمي؟

الهيكل التنظيمي Organizational structure يصف ما يفعله الموظفون، وإلي من يرفعون تقاريرهم، وكيف يتم اتخاذ القرارات عبر الشركة. فالهيكل التنظيمي عبارة عن مجموعة من القواعد والوظائف والعلاقات والمسؤوليات التي تحدد كيفية توجيه أنشطة الشركة لتحقيق أهدافها، كما أنه يحكم تدفق المعلومات عبر مستويات الشركة.

مقالة ذات صلة: الهيكل التنظيمي: التعريف، الأهمية، الأنواع، مراحل إعداده

أثر نطاق الإشراف على الهيكل التنظيمي

مما لا شك فيه أنه في الهيكل التنظيمي الهرمي تتعدد المستويات الإدارية وبالتالي تصبح خطوط الاتصال الإدارية طويلة، ولكي نتغلب على ذلك فإن الهيكل التنظيمي المسطح يحقق خطوط اتصال أقصر ولكن يقابل ذلك عدم قدرة المدير على الإشراف الفعال وذلك لزيادة عدد المرؤوسين له؛ وبالتالي فإننا لا يمكن أن نقول أن التنظيم المسطح أكثر فاعلية من التنظيم الهرمي ولكن يمكن أن نقول إن كل تنظيم يتوافق مع ظروف معينة، حيث يناسب التنظيم الهرمي الظروف المستقرة، الثابتة، الهادئة، الروتينية، أما التنظيم المسطح فإنه يناسب الظروف المتغيرة، المتجددة، المعقدة، التي يصعب توقعها.

نطاق الإشراف وعبء العمل الإداري

عندما يزيد عدد الأفراد الذين يشرف عليهم رئيس معين فإن العلاقات الإشرافية تزداد فتسبب عبء على المدير

نطاق الإشراف الأمثل

ما هو نطاق الإشراف الأمثل؟، اتجهت جهود عدد لا بأس به من المفكرين في الإدارة إلي البحث عن العدد الأمثل الذي يجب أن يشرف عليه رئيس معين. تنادي المدرسة الكلاسيكية في الإدارة بتخفيض نطاق الإشراف حتى يمكن للمشرف أن يشرف إشرافاً فعالاُ على أعمال المرؤوسين ويمارس الرقابة الدقيقة التفصيلية حتى تتحقق الكفاءة الإنتاجية ومن ثم زيادة الإنتاج، لذا نادت هذه المدرسة بأن يكون نطاق الإشراف في حدود 4 مرؤوسين فقط.

وعندما جاءت المدرسة السلوكية في بداية الأربعينات فإنها نادت بالإشراف العام وإتاحة الفرصة للفرد لكي يعمل مستقلاً وأن الفرد إذا أتيحت له الفرصة للعمل بحرية سوف تتولد لديه الدافعية (التحفيز) ومن ثم تزداد إنتاجيته لذا فإنها نادت بنطاق إشراف أوسع؛ وعندما ظهرت النظرية الموقفية او الشرطية – في الإدارة فإنها توصلت إلي أن نطاق الإشراف المحدود  قد يكون مناسباً لطبيعة عمل معين وأن نطاق الإشراف العام أو الواسع فإنه قد لا يتناسب مع طبيعة العمل، أي أن تحديد نطاق الإشراف يتوقف على الموقف وعلى توافر مجموعة من الاعتبارات خاصة بالمشرف، وبطبيعة العمل الذي يؤديه المرؤوس، وبنمط شخصية وقدرات المرؤوس.

فبالنسبة للمشرف، قد يتوافر لدى الرئيس أو المشرف قدرات ذهنية ومعرفية وبدنية التي تمكنه من استيعاب المشكلات والعلاقات العديدة التي تتولد من وجود عدد كبير من المرؤوسين أي نطاق إشراف واسع؛ وبالنسبة لطبيعة عمل المرؤوسين فإذا كان العمل روتينياً بسيطاً متكرراً متوقعاً Predicted فإن المدير يمكنه أن يشرف على  عدد كبير من المرؤوسين والعكس إذا كان العمل متغيرا، متجدداً، معقداً غير متوقع فإن المدير لكي يحقق الإشراف الفعال يجب أن يشرف على عدد محدود من المرؤوسين أي يجب أن يكون نطاق الإشراف محدوداً.

وبالنسبة لنمط شخصية المرؤوس، فقد يتمتع المرؤوس الذي يرغب دائماً بالشخصية التابعة Dependent في الحصول على توجيهات محددة وقاطعة من الرئيس المباشر فهنا في هذه الحالة يجب أن يكون نطاق الإشراف محدوداً، وعلى العكس إذا كان المرؤوس يتمتع بالشخصية استقلالية Independent فإنه يرغب أن يعمل بشكل مستقل وأن تتاح له الفرصة للعمل بعيداً عن الإشراف الدقيق التفصيلي، فهنا تجد أن نطاق الإشراف يجب أن يكون نطاق إشراف واسع.

وبالتالي فإن نطاق الإشراف يتوقف على طبيعة العمل الذي يؤديه المرؤوس، نمط شخصية المرؤوس، القدرات القيادية والذهنية والمعرفية للرئيس كما يظهر من الشكل التالي :

وبالتالي فإن نطاق الإشراف قد يختلف ليس فقط من منظمة إلي أخرى بل أنه قد يختلف من مستوى إداري إلي مستوى إداري آخر، فمثلاً نطاق الإشراف لرئيس المنظمة قد يختلف عن نطاق الإشراف الخاص بالمدير العام، وأيضاً قد يختلف نطاق الإشراف من مدير إلى أخر في نفس المستوى الإداري.

أسباب اختلاف نطاق الإشراف

 نطاق إشراف مدير الإنتاج يختلف عن نطاق إشراف مدير التسويق طبقاً للأسباب التالية : 

1. مستوى الكفاءة الخاصة للمدير و للمرؤوسين

كلما زادت كفاءة المدير أو كفاءة المرؤوسين كلما زاد نطاق الإشراف حيث عندما تزداد كفاءة المدير فإن قدرته على الإشراف على عدد كبير من المرؤوسين سوف تزداد، كذلك عندما تزداد كفاءة المرؤوسين فإنه يحتاج إلى توجيه وإشراف أقل وبالتالي تزداد قدرة المدير على الإشراف على عدد أكبر من المرؤوسين وبالتالي يزداد نطاق الإشراف .

2. كلما قل حجم المسئوليات الإدارية المخصصة للمدير كلما زاد نطاق الإشراف

حيث أن مقدار ونوع والإشراف المطلوب منه سوف يقل وبالتالي يمكنه الإشراف على عدد أكبر من المرؤوسين.

3. زيادة درجة التشابه والتماثل في الوظائف التي يشرف عليها المدير

كلما زادت درجة التشابه والتماثل في الوظائف التي يشرف عليها المدير كلما أمكنه الإشراف على عدد أكبر من المرؤوسين، وبالتالي يزداد نطاق الإشراف. فمثلاً يمكن لرئيس قسم المبيعات الإشراف على 40 من رجال البيع وذلك لتماثل وتطابق الأعمال التي يؤديها هؤلاء البائعون ولكن لا يمكن لرئيس قسم الصيانة العاجلة الإشراف على 100 أفراد وذلك لتباين الأعمال والمهام التي يؤديها كل منهم .

4. طبيعة العمل

كلما كان العمل روتينياً متكرراً ويمكن التنبؤ به بسهولة فإن حجم الإشراف والتوجيه المطلوب من المدير يكون أقل بكثير، علما إذا كان العمل متغيراً ومتجدداً ولا يمكن التنبؤ به بسهولة فهنا يجب أن يكون حجم الإشراف والتوجيه المطلوب من المدير يكون أكبر بكثير (نطاق الإشراف محدوداً).

5. مكان القيام بالعمل

كلما كان العمل يتم في مكان واحد فإن نطاق الإشراف يمكن أن يكون واسعاً، أما إذا كان العمل يتم في أماكن متفرقة، متباعدة فإن المدير لا يستطيع أن يشرف على عدد كبير من الأفراد حيث لن يكون لديه الوقت الكافي للتنقل للإشراف الفعال ومن هنا يجب أن يكون نطاق الإشراف محدوداً.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.