مهارات التخطيط: ما هي، أمثلة عليها، كيفية تطويرها

مهارات التخطيط هي مهارات عملية يومية تجعل من السهل التعامل مع أعباء العمل وإنجاز المهام والتعاون مع الآخرين؛ وهناك أمثلة مختلفة لمهارات التخطيط، بما في ذلك مهارات التفكير النقدي والاهتمام بالتفاصيل والتواصل. فتعلم كيفية تحسين مهارات التخطيط يمكن أن يعزز إنتاجيتك في مكان العمل ويسمح لك بتقديم الدعم للآخرين للوفاء بالمواعيد النهائية وتحقيق أهدافهم.

وفي هذه المقالة، نوضح ما هي مهارات التخطيط، ونوضح بعض الأمثلة على مهارات التخطيط، ونوضح كيفية تطوير مهارات التخطيط ونوضح كيفية إبراز مهارات التخطيط عند التقدم للوظائف، وسوف نوضح أيضاً بعض النصائح حول كيفية استخدام مهارات التخطيط في مكان العمل.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

وظائف الإدارة

وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.

ما هو التخطيط؟

التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة، إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله؛ فالتخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة، فهو يركز على مسارات العمل المستقبلية، ويحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل لتحقيق الأهداف المحددة؛ فالتخطيط ينطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ قرار في الأمور الفنية والمالية وأمور الموارد البشرية والعناصر الأخرى الضرورية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.

ولتحقيق الأهداف المخطط لها، يلزم وجود خطة فعالة؛ ويجب أن يكون جميع المديرين مخططين فعالين، ولذلك سواء كانت المنظمة التي يعمل فيها المديرين تبيع منتجات أو خدمات، أو منظمة تعمل في القطاع الخاص أو العام، أو سواء كانت منظمة تهدف إلى الربح أم لا، فكل هذا غير مهم، كل نوع من هذه الأنواع من المنظمات يحتاج إلى التخطيط.

فالتخطيط هو العملية الفكرية التي تحدد بوضوح ما يجب القيام به، ومتى وأين ولماذا يجب القيام به، وكيفية القيام به، ومن الذي يقوم به، من أجل تحقيق الأهداف المخطط لها؛ ويحدد المدير الأهداف ويتخذ الخطوات اللازمة لضمان إمكانية تحقيق هذه الأهداف بطريقة فعالة.

ما هي مهارات التخطيط؟

مهارات التخطيط هي مهارات تساهم بشكل مباشر في إنتاجيتك ودقتك وفعاليتك في مكان العمل؛ فعلى سبيل المثال، يمكنك استخدام مهارات التخطيط لتحديد وقت القيام بكل مهمة في أحد المشروعات استنادا إلى عبء العمل والمواعيد النهائية المحددة. وعلاوة على ذلك، يستخدم الموظفون مهارات التخطيط لضمان إكمال عملهم في الوقت المحدد وبمعايير عالية؛ وتعد القدرة على التخطيط الفعال أمرًا ضروريًا أيضًا للقيادة أو العمل جنبًا إلى جنب مع أعضاء الفريق الآخرين، حيث تساعد هذه المهارات في ضمان الوفاء بمسؤولياتك مع تشجيع الآخرين على فعل الشيء نفسه.

أمثلة على مهارات التخطيط

فيما يلي بعض الأمثلة الشائعة لمهارات التخطيط:

1. التفكير النقدي

التفكير النقدي هو مهارة تخطيط هامة لاتخاذ القرارات وإنشاء الجداول الزمنية؛ فعلى سبيل المثال، يمكنك استخدام التفكير النقدي لحل المشكلات المتعلقة باستراتيجية المشروع، حيث يمكن أن تساعدك مهارة التفكير النقدي في التخطيط لسلسلة جديدة من الخطوات لإكمال كل شيء في الوقت المحدد. والتفكير النقدي مفيد أيضًا للوظائف المستقلة حيث يمكنك وضع جدولك الزمني أو قراراتك.

2. التفاوض

تعتبر مهارات التفاوض ذات قيمة للتخطيط لأنها يمكن أن تسمح لك بالوصول إلى النتيجة المرجوة لمشروع ما؛ فعلى سبيل المثال، يمكنك التفاوض مع أعضاء الفريق الآخرين لتحديد من يتولى المهام، وتساعد مهارات التفاوض أيضًا في جعل التخطيط أكثر فعالية وضمان الإدارة السليمة لمهام محددة.

3. الاهتمام بالتفاصيل

تتبع المهام الصغيرة المتعددة يساعد على إبقاء المشاريع على المسار الصحيح وتجنب التأخير بسبب العمل المنسي أو غير المنظم؛ فعلى سبيل المثال، يمكن أن يؤدي الاهتمام الجيد بالتفاصيل إلى تسهيل حساب كل مهمة مطلوبة في المشروع، دون ترك أي عمل غير منتهي.

4. الاتصالات (التواصل)

يعد الاتصال (التواصل) ذا قيمة للعديد من جوانب أي وظيفة، ويأتي من ضمن تلك الجوانب، التخطيط؛ فعلى سبيل المثال، الاستماع الفعال وتقديم المعلومات للمديرين والزملاء يمكن أن يجعل التخطيط للمهام والمشاريع الكبيرة أكثر سهولة. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد توصيل اختصاصات ومسؤوليات ومهام كل شخص وفهم المهام الخاصة بك في نجاح المشروع بمرور الوقت.

5. القيادة

مهارات القيادة ذات قيمة لتخطيط وتفويض العمل لأعضاء الفريق؛ فعلى سبيل المثال، عند قيادة أحد المشروعات، قد تكون مسؤولاً عن تحديد الواجبات التي يتولاها كل شخص ومتابعة مساهماته في جميع أنحاء المشروع. ويجب عليك كقائد تحفيز الموظفين وتشجيع التعاون لضمان انتهاء العمل في الموعد المحدد.

6. التنظيم

تعد المهارات التنظيمية ضرورية للسماح للأفراد بالعمل في العديد من المهام الفردية في وقت واحد؛ فعلى سبيل المثال، يمكنك القيام بمهام متعددة في العديد من المشاريع في وقت واحد، وهذا الأمر يتطلب تنظيمًا وتخطيطًا دقيقين لتحقيق نتائج جيدة في كل مشروع. ويمكن أن تكون المهارات التنظيمية مفيدة أيضًا في التخطيط لنجاح المشروع، مما يضمن حصول كل شخص على المعلومات اللازمة لأداء وظيفته.

كيفية تطوير مهارات التخطيط

تعرف على كيفية تحسين مهاراتك التخطيطية باتباع الخطوات التالية:

1. اختر مهارة معينة لتحسينها وممارستها

لتحسين مهاراتك التخطيطية، اختر مهارة معينة لتحسينها؛ فمن خلال القيام بذلك، يمكنك تعزيز مهارات التخطيط الخاصة بك في خطوات صغيرة وسهلة الانجاز. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك التخطيطية من خلال تولي مسؤولية المشاريع، فإن تحسين مهاراتك القيادية يمكن أن يكون خيارًا عمليًا يجب التركيز عليه.

2. مراقبة الآخرين الذين لديهم مهارات تخطيط قوية

إذا كان لدى الأشخاص الآخرين في مكان عملك مهارات تخطيط قوية، مثل زميل منظم دائمًا ويستطيع إنجاز عبء العمل الملقي عليه بإستمرار، يمكن أن تكون مراقبة هؤلاء الأشخاص طريقة عملية لفهم مهاراتهم؛ وبمرور الوقت، يمكنك بعد ذلك تقليد عاداتهم لتطبيقها على نفسك. وعلاوة على ذلك، يمكنك أيضًا اختيار الاقتراب من زميل يتمتع بمهارات تخطيط جيدة لسؤاله عن التقنيات والأساليب التي يستخدمها للتخطيط بفعالية.

3. تحديد أهداف قابلة للتحقيق لتطوير مهارات التخطيط

يعد تحديد أهداف صغيرة يمكن تحقيقها لتطوير مهاراتك التخطيطية الطريقة المثالية لمراقبة تقدمك وتحديد مجالات التطوير؛ فعلى سبيل المثال، يمكنك تحديد أهداف أسبوعية أو شهرية لتتبع تقدمك في تطوير مهاراتك التخطيطية. وبعد ذلك، إذا لم تتمكن من تحقيق أهدافك، يمكنك التفكير فيما يجب التركيز عليه لتعزيز مهاراتك بشكل أكبر؛ ولتتبع تقدمك، ضع في اعتبارك استخدام مقاييس مثل المدة التي تستغرقها لإكمال مشروع أو النظر في عدد المهام التي أكملتها خلال فترة معينة.

4. ابحث عن فرص التدريب لتحسين مهاراتك

يمكن أن يكون السعي وراء فرص التدريب أيضًا طريقة فعالة لتحسين مهارات التخطيط لديك؛ فعلى سبيل المثال، قد تفكر في حضور دورة تدريبية حول كيفية التعاون بفعالية مع الآخرين أو إكمال دورة عبر الإنترنت تساعد في تطوير تفكيرك النقدي. فإذا لم يكن التدريب الرسمي متاحًا للمهارة التي ترغب في تطويرها، فقد يكون العثور على موارد مجانية عبر الإنترنت، مثل مقاطع الفيديو والمقالات الإرشادية، مفيدًا أيضًا في تحسين مهاراتك.

5. اطلب التوجيه

يمكن أن يكون التحدث إلى مدير أو زميل أقدم في مكان العمل وطلب التوجيه لتحسين مهاراتك التخطيطية مفيدًا أيضًا؛ فعلى سبيل المثال، قد تتمكن من العثور على زميل ماهر لإرشادك، مما يساعدك على تحسين مهاراتك التخطيطية ومهارات أخرى. فإذا كنت تبحث عن مساعدة أو مشورة محددة، فإن طلب دعم المدير يمكن أن يكون أيضًا طريقة جيدة لاكتساب مهارات ومعرفة جديدة.

كيفية استخدام مهارات التخطيط في مكان العمل

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية استخدام مهارات التخطيط في مكان العمل:

1. اجعل التخطيط مهمة أساسية

من خلال التخطيط لكل مهمة، يمكنك الحصول على فكرة عن النطاق الكامل لعملك، مما يسهل الوصول إلى أهدافك؛ وعلاوة على ذلك، يمكنك التأكد من إكمال المهام في الوقت المحدد من خلال جعل تخطيط المهام أولوية.

2. أخذ زمام المبادرة في تنظيم المشروع

عند العمل مع الزملاء الموظفين، فإن أخذ زمام المبادرة في التنظيم والتعاون يمكن أن يكون ذا قيمة لتطوير مهاراتك التخطيطية؛ وبمرور الوقت، يمكن أن يساهم هذا النوع من القيادة أيضًا في زيادة أهميتك وقيمتك في مكان العمل.

3. اقترح التكفل بالتخطيط

إذا كان لديك مشروع أو مهمة قادمة تتطلب مشاركة عدة أشخاص، فإن إقتراح التكفل بالتخطيط يمكن أن يكون وسيلة فعالة لضمان انتهاء المشروع في الوقت المحدد؛ وبالإضافة إلى ذلك، من خلال إقتراح تنظيم المهام التي تشمل عدة أشخاص، يمكنك إثارة إعجاب صاحب العمل الخاص بك وزيادة احتمالية اكتساب المزيد من فرص الحصول علي ترقية وظيفية.

4. خذ الوقت الكافي للتخطيط ليومك

في بداية كل يوم عمل، خذ الوقت الكافي لإعداد قائمة والتخطيط لما تريد تحقيقه؛ ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين إدارة وقتك وإنتاجيتك من خلال ضمان تتبع عبء العمل بشكل فعال.

5. فكر في إخفاقاتك السابقة في التخطيط

يمكن أن يكون التفكير في إخفاقاتك السابقة في التخطيط تجربة تعليمية جيدة؛ فمن خلال القيام بذلك، يمكنك التفكير في الأشياء التي لم تنجح وكيف يمكنك أن تكون أكثر اجتهادًا ومثابرة في المستقبل، لمساعدتك على تحسين مهارات التخطيط الخاصة بك.

كيفية إبراز مهارات التخطيط

تعرف على كيفية إبراز مهاراتك التخطيطية عند التقدم للوظائف باتباع الخطوات التالية:

مهارات التخطيط في السيرة الذاتية وخطاب التغطية

لإثبات مهاراتك التخطيطية في سيرتك الذاتية CV و خطاب التغطية cover letter، تأكد من أن كلا الوثيقتين يشتملان على مراجع لكيفية استخدامك للتخطيط لتحقيق نتائج محددة؛ فعلى سبيل المثال، إذا كنت قد عملت سابقًا في وظيفة إدارية، فيمكنك ذكر كيفية استخدامك لمهاراتك التنظيمية والقيادية لضمان إكمال المشروع بنجاح. وبدلاً من مجرد سرد مهاراتك، يعد تقديم أمثلة محددة طريقة أكثر فاعلية لكي تثبت لأصحاب العمل المحتملين أن لديك هذه المهارة.

مهارات التخطيط في مقابلة عمل

أثناء مقابلة العمل، يقوم الشخص الذي يجري المقابلة عادةً بتقييم مهاراتك على التخطيط من خلال الاستماع إلى كيفية استجابتك للأسئلة وفحص تصرفاتك؛ فعلى سبيل المثال، إذا وصلت في الوقت المحدد للمقابلة، ولديك أسئلة للمحاور معدة مسبقاُ وقدمت دليلًا أنك قمت بالبحث عن الشركة وعن أنشطتها وعن كل المعلومات الضرورية عنها، سيمكنك حينها إثبات أن لديك مهارات تخطيط قوية. وعلاوة على ذلك، فإن تقديم أمثلة عن كيفية استخدامك السابق لمهاراتك التخطيطية عند الإجابة على أسئلة مقابلة العمل يمكن أن يكون طريقة رائعة لإظهار مهاراتك في التخطيط.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.