مراحل التخطيط – خطوات التخطيط الأساسية الستة لنجاح أي خطة

في معظم المنظمات مراحل التخطيط او ما تعرف بـ خطوات التخطيط هي نفسها لا تتغير، ولذلك في هذه المقالة سنوضح مراحل التخطيط (خطوات التخطيط) الأساسية الستة اللازمة لنجاح أي خطة.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها

وظائف الإدارة

وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة. ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.

مقالة ذات صلة: وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل

ما هو التخطيط؟

التخطيط هو التحديد المسبق للأهداف ومسار العمل الذي يتعين اتخاذه لتحقيق الأهداف المحددة بفعالية وكفاءة، إنه عملية فكرية تهتم بتحديد ما يجب القيام به مسبقًا، وكيف يتم القيام به ومتى يتم القيام به، ومن سيفعله؛ فالتخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة، فهو يركز على مسارات العمل المستقبلية، ويحدد الأهداف التي يجب تحقيقها في المستقبل ويختار أفضل مسار للعمل لتحقيق الأهداف المحددة؛ فالتخطيط ينطوي على العديد من الأنشطة مثل التحليل واتخاذ قرار في الأمور الفنية والمالية وأمور الموارد البشرية والعناصر الأخرى الضرورية لتنفيذ مسار العمل المحدد مسبقًا.

ولتحقيق الأهداف المخطط لها، يلزم وجود خطة فعالة؛ ويجب أن يكون جميع المديرين مخططين فعالين، ولذلك سواء كانت المنظمة التي يعمل فيها المديرين تبيع منتجات أو خدمات، أو منظمة تعمل في القطاع الخاص أو العام، أو سواء كانت منظمة تهدف إلى الربح أم لا، فكل هذا غير مهم، كل نوع من هذه الأنواع من المنظمات يحتاج إلى التخطيط.

فالتخطيط هو العملية الفكرية التي تحدد بوضوح ما يجب القيام به، ومتى وأين ولماذا يجب القيام به، وكيفية القيام به، ومن الذي يقوم به، من أجل تحقيق الأهداف المخطط لها؛ ويحدد المدير الأهداف ويتخذ الخطوات اللازمة لضمان إمكانية تحقيق هذه الأهداف بطريقة فعالة.

مقالة ذات صلة: التخطيط: التعريف، الأهمية، الأنواع، الأهداف، العناصر، المراحل

مراحل التخطيط

يمكن حصر مراحل التخطيط في المراحل الستة الآتية:-

1. تحديد الأهداف

من الطبيعي أن تكون أول مرحلة من مراحل التخطيط (خطوات التخطيط) هي تحديد الأهداف، حيث أن الأهداف هي التي تتوجه إليها الجهود وتخصص لها الموارد؛ ويتم استنباط أهداف Objectives المنظمة من أغراضها وكذلك من رسالتها (والمقصود برسالة المنظمة مجموعة من الجمل والعبارات Statements التي تبين أسباب وجودها Why it exists). وطبيعي أن تختلف أهداف المنظمة، كما أن أهداف نفس المنظمة قد تختلف حسب الظروف الاقتصادية السائدة.

ففي أوقات الرخاء الاقتصادي يكون الهدف الرئيسي للمنظمة هو تحقيق النمو، أما في أوقات الركود والكساد فتصبح أهداف المنظمة هي تحقيق البقاء Survive؛ وأيضاً تختلف أهداف المنظمة باختلاف اتجاهات وفلسفة طبقة المديرين، فهناك بعض المديرين الذين لديهم درجة عالية من المخاطرة، وهؤلاء المديرون يرغبون في تحقيق مركز القيادة Leadership في السوق، بينما في حالة المديرين الذين ليست لديهم القدرة على تحمل المخاطرة فإنهم يفضلون أن يكونوا في مركز التبعية في السوق Followers.

مقالة ذات صلة: الإدارة بالأهداف: ما هي، مميزاتها، عيوبها، خطوات تنفيذها، أمثلة عليها

مجالات الأهداف

هناك على الأقل ثمانية مجالات للأهداف:-

1. أهداف تسويقية.
2. أهداف التطوير والتجديد.
3. أهداف إنتاجية.
4. أهداف تمويلية.
5. أهداف تتعلق بالربحية.
6. أهداف تتعلق بأداء المديرين.
7. أهداف تتعلق بأداء العمال واتجاهاتهم.
8. أهداف تتعلق بالمسؤوليات الاجتماعية للمنظمة.

وفيما يلي تفصيل بعض هذه الأهداف :

أ. أهداف الربحية

1. نسبة الربح للمبيعات.
2. نسبة الربح إلى إجمالي الأصول.
3. نسبة الربح إلى قيمة رأس المال.

ب. أهداف التسويق

1. الحصة السوقية.
2. حجم المبيعات.
3. عدد المنتجات الجديدة

ج. أهداف الإنتاجية

1. نسبة المخرجات إلى المدخلات.
2. نسبة القيمة المضافة إلى المبيعات.
3. نسبة القيمة المضافة إلى صافي الربح.

د. الأهداف المالية

1. نسبة التداول.
2. معدل دوران رأس المال.
3. نسبة السيولة السريعة.
4. نسبة الديون إلى حقوق الملكية.
5. معدل دوران أوراق القبض.
6. معدل دوران المخزون السلعي.

ويمكن النظر إلى الأهداف حسب المستوى الإداري الذي يقوم بتحديدها فيما يلي أمثلة لذلك:-

المستوى الإداري	الأهداف
الإدارة العليا	تحقيق 10 %عائد على الاستثمار ، تقديم أعلى خدمة طبية للمجتمع.
الإدارة الوسطى	إنتاج أعلى جودة ممكنة بأقل تكلفة
الإدارة المباشرة	تقليل معدل دوران العمل بمقدار 10%

مقالة ذات صلة: أهداف الإدارة – 10 أهداف للإدارة يجب عليك معرفتها

الأهداف المتعارضة

وقد يكون للمنظمة أكثر من هدف في نفس الوقت، لذا يتطلب ترتيب هذه الأهداف حسب الأولوية Priority، وكذلك قد يكون هناك تعارض بين الأهداف لذا يجب على الإدارة أن تقوم باختيار الأهداف الأكثر ملاءمة للظروف والإمكانيات الداخلية للمنظمة.

وهنا أمثلة لهذه الأهداف المتعارضة:- 

1. تحقيق أرباح في الأجل القصير أو تحقيق معدلات نمو في الأجل الطويل.
2. تحقيق هامش ربح مرتفع أو تحقيق مركز تنافسي قوي.
3. التوسع في المبيعات أو التركيز على تنمية السوق.
4. التغلغل في الأسواق الحالية أو تنمية وفتح أسواق جديدة.
5. تحقيق معدلات نمو في ميادين الأعمال الحالية أو تحقيق معدلات نمو في ميادين أعمال جديدة.
6. تحقيق أرباح مرتفعة أو تحقيق أهداف اجتماعية.
7. النمو أو تحقيق الاستقرار .
8. العمل في ميادين أعمال ذات مخاطرة عالية أو العمل في ميادين أعمال لا توجد فيها أية مخاطرة.

شروط يجب أن تتوافر في الأهداف

وأخيرا يجب أن يتوافر في الهدف بعض الشروط ليكون مفيداً للتخطيط والرقابة :-

1. أن يكون الهدف واقعياً Realistic أي يكون نابعاً من إمكانيات وظروف المنظمة.
2. أن يكون الهدف قابلاً للتحقيق حيث أنه ليس من المفيد تحديد أهداف مغالي فيها ولا يوجد لدى المنشأة الإمكانيات المطلوبة لتحقيقه أو أن الهدف ليس له أهمية أو لا تقابله فرصة في السوق.

مقالة ذات صلة: الأهداف الذكية SMART: ما هي، أهميتها، كيفية كتابتها، أمثلة عليها

2. تحليل وتقييم الظروف البيئية

تتضمن المرحلة الثانية من مراحل التخطيط (خطوات التخطيط) تحليل الظروف البيئية الخارجية سواء كانت (الاقتصادية، الاجتماعية، السياسية، القانونية، الفنية، الثقافية، …. الخ ) وتحديد الظروف التي تؤثر في تحقيق الأهداف بالسلب وتلك التي تؤثر بالإيجاب؛ وفي هذه المرحلة يتم تحديد الفرص Opportunity التي يكمن استخلاصها من الظروف البيئية وأيضاً تحديد التهديدات والمعوقات Threats التي تفرضها الظروف البيئية سواء كانت المحلية، القومية، الدولية.

وبعد ذلك يتم تحليل ظروف المنظمة الداخلية متمثلة في إمكانيات وسياسات وقدرات المنظمة في مجال الإنتاج، التسويق، التمويل، الأفراد …. الخ، ومن هذا التحليل يمكن تحديد عناصر القوة Elements of strength وكذلك عناصر الضعف . Elements of weakness.

كما يلى:

بيئة المنظمة الخارجية	إمكانيات المنظمة الداخلية
فرص تهديدات	نقاط قوة نقاط ضعف

ثم تبدأ الإدارة في تحديد الاستراتيجية التي تمكن من الاستفادة من الفرص البيئية وكذلك التغلب على التهديدات البيئية.

مقالة ذات صلة: الإدارة الإستراتيجية: التعريف، الأهمية، الأهداف، المراحل، التطور

3. تحديد البدائل

المرحلة الثالثة من مراحل التخطيط (خطوات التخطيط) هي تحديد البدائل، والمقصود بذلك تحديد الطرق Ways الممكن اتباعها لتحقيق الأهداف، وكلما كان لدى الإدارة عدد كبير من البدائل كلما دل ذلك على جودة التخطيط وجودة التفكير الخلاق Creative thinking لدى المدير؛ وتعد مرحلة حصر البدائل من الأهمية بمكان حيث عدم أدائها بشكل جيد قد يؤدي إلي تجاهل بعض البدائل –التي لم يتم حصرها– ويثبت أن هذه كانت هي أفضل البدائل. وتعتمد هذه المرحلة على أن تحقيق الهدف يمكن أن يتم بعدة طرق، فمثلاً إذا كانت المنظمة تهدف أن يكون لديها أكفأ المعدات فهذا يتحقق عن طريق :

1. شراء أكفأ آلات في السوق.
2. تأجير أكفأ آلات في السوق.
3. الشراء التأجيري للآلات.

كل من هذه الطرق يحقق الهدف . . ولكن المطلوب هو تحديد أفضل هذه الطرق؟.

مقالة ذات صلة: مهارات التخطيط: ما هي، أمثلة عليها، كيفية تطويرها

4. تـقـييـــم البـدائـــــــل

ولتحديد أفضل الطرق يتطلب الأمر تحديد المزايا والعيوب لكل بديل، وتحديد المنافع والتكاليف لكل بديل، ويتطلب الأمر تحديد مجموعة العوامل التي بناء عليها يتم تقييم البدائل Criteria في شكل عوامل مالية، عوامل خاصة بالقوة العاملة، عوامل خاصة بالمسؤولية الاجتماعية للمنظمة وهكذا.

5. اختيار البديل الأمثل

في المرحلة الخامسة من مراحل التخطيط (خطوات التخطيط)يتم اختيار البديل الذي يحمل المنظمة أقل أعباء و تكاليف ومشكلات ويحقق أعلى وفورات ممكنة، وفي حالة عدم وجود بديل أمثل يمكن عمل توليفة combination من عدة بدائل لاستنباط البديل الأمثل.

6. تقييم النتائج والتعديل

بعد أن يتاح تطبيق البديل الأمثل فإنه يتم جمع بيانات عن مدى تحقيق هذا البديل للأهداف المحددة وعما إذا كان الأمر يتطلب إجراء بعض التعديلات فيه حتى يمكن التغلب على المشكلات التي صاحبت تطبيق هذا البديل.

مقالة ذات صلة: خطة العمل:ما هي، أهميتها، كيفية إعدادها، نموذج مكتوب

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.