مبدأ باريتو (مخطط باريتو): ما هو، تطبيقاته، مزاياه، خطواته

تخيل أنك قد تمت ترقيتك للتو إلى رئيس قسم، وأنت مليء بالأفكار حول كيفية تحسين الأشياء؛ فمن أين تبدأ؟، من الناحية المثالية، انت تريد التركيز على إصلاح المشكلات التي لها أكبر تأثير؛ ولكن كيف يمكنك أن تقرر أي مشكلة يجب معالجتها أولا؟. وهنا يأتي دور مخطط باريتو والذي هو تقنية بسيطة لصنع القرار لتقييم المشاكل المتعارضة وقياس تأثير إصلاحها؛ وهذا يسمح لك بالتركيز على الحلول التي من شأنها أن توفر أكبر قدر من الفائدة. وفي هذه المقالة، سنوضح لك ما هو مبدأ باريتو، وما هو مخطط باريتو، وخطوات تنفيذ مخطط باريتو ومثال عليه، و سنوضح مزايا وتطبيقات مخطط باريتو.

مبدأ باريتو – قاعدة 80/20

مبدأ باريتو – معروف أيضًا باسم “قاعدة 80/20” – وصاغه الاقتصادي الإيطالي، فيلفريدو باريتو، في كتابه “Cours d’économie politique” عام 1896؛ وينص مبدأ باريتو على أن 80 في المائة من فائدة المشروع تأتي من 20 في المائة من العمل؛ أو على العكس من ذلك، يمكن إرجاع 80 بالمائة من المشكلات إلى 20 بالمائة من الأسباب.

مخطط باريتو Pareto chart

مخطط باريتو، المعروف أيضًا باسم “تحليل باريتو” هو أسلوب يستخدم في اتخاذ القرارات التجارية، ويستند إلى حد كبير على مبدأ باريتو (قاعدة 80/20)؛ ويبدأ مخطط باريتو بأكثر مشكلات العمل شيوعًا وينتهي بالمشكلات التي تحدث بشكل أقل تكرارًا، ويهدف مخطط باريتو الي تركيز جهود الحل على العوامل التي سيكون لها أكبر تأثير إجمالي على نجاح المؤسسة.

بمعني أن الفكرة الرئيسية في مخطط باريتو:-

• أن 80% من الإنجاز تتحقق فقط من خلال 20% من المجهود.
• أن 80% من شكاوى العملاء تنشأ من 20% من المنتجات أو الخدمات.
• أن 80% من حالات التأخر في الجدول الزمني تنشأ من 20% من الأسباب المحتملة لهذا التأخر،
• أن 20% من المنتجات أو الخدمات تستحوذ على 80% من الربح الخاص بك.
• أن 20% من مندوبين المبيعات ينتجون 80% من عائدات الشركة.
• أن 20% من عيوب النظم سبب 80% من مشكلاته.

مقالة ذات صلة: ويليام ديمنج: من هو، إسهاماته، مبادئه 14 للجودة، دائرة PDCA

خطوات تنفيذ مخطط باريتو

الآن ، سنلقي نظرة على كيفية إجراء مخطط باريتو:

1. تحديد المشاكل وإدراجها

اكتب قائمة بكل المشاكل التي تحتاج إلى حلها؛ وحيثما أمكن، اجمع التغذية الراجعة من العملاء وأعضاء الفريق، ويمكن أن يأخذ هذا شكل استبيانات العملاء أو الشكاوى الرسمية أو سجلات الدعم الفني، على سبيل المثال.

2. تحديد السبب الجذري لكل مشكلة

بعد ذلك، تعرّف على السبب الجذري لكل مشكلة؛ تقنيات مثل 5 Whys، وتحليل السبب والأثر (مخطط إيشيكاوا)، هي أدوات مفيدة لهذا الغرض؛ ويشير 5 Whys إلى أسلوب أو منهجية أسئلة لمــاذا الخمسة (الأسباب الخمسة)، وهـذه المنهجية يمكـن أن تساعد في معرفة الأسباب الجذرية للمشكلة داخل المنظمة، حيث يـتم سـؤال خمسـة أسئلة كلها تبدأ ب لماذا Why ؟ مثل:

1. لماذا حدثت المشكلة ؟
2. لماذا حدثت الآن ؟
3. لماذا حدثت بهذا الشكل ؟
4. لماذا لم نتمكن من الوقاية منها ؟
5. لماذا لم يتمكن العامل أو الموظفين من حلها، فتم تصعيدها إلى أعلي لحلها ؟

وعندما لم نتمكن من تحليل المشكلة بالشكل الكافي فإنه يمكن طرح عدد آخر من لماذا ؟، ويمكن تعريـف أسـلوب أو منهجيـة الأسـئلة لمـاذا الخمسـة بأنهـا عمليـة تساؤل للوصول إلى العلاقة بين العوامل المسببة للمشكلة والنتائج المترتبة عليهـا… مما يتيح لنـا الفصــل والتفرقة بــين (أعـراض المشـكلة) و(أسبـــاب المشـكلة) لنصل إلى الأسباب الفعلية للمشكلة أو حالة عدم المطابقة داخل منشأتك، ومن ثم وضع الإجراءات التصحيحية المناسبة لها.

مقالة ذات صلة: خطوات اتخاذ القرار – 7 خطوات مهمة في عملية اتخاذ القرار

3. تسجيل المشاكل

الآن، قم بتسجيل كل مشكلة قمت بإدراجها حسب الأهمية، وتعتمد طريقة تسجيل الدرجات التي تستخدمها على نوع المشكلة التي تحاول حلها؛ فعلى سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تحسين الأرباح، فيمكنك تسجيل المشكلات حسب تكلفتها، أو إذا كنت تحاول تحسين رضا العملاء، فيمكنك تقييمهم بناءً على عدد الشكاوى التي تلقيتها بشأن كل منها.

4. تجميع المشاكل معا

استخدم تحليل السبب الجذري الذي أجريته في الخطوة 3 لتجميع المشكلات معًا حسب السبب المشترك؛ فعلى سبيل المثال، إذا كانت ثلاثة من مشاكلك ناتجة عن نقص الموظفين، فيمكنك وضع هؤلاء في نفس المجموعة.

5. اجمع درجات كل مجموعة

الآن، اجمع الدرجات لكل مجموعة حددتها؛ فيجب أن تكون المجموعة التي حصلت على أعلى الدرجات على رأس أولوياتك، بينما يجب أن تكون المجموعة التي حصلت على أقل درجة هي أولويتك الأدنى.

6. اتخاذ الإجراءات

أخيرًا، حان الوقت لاتخاذ إجراء! ومن المحتمل أن يكون للمشكلة صاحبة أعلى درجاتك أكبر عائد بمجرد إصلاحها، لذا ابدأ العصف الذهني لتوليد أفكار حول كيفية حل تلك المشكلة؛ فقد تجد أن مشاكلك ذات الدرجات الأقل لا تستحق العناء، خاصة إذا كانت مكلفة للغاية لإصلاحها، واستخدم تحليل باريتو لتوفير طاقتك ومواردك لما هو مهم!

مثال مخطط باريتو

تولى محمد خطاب إدارة مركز خدمة كمبيوتر يحقق خسائر، مع مجموعة من المشكلات التي تحتاج إلى حل؛ وهدفه هو زيادة رضا العملاء بشكل عام. وقرر محمد خطاب إجراء تحليل باريتو لتقييم وتحديد أكبر المشكلات التي تواجه المركز لكي تكون لها الأولوية في الحل، فبدأ بسرد هذه المشكلات (انظر عمود المشكلات في الجدول أدناه)، ثم حدد الأسباب الكامنة وراء كل منها (انظر عمود الأسباب)؛ وأخيرًا، يقوم بتسجيل عدد شكاوى العملاء التي تلقاها لكل مشكلة (انظر عمود النتيجة).

العناصر	المشكلات	الأسباب	النتيجة
1	لا يتم الرد على الهواتف بسرعة كافية.	عدد قليل جدًا من موظفي خدمة العملاء.	15
2	يبدو أن الموظفين مشتتين الذهن ويتعرضون للإرهاق والضغط العصبي.	عدد قليل جدًا من موظفي خدمة العملاء.	6
3	المهندسون ليسوا منظمين جيدًا وغالبًا ما يحتاجون إلى حجز زيارات ثانية لإحضار أجزاء إضافية.	سوء التنظيم والإعداد.	4
4	لا يعرف المهندسون موعد وصولهم. هذا يعني أنه قد يتعين على العملاء التواجد طوال اليوم لزيارة المهندس.	سوء التنظيم والإعداد.	2
5	لا يبدو أن موظفي خدمة العملاء يعرفون دائمًا ما يفعلونه.	نقص التدريب.	30
6	غالبًا ما يتم حجز العملاء للحصول على موعد مع مهندس، فقط لاكتشاف أنه كان من الممكن حل المشكلة عبر الهاتف.	نقص التدريب.	21

ثم قام محمد خطاب بتجميع المشكلات معًا حسب السبب في مجموعات، ثم قام بجمع درجات (عدد شكاوي العملار) كل مجموعة؛ وأصبح الآن قادرًا على تحديد الأسباب الرئيسية التي تؤثر على المركز، بدءًا من السبب الذي جذب أكبر عدد من شكاوى العملاء:

1. نقص التدريب Lack of training (البندان 5 و 6) – 51 شكوى.
2. عدد قليل جدًا من موظفي مركز الخدمة Too few service center staff (البنود 1 و 2) – 21 شكوى.
3. سوء التنظيم والتحضير  Poor organization and preparation (البندان 3 و 4) – 6 شكاوى.

كما ترون من الشكل أعلاه، ستستفيد الشركة أكثر من إعطاء الموظفين مزيدًا من التدريب، لذلك يجب على محمد خطاب معالجة هذا أولاً، ويمكنه أيضًا النظر في زيادة عدد الموظفين في مركز الاتصال؛ ومع ذلك، من المحتمل ألا يكون هذا ضروريًا – فقد يساعد توفير المزيد من التدريب في تقليل شكاوى العملاء وزيادة إنتاجية الموظفين.

ومكّنه تحليل جاك باريتو من تحديد مجالات العمل التي تواجه أكبر التحديات بسرعة، حتى يتمكن من تركيز جهوده حيث تشتد الحاجة إليها وتحديد أولويات القضايا التي ستوفر أكبر عائد للأعمال؛ وسيوفر له هذا على الأرجح قدرًا كبيرًا من الوقت والمال الذي كان من الممكن أن ينفقه في محاولة إصلاح مجموعة من المشكلات المختلفة، والتي ربما لم يقدم بعضها فائدة تذكر.

مزايا مخططات باريتو

راجع قائمة مزايا مخطط باريتو هذه:

1. الرسوم البيانية سهلة القراءة

تعد كل من أساليب الرسم البياني الشريطي والخطي في شكل النسبة المئوية أسهل في القراءة والتحليل؛ باستخدامهم، يمكنك معالجة المشكلات الأكثر إلحاحًا التي تواجهها مؤسستك بشكل أسرع.

2. يزيد التركيز على القضايا الأساسية

باستخدام مخططات باريتو، يمكنك التركيز بشكل أكبر على مشكلات الشركة التي تؤثر على الإنتاج أكثر من غيرها.

3. يوفر القدرة على فهم تقدمك

يسمح لك تنظيم المخطط بمشاهدة التقدم الذي أحرزته والمستوى الحالي للتحسين الذي تواجهه.

4. يقدم نتائج دقيقة وموضوعية

 يمكنك بعد ذلك استخدام نتائجك كدليل أو معيار في تحديد الجودة الإجمالية للإنتاج.

مقالة ذات صلة: إدارة الجودة الشاملة: ما هي، أهميتها، أهدافها، مبادئها، وظائفها

5. يعزز فهم الجودة

باستخدام مخططات باريتو، يصبح محللو الشركة وأصحاب المصلحة أكثر قدرة على فهم جودة منتجاتهم؛ وخاصة إذا قاموا بمراجعة المخطط بشكل دوري، فيمكنهم اكتشاف العوامل التي تقلل جودة المنتج إلى أقل من 80٪ حتى يتمكنوا من اتخاذ إجراء.

تطبيقات مبدأ باريتو

يعرض جون س. ماكسويل في كتابه نظرات في مسألة الزعامة، بعضا من النماذج التي تبين وتوضح مبدأ باريتو (قاعدة 80/20) في مجالات مختلفة منها:

• الوقت: 20% من الوقت تعود بـ 80% من النتائج.
• الاستشارة: 20 % من الناس يأخذون 80% من وقتنا.
• المنتجات: 20% من المنتجات تحقق 80% من الربح
• القراءة: 20% من خطاب: 20% من الكلام تحدث 80% من التأثر.
• الزعامة: 20% من الناس ينتجنون 80% من القرارات.

كيف تطبق مخطط باريتو في منظمتك

يعتبر هذا التحليل مهم جدا ومفيدة للجميع سواء كانوا موظفين عاديين أو قادة كما أنها مفيدة على المستوى الشخص لأي فرد وحتى يمكن تطبيقها، نفترض أن أحد المديرين تشجع بعد قراءة هذه المقالة وقرر تطبيقها، أقترح عليه أن يقوم بالآتي:

• أن يحدد أهم 20% من الموظفين لديه.
• أن يقوم يتوفر وقته المخصص للموظفين الآخرين إلى الـ 20%.
• أن يصرف 80% من الميزانية الخاصة بالإدارة أو المنظمة عر تطوير هؤلاء.
• حدد نسبة 20% من العمل التي تحقق 80% من النتائج، ودرب مساعدا للقيام بالـ 80% من العمل الأقل أهمية حتى تتاح لك فرصة للتفرغ.
• اطلب من الـ 20% من (أهم موظفين لديك) القيام بتدريب (20%) من الموظفين الذين يلونهم من حيث الأهمية.
• بهذه الطريقة يمكن أن تخلق نوعا من الفعالية داخل منظمتك، وان تزيد نسبة 20%، فبدلا من كونها 80/20 فيمكن أن تصل إلى 70/30 أو 60/40 وهكذا.

ويتضح من العرض السابق أننا يجب أن نتعامل مع مبدأ باريتو (قاعدة 80/20) بطريقة غير حرفية، أي علينا ألا نتخذ من الرقمين 20 و80 أرقاماً ثابتة فنراها في كل الظواهر ونقحمها في كل المجالات؛ فلا يجب أن نخضع الواقع للقاعدة, بل علينا أن نخضع القاعدة للواقع.

مقالة ذات صلة: أدوات الجودة السبعة – 7 أدوات للجودة الشاملة

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.