دراسة الجدوى التنظيمية والإدارية يتم إهمالها في أحيان كثيرة ولا يتم إعطائها الاهتمام اللازم بالرغم من أهميتها الشديدة، ولذلك كان لزاما علينا في موقع أسود البيزنس ان نقدم لكم تلك المقالة الشاملة التي تناولت كل شيء عن دراسة الجدوى التنظيمية والإدارية من أول تعريفها حتى أهميتها وطريقة إعدادها؛ فهذه المقالة مهمة وأنصح بشدة بالإطلاع عليها.
تعريف دراسة الجدوى – ما هي دراسة الجدوى؟
دراسة الجدوى Feasibility Study هي سلسلة دراسات متخصصة مترابطة ومتكاملة تجرى سلفاً (مسبقاً)على مشاريع الاستثمار المزمع تنفيذها منذ التفكير في عمل المشروع وحتى يصل المشروع إلى مرحلة التصفية بقصد التأكد من صلاحية مشاريع الاستثمار لتحقيق نتائج محددة، وبمعنى آخر دراسة الجدوى هي تلك الدراسات اللازم تنفيذها للتحقق من أن نواتج مشروع الاستثمار تفوق الموارد التي ستخصص له، ومن أن تلك النواتج تتوافق ودوافع المستثمر واتجاهاته؛ على أنه ينبغي التنويه ابتداء إلى أن ثمة اصطلاحات عدة تطلق على دراسات الجدوى وهذه الاصطلاحات وإن اختلفت في المسمى، فإنها لا تختلف في المضمون أو الجوهر وبدخل ضمن تلك الاصطلاحات ما يلي: تقييم المشروع Project Evaluation، تقييم الاستثمار investment Appraisal، اقتصاديات المشروع Project Economics.
مقالة ذات صلة: دراسة الجدوى – تعريف وأهمية وخطوات وأنواع دراسة الجدوى
خطوات إعداد دراسة الجدوى لأى مشروع
اولاً:- القيام بدراسة الجدوى المبدئية
تعد دراسات الجدوى المبدئية بمثابة دراسات استطلاعية سريعة تستهدف التوصل إلى حكم أولى على مدى احتمال تحقيق مشروع الاستثمار الذى نقوم بعمل دراسة جدوى له للأهداف المرجوة منه، أو بمعنى آخر تستهدف للتحقق من وجود دلائل تشير إلى إمكانية نجاح المشروع؛ فإذا أسفرت هذه الدراسات عن عدم وجود موانع جوهرية لتنفيذ مشروع الاستثمار أو عن توفر احتمالات النجاح له، يتم إعداد دراسات الجدوى التفصيلية بأبعادها المختلفة وتكون هناك مبررات اقتصادية لعمل هذه الدراسات التفصيلية.
أما إذا أسفرت تلك الدراسات عن عدم وجود إمكانية النجاح للمشروع لأسباب شخصية يصعب تفسيرها أو إلى أسباب موضوعية على النحو الذي ناقشناه فى مقالة دراسة الجدوى المبدئية، فإن دراسات الجدوى تتوقف عند هذا الحد، ويمكن للمستثمر القيام بدراسة أفكار أخرى إذا كانت لديه الرغبة في ذلك؛ إذ ليس هناك مبرر للقيام بدراسات جدوى نهائية مكلفة في الغالب لفكرة استثمارية غير ملائمة أو لأحد مشاريع الاستثمارية الذي لا تتوافر له مقومات النجاح.
ودراسة الجدوى المبدئية تساعد المستثمر على تصفية المشروعات وأفكار الاستثمار التى لديه للوصول الى الفكرة التى تستحق بذل الوقت والجهد والمال فى دراسة جدوى تفصيلية.
وانصح بشدة بالإطلاع على هذة المقالة المنفصلة بعنوان دراسة الجدوى المبدئية – تعريفها وأهميتها وطريقة إعدادها
ثانياً: مرحلة إعداد دراسة الجدوى التفصيلية
نقدم دراسات الجدوى التفصيلية الأسس التسويقية والفنية والتنظيمية والمالية للقرار الخاص بمشروع الاستثمار، إذ تجرى عدة دراسات نهائية للجدوى على مشاريع الاستثمار التي تم اختيارها عن طريق دراسة الجدوى المبدئية وأثبتت جدواها المبدئية، وتتم هذه الدراسات من خلال المرحل الجزئية التالية:
- أ. مرحلة دراسة الجدوى التسويقية.
- ب. مرحلة دراسة الجدوى الفنية والهندسية.
- ج. مرحلة دراسة الجدوى الإدارية والتنظيمية (موضوع هذه المقالة).
- د. مرحلة دراسة الجدوى المالية والاقتصادية وتقييم (تقدير) الربحية التجارية (الخاصة).
المقصود بدراسة الجدوى الجدوى التنظيمية والإدارية
يقصد بدراسة الجدوى التنظيمية والإدارية الدراسة التي يتم إجراؤها بهدف إعداد التنظيم الإداري لمشروع الاستثمار المزمع تنفيذه وتصميم كافة النظم الإدارية له والتأكد من أن هذا التنظيم وتلك النظم ستكون صالحة كي يحقق مشروع الاستثمار الأهداف التي قام من أجلها سواء بالنسبة لجمهور المستثمرين أو للصالح العام.
مقالة ذات صلة: التنظيم الإداري: التعريف، الأهمية، الأنواع، المبادئ، الخصائص
أهمية دراسة الجدوى الجدوى التنظيمية والإدارية
وتستمد هذه الدراسة أهميتها من أهمية عملية التنظيم، فالتنظيم مطلوب لأنه بمثابة وسيلة فعالة لتنسيق الجهود البشرية من خلال العمل الجماعي وإيجاد التعاون بينها لتحقيق الهدف المنشود، فالإنجاز الجماعي يكون في الغالب أكبر من الإنجاز الفردي، وسبب آخر أساسي لأهمية عملية التنظيم فهو تعريف كل شخص بنواحي النشاط المطلوب منه تأديتها، حيث يساعده ذلك في التركيز على تنفيذ العمل المسند إليه ويقلل من احتمالات سوء الفهم أو البلبلة، إضافة إلى التحديد السليم لعلاقات العمل في المنظمة، حيث يتعرف كل شخص على المكان الذي يشغله فيها ويعرفه سلطاته ومسؤولياته وعلاقاته سواء بالنسبة لرؤسائه أو زملائه أو مرؤوسيه.
وعملية التنظيم مطلوبة إزاء التخصص وتقسيم العمل في العصر الحديث، ورغم أن نجاح أي منظمة قد يرجع إلى عوامل كثيرة، إلا أن المهارة في وضع التنظيم الإداري وتنفيذه يعتبر عنصر جبري، بل وحاسم في النتيجة النهائية؛ وخلاصة القول أن عدم كفاءة القائمين على دراسة الجدوى في إعداد التنظيم الإداري لمشروع الاستثمار وفي تصميم مختلف نظمه الإدارية قد يكون أحد عوامل فشل المشروع بعد فتر وجيزة من ممارسة نشاطاته، بل وفي بعض الأحيان قبل أن يدخل مرحلة التشغيل.
مقالة ذات صلة: الأهداف الذكية SMART: ما هي، أهميتها، كيفية كتابتها، أمثلة عليها
مقالة ذات صلة: الإدارة بالأهداف: ما هي، مميزاتها، عيوبها، خطوات تنفيذها، أمثلة عليها
مقالة ذات صلة: الأهداف الاستراتيجية: ما هي، أهميتها، أمثلة عليها
البيانات والمعلومات المطلوبة لإجراء دراسة الجدوى التنظيمية والإدارية
تقتضي دراسة الجدوى التنظيمية والإدارة لمشروع الاستثمار توافر مجموعة من البيانات والمعلومات الأساسية أمام القائمين على تلك الدراسة عن مشروع الاستثمار من بينها:
- أ. بيانات ومعلومات عن الأهداف العامة والفرعية المنتظر له.
- ب. بيانات ومعلومات عن منتجه أو منتجاته.
- ج. بيانات ومعلومات عن العملاء المرتقبين له.
- د. بيانات ومعلومات عن المناطق الجغرافية التي يتوقع تسويق منتجه أو منتجاته فيها.
- هـ. بيانات ومعلومات عن العمليات المنتظر له.
- و. بيانات ومعلومات عن طاقته الإنتاجية المتوقعة.
- ز. بيانات ومعلومات عن الحجم المتوقع له.
- ح. بيانات ومعلومات عن موقعه أو مواقعه.
- ط. بيانات ومعلومات عن حجم الموارد البشرية المتوقعة له ونوعيتها.
- ي. بيانات ومعلومات عن احتمالات التوسع والنمو الوظيفي الأفقي والرسي له.
أبعاد دراسة الجدوى التنظيمية والإدارية
تتضمن دراسة الجدوى التنظيمية والإدارية لمشروع الاستثمار عدة جوانب لعل أبرزها:
- أولاً: إعداد التنظيم الإداري لمشروع الاستثمار.
- ثانياً: تخطيط الموارد البشرية العاملة للمشروع.
- ثالثاً: تصميم النظم والقواعد التي ستحكم العمل في المشروع.
- رابعاً: تخطيط سياسات الموارد البشرية من اختيار وتعيين وتدريب وتحفيز وغيرها .
هذا، و سنناقش في هذه المقالة الجانب الأول فقط والمتعلق بإعداد التنظيم الإداري للمشروع على أن تنال باقي الجوانب كلها بالتفصيل فى مقالات منفصلة عن الموارد البشرية.
وفي هذا السياق من المعروف أن مشروع الاستثمار ينشأ بفرض تحقيق هدف معين وهو إنتاج منتج معين أو أكثر بكمية معينة وفي مدة زمنية معينة على أن يتم ذلك بأقل تكلفة ممكنة، ولتحقيق هذا الهدف تنشأ داخل هذا المشروع أوجه متعددة للنشاط يحتاج إنجازها الأشخاص الذين سيلحقون بالمشروع، فيخصص لكل منهم عمل أو مجموعة من الأعمال يكون مسئولا عنها مسئولية تامة، على أن يتم ذلك تحت إشراف مجموعة من الرؤساء تكون مسئوليتهم التوجيه والنصح، ثم التنسيق بين الجهود التي ستبذل بواسطة المرؤوسين.
خطوات التنظيم الإداري لمشروع الاستثمار
ويطلق اصطلاح “التنظيم الإداري لمشروع الاستثمار” على عمليات تحديد الأهداف الواجب تحقيقها بواسطة المشروع، وتحديد أوجه النشاط المطلوبة لتحقيق هذه الأهداف، وتحديد الأعمال المطلوبة لإتمام أوجه النشاط هذه، وتحديد الوظائف التي ستكلف بعمل أو أكثر من هذه الأعمال، ثم تحديد العلاقة بين تلك الوظائف؛ وهناك ست خطوات لإعداد التنظيم الإداري لمشروع الاستثمار:
1. تحديد الأهداف المطلوبة من مشروع الاستثمار تحقيقها و أوجه النشاط اللازمة لتحقيق هذه الأهداف
حيث يسترشد القائمين بدراسة الجدوى التنظيمية بقائمة الأهداف التي يرجى من المشروع تحقيقها لجمهور مستثمريه أو للصالح العام والتي ينبغي أن توجه جهود العاملين لتحقيقها، ويجب أن نكون أهداف المشروع الرئيسة والفرعية واضحة وقابلة للتحقيق وقابلة للقياس مع ضروره وضع أولويات لتنفيذ، مما يقتضي الأخذ في الاعتبار المتغيرات الداخلية والمتغيرات الخارجية التي يمكن أن تؤثر على إمكانية تحقيق هذه الأهداف؛ فمثلاً إذا كان من بين أهداف مشروع الاستثمار إنتاج منتج بمواصفات معينة وبجودة معينة وبشكل معين، فإن الأنشطة اللازمة لتحقيق هذا الهدف قد تتمثل في الآتي:
- أ.تصميم المنتج وإعداد الرسومات الخاصة بذلك وإعداد التجهيزات الآلية وغير الآلية.
- ب. تدبير الاحتياجات اللازمة لتعيين برمج الإنتاج من المستلزمات المختلفة.
- ج. إعداد برامج للعمل داخل المشروع وتوزيعه على الأقسام ثم تنفيذه.
- د. متابعة ومراقبة عمليات التشغيل.
2. تحديد الأعمال المطلوبة لكل وجه من أوجه النشاط
إذ يتم هذا التحديد من خلال دراسة متأنية ومشتركة بين المسئول عن إعداد التنظيم الإداري والفنيين الذين لهم خبرة ومعرفة سابقة بتلك الأنشطة، حيث يمكن لهؤلاء المسئولين تزويده ببيانات ومعلومات عن الأعمال المطلوبة لإنجاز كل نشاط منها، فمثلا يتطلب النشاط الخاص بتدبير الاحتياجات اللازمة لتنفيذ برامج الإنتاج القيام بالأعمال التالية:
- أ. إعداد السجلات الخاصة بالمخزون.
- ب. ترتيب المواد داخل المخازن.
- ج. إعداد الطلبات التي ترد من الاقسام المختلفة.
- د. مراقبة المخزون.
- هـ. الاتصال بالموردين.
- و. متابعة أوامر التوريد.
3. تحديد الوظائف التي ستتولى القيام بهذه الأعمال
ويقصد بذلك تخطيط الموارد البشرية داخل المشروع، أي إعداد جدول أو مجموعة من الجداول يحدد فيها أنواع الوظائف المطلوبة للمشروع والأعداد اللازمة من كل نوع، وتتحدد نوعية الوظائف التي ستنشأ في ضوء طبيعة الأعمال التي تتم حيث تختلف المهارات باختلاف طبيعة العمل؛ ولا يعني ما تقدم إيجاد وظيفة لكل نوع من الأعمال، حيث قد توجد بعض الأعمال المتشابهة أو المكملة والتي يمكن أدائها بواسطة تخصص واحد أو وظيفة واحدة، فمن الممكن تكليف مهندس الصيانة بإعداد جداول تحميل الآلات.
ويتحدد العدد المطلوب من نوع معين من الوظائف على ضوء الوقت المطلوب لإنجاز كل نوع من الأعمال والمكان الذي سيتم فيه، حيث يتم حساب الوقت اللازم لإنجاز كل نوع من الأعمال ويقسم على عدد ساعات العمل اليومي، فإذا ثبت أن الأعمال الخاصة بتدبير الاحتياجات تستنفد 21 ساعة يوميا طوال العام وإذا كان الحد الأقصى لساعات العمل اليومية هو 7 ساعات عمل أمكن القول أن مشروع الاستثمار يحتاج إلى 3 وظائف للقيام بهذا العمل؛ وإذا كانت طبيعة العمل تقتضي أداؤه في أكثر من موقع، فإن عدد الوظائف قد يزيد عن العدد الذي يتحدد في ضوء الوقت المطلوب.
4. تجميع الوظائف في مجموعات يشرف على كل منها وظيفة إشرإفيه
إذ من غير المتصور أن يكون رئيس مجلس إدارة المشروع مسئولاً عن جميع الوظائف وبالتالي كافة الأعمال المتعلقة بإدارة المشروع، وتتطلب مبادئ الإدارة السليمة ضرورة توافر صفات القيادة في أولئك الذين يشغلون المناصب الرئيسية في أي من مشاريع الاستثمار وعلى أي مستوى وذلك حتى تتوفر لديهم القدر التأثيرية في معاونيهم ومرؤوسيهم، وذلك أن وظيفتهم تستهدف بالدرجة الأولى إنجاز الأعمال عن طريق الآخرين وفقاً لما هو مخطط، ويفضل أن يكون نطاق الإشراف محدوداً حتى يمكن للرئيس أن يعطي من جهده للمرؤوسين القدر الذي يتأكد معه من أنه يقوم بمهمة التوجيه الإداري على الوجه الذي يتمكن معه المرؤوسين من أداء أعمالهم بكفاءة.
على أن ثمة اختلاف بين الكُتاب والممارسين حول العدد المناسب من الوظائف الذي يمكن تجميعه لكي يشرف عليه وظيفة رئاسية واحد إذ يتردد هذا العدد بين ٣ : ٦ وظائف؛ ومن الناحية العملية يصعب وضع قاعدة عامة تحدد النسب بين عدد الرؤساء والمرؤوسين، حيث يعتمد ذلك على عدة اعتبارات منها: ظروف كل مشروع، والموازنة بين مزايا إيجاد وظائف رئاسية للإشراف المباشر وعيوب ذلك سواء من ناحية التكاليف أو البطء في الإجراءات.
5. تحديد الهيكل التنظيمي وتحديد العلاقة بين وظائف المستويات الإدارية المختلفة
إذ من المعروف أن الهيكل التنظيمي Organizational Structure يعبر عن العلاقة القائمة بين السلطات والتدرج في اتخاذ القرارات من خلال إدارة عليا تملك حرية واسعة وادارة وسطى وأخرى إشرافية ذات سلطات محدودة في اتخاذ القرارات، وعلى ذلك فهذه الخطوة تتضمن تحديد اختصاصات الوظائف المختلفة وعلاقتها ببعضها البعض وتكوين الإدارات بمعنى تصنيف الأعمال المطلوب تأديتها وتجميعها في وحدات أو أقسام يمكن إدارتها.
وقد يتم تكوين الإدارات أو إعداد التنظيم الإداري على أسس وظيفية او جغرافية أو سلعية، كما قد يتم على أساس العملاء أو على أساس العمليات، كذلك قد يتم الجمع بين أكثر من أساس لتقسيم المشروع إلى وحدات إدارية وتوقف الأخذ بأي منها على حجم مشروع الاستثمار ونوعية وظائفه وعملائه وطبيعة منتجاته وغيرها.
مقالة ذات صلة: الهرم الإداري – مستويات الإدارة وتعريف بمسئوليات كل مستوى
6. تعريف كل فرد داخل المشروع بمحتويات التنظيم
بعد كل ما سبق لابد من تعريف كل من سيلحق بالعمل داخل مشروع الاستثمار بالأعمال التي سيكلف بها و بنوعية وطبيعة العلاقات التي ستنشأ بين عمله وعمل غيره من العاملين، ويتم ذلك عن طريق تسجيل نتائج عملية التنظيم الإداري في شكل بياني مختصر يسمى خريطة التنظيم الإداري Organisation Manual، وتوضح خريطة التنظيم الإداري الوظائف الأساسية التي ستنشأ في مشروع الاستثمار والأعمال الأساسية لكل وظيفة ولإ تعبر تعبير كامل عن الهيكل التنظيمي
آما دليل التنظيم الإداري فهو عبار عن كتيب يتضمن كافة التفاصيل عن وحدات المشروع والوظائف التي تحتويها إضافة إلى سلطات ومسئوليات كل وظيفة وعلاقتها بالوظائف الأخرى؛ وجدير بالإشار ان خريطة التنظيم الإداري لمشروع الاستثمار تختلف في فترة التشغيل اختلافات كلياً عنها في فتر الإنشاء، كما أنها تخضع للتغيير المستمر من فترة لأخرى خلال مرحلة التشغيل طبقاً لما يستجد على المشروع من تغيرات طرأت أصلاً على مناخ الاستثمار الذي يعمل فيه ومن خلاله، والشكلان القادمان يصوران خريطتين تنظيميتين لأحد مشاريع الاستثمار واحدة لفترة الإنشاء والأخرى لفتر التشغيل.
تحليل نتائج دراسة الجدوى التنظيمية والإدارية
اتضح مما تقدم أن دراسة الجدوى التنظيمية والإدارية لمشروع الاستثمار ترتبط ارتباطاً تام بدراسة الفنية له، ذلك أن حجم مشروع الاستثمار وما يتضمنه من عمليات إدارة وفنية و خدمية وإنتاجية يؤثر في الهيكل التنظيمي لمشروع الاستثمار، ولكي يكون التنظيم الإداري لمشروع الاستثمار عملي يجب أن يكون مرتبطاً بالطاقة الإنتاجية لمشروع الاستثمار وتطور نسب استغلالها؛ وتنتهي دراسة الجدوى التنظيمية والإدارية إلى:
- أولاً: إعداد التنظيم الإداري لمشروع الاستثمار الذي يمكن من تحقيق الأهداف المنشودة من قيام هذا المشروع وما يرتبط به من خرائط وأدلة.
- ثانياً: تصميم السياسات Policies والإجراءات Procedures والقواعد Rules والنظم التي توجه مسارات العمل في المشروع. ذات صلة: الفرق بين السياسات والإجراءات والقواعد
- ثالثاً: تصميم السجلات Records والدورات المستندية وكذا الخاتم الذي يحمل شعار المشروع للتصديق على المكاتبات الرسمية.
- رايعاً: وضع خطة متكاملة للموارد البشرية. هذا، وتوفر هذه الدراسة الأسس الموضوعية لتقدير تكلفة العمل Labour Cost بشكل دقيق وموضوعي وتكلفة التعلم Learning Cost اللازمة لتنمية الموارد البشرية العاملة وتدريبها.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
