التوجيه – التعريف، الأهمية، العناصر، المبادئ، الخصائص

وظيفة التوجيه الإداري تختص بتحقيق تحرك القوة البشرية في الاتجاه الذي يحقق الأهداف، حيث تقوم وظيفة التوجيه بتوفير المناخ والقيادة والمحفزات التي تحقق تحرك الأفراد في الاتجاه السليم لتحقيق الأهداف بدلاً من تشتت الجهود البشرية في اتجاهات تعيق وتحد من تحقيق الأهداف؛ وفي هذه المقالة سنقوم بالتعريف السريع للإدارة ووظائف الإدارة، ثم سنوضح المقصود بالتوجيه، و أهمية التوجيه، وخصائص التوجيه، وسنتناول عناصر التوجيه وهي الإتصالات الإدارية والقيادة والتحفيز، وفي النهاية سنوضح مبادئ التوجيه.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها

وظائف الإدارة

وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه (موضوع هذه المقالة) والرقابة. ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.

مقالة ذات صلة: وظائف الإدارة – التخطيط و التنظيم و التوجيه و الرقابة بالتفصيل

تعريف التوجيه

التوجيه هو كافة الأعمال التي يمارسها المدير أثناء تنفيذ المرؤوسين لأعمالهم بهدف تعريفهم وتوجيههم، وتشجيعهم على أداء أعمالهم بكفاءة من أجل تحقيق الأهداف والتأكد من ترجمة الخطط إلى واقع فعلي في ظل الأسس والمبادئ التنظيمية التي تم الاتفاق عليها، كما يهدف المدير من ممارسة وظيفة التوجيه إلى مساعدة المرؤوسين في التغلب على كافة المشاكل التي تواجههم.

ويجب الإشارة إلى أن نوع التوجيه ومقداره يعتمد بدرجة كبيرة على نوع ومقدار التخطيط والتنظيم الذي مارسه المدير مسبقا، فكلما كان هناك قصور في أداء وظيفتي التخطيط والتنظيم كلما زادت الحاجة إلى بذل المزيد من الجهد لتوجيه الأفراد أثناء التنفيذ الفعلي للأعمال والعكس صحيح؛ فكلما اتسمت ممارسة المدير لوظيفتي التخطيط والتنظيم بالدقة والشمول والموضوعية، وكلما اتبع إجراءات تنظيمية سليمة وتم رسم خطوط واضحة للسلطة والمسئولية كلما قلت المشاكل التي من المحتمل أن يقابلها المرؤوسون أثناء التنفيذ الفعلي للأعمال، وهذا يقلل من القرارات الفورية التي يضطر المدير لاتخاذها.

خصائص التوجيه

الخصائص الرئيسية للتوجيه هي كما يلي:

1. وظيفة واسعة الانتشار

يحدث التوجيه على كل مستوى من مستويات المنظمة؛ حيثما توجد علاقة الرئيس – المرؤوس ، يكون التوجيه موجودًا حيث يقدم كل مدير التوجيه لمرؤوسيه.

مقالة ذات صلة: الهرم الإداري – مستويات الإدارة وتعريف بمسئوليات كل مستوى

2. نشاط مستمر

إن التوجيه وظيفة مستمرة لأنها تستمر طوال حياة المنظمة بغض النظر عن التغييرات في المديرين أو الموظفين.

3. ترتيب هرمي تنازلي

يتدفق التوجيه من مستوى الإدارة العليا إلى مستوى الإدارة المباشرة، يمارس كل مدير هذه الوظيفة على مرؤوسه المباشر.

4. العامل البشري

ترتبط وظيفة التوجيه بالمرؤوسين وبالتالي فهي مرتبطة بالعامل البشري؛ ونظرًا لأن العامل البشري معقد وسلوكه لا يمكن التنبؤ به، تصبح وظيفة التوجيه مهمة.

5. نشاط إبداعي

تساعد وظيفة التوجيه في تحويل الخطط إلى أداء؛ فبدون هذه الوظيفة، يصبح الناس غير نشطين وتكون الموارد المادية بلا معنى.

أهمية التوجيه

1. يبدأ العمل

يتم بدء كل عمل في المنظمة من خلال وظيفة التوجيه؛ حيث يوجه المديرون المرؤوسون حول ما يجب القيام به، وكيفية القيام به ومتى يجب القيام به، وكذلك يقوم المديرون بالتأكد من اتباع الموظفين تعليماتهم بشكل صحيح.

2. يوحد الجهود

من خلال التوجيه، يكون الرؤساء قادرين على توجيه وإلهام وإرشاد المرؤوسين للعمل؛ ولهذا، فإن جهود كل فرد لتحقيق الأهداف مطلوبة. فمن خلال التوجيه يمكن ربط جهود كل قسم ودمجها مع الآخرين، فيمكن القيام بذلك من خلال القيادة المقنعة والتواصل الفعال؛ فتكامل الجهود يحقق الفعالية والاستقرار.

3. يحفز الموظفين

يحدد المدير إمكانات وقدرات مرؤوسيه ويساعدهم على تقديم أفضل ما لديهم؛ كما أنه يحفزهم من خلال تقديم حوافز مالية وغير مالية لهم لتحسين أدائهم.

مقالة ذات صلة: 10 طرق لتحفيز الموظفين – نصائح حول كيفية تحفيز الموظفين

4. يوفر الاستقرار

الاستقرار مهم في نمو أي منظمة؛ والتوجيه الفعال يطور التعاون والالتزام بين الموظفين ويخلق توازنًا بين مختلف الإدارات والمجموعات.

5. مواكبة التغييرات

يميل الموظفون إلى مقاومة أي نوع من التغيير في المنظمة؛ ولكن التكيف مع التغييرات البيئية ضروري لنمو المنظمة. ويمكن للمدير من خلال التحفيز والتواصل المناسب والقيادة أن يجعل الموظفين يفهمون طبيعة ومحتويات التغيير وكذلك الآثار الإيجابية للتغيير؛ وسيساعد هذا في التكيف السلس للتغييرات دون أي احتكاك بين الإدارة والموظفين.

6. الاستخدام الفعال للموارد

إن التوجيه ينطوي على تحديد واجبات ومسؤوليات كل مرؤوس بوضوح وبالتالي تجنب الهدر، وتجنب ازدواجية الجهود، وما إلى ذلك، وينطوي التوجيه أيضاً على استخدام الموارد البشرية والآلات والمواد والمال بأقصى طريقة ممكنة؛ و بالتالي يساعد التوجيه علي تقليل التكاليف وزيادة الأرباح.

عناصر التوجيه

وليكون التوجيه الإداري ناجحًا، يجب أن يتكون من بعض عناصر، وهي:

1. الاتصالات الإدارية
2. القيادة
3. التحفيز.

1. الإتصالات الإدارية

الإتصالات الإدارية هي الوسائل التي يتم بواسطتها تبادل أو نقل المعلومات، الأفكار، الحقائق، المشاعر من جهة إلى أخرى حتى يتحقق فهم موحد وكذلك حتي يتحقق توافر نفس المعلومات والأفكار والحقائق لجميع الأطراف الذين تشملهم عملية الاتصالات. وتقوم وظيفة الإتصالات الإدارية بـــ

1.  تبليغ القوة البشرية بما هو مطلوب منهم لكي تدور العجلة الإدارية
2. تعريف القوة البشرية بالأعمال والمسؤوليات والواجبات وكذلك السلطات الممنوحة لهم، وبشكل عام تعريفهم بما هو متوقع منهم
3.  التعرف على ردود الفعل، مشاعرهم، مشاكلهم، آرائهم قبل وأثناء القيام بما هو مطلوب منهم 
4. وتحقق الاتصالات للمدير تعريف القوة البشرية بما يتوقع الحصول عليه منهم في شكل مسئوليات وواجبات ونتائج أعمال
5. كذلك التعرف على توقعات القوة البشرية في شكل مشاعر، ومشكلات، آراء، ورغبات 
6. تحقيق الوضوح ومشاركة المعلومات والرؤية الموحدة للأمور، فبدون الاتصالات الفعالة قد يرى أكثر من فرد نفس الشيء بطرق مختلفة وذلك لأن كل فرد يدرك الموضوع من زاوية مختلفة طبقاً اهتماماته وتكوينه النفسي وخصائص شخصيته

مقالة ذات صلة: الاتصالات الادارية – التعريف، الأهداف، الأهمية، الأنواع، المعوقات

ب. القيادة

القيادة تشمل مساعدة المرؤوس على الوصول للهدف، عن طريق إرشاده، إنارة الطريق أمامه، حل المشكلات التي تصادف المرؤوس، نقل خبرات المدير السابقة إلى المرؤوس, بناء جسور من التعاون والثقة بين المدير والمرؤوس لتوجيه جهوده نحو تحقيق الأهداف، ويمكن تعـريـف القيادة بأنها الـقـدرة عـلى اسـتـمـالة الآخـريـن persuade others لتأدية أعمال معينة بشكل إختياري أو الامتناع عن سلوك معين.

و من أشهر التعريفات للقيادة أنها: «القدرة على التوجيه من أجل تحقيق هدف معين عن طريق الآخرين»؛ وهناك من عرف القيادة بأنها «العملية الخاصة بدفع وتشجيع الأفراد نحو إنجاز أهداف معينة»؛ كما تم تعريفها بأنها «التأثير في سلوك الآخرين كأفراد وجماعات نحو إنجاز وتحقيق الأهداف المرغوبة».

مقالة ذات صلة: القيادة: التعريف، الأهمية، الأنواع، الخصائص، النظريات

ج. التحفيز

التحفيز Motivation هو تلك الظروف والعوامل التي تخلق لدى الفرد الرغبة لكي يتحرك في اتجاه معين، فالتحفيز يشمل التعرف على حاجات (Needs) ورغبات (Desires) واهتمامات (Interests) المرؤوس ثم محاولة إشباعها حتى يمكن تحريك وتحفيز المرؤوس لاستخدام كل طاقاته وقدراته في أداء ما هو مطلوب منه؛ وعند ترجمة كلمة Motivation يتم ترجمتها إلى التحفيز او الدافع، ولذلك عندما ترى كلمة الدافعية او التحفيز أعلم أنهما كلمة واحدة.

مقالة ذات صلة: التحفيز – التعريف والأنواع والأهمية والخصائص والنظريات

مبادئ التوجيه

1. أقصي حد من المساهمة الفردية

أحد المبادئ الرئيسية للتوجيه هو مساهمة الأفراد، ويجب أن تتبنى الإدارة مثل هذه السياسات التوجيهية التي تحفز الموظفين على المساهمة بأقصى إمكاناتهم لتحقيق الأهداف التنظيمية:-

2. انسجام الأهداف

في بعض الأحيان يكون هناك تعارض بين الأهداف التنظيمية والأهداف الفردية؛ فعلى سبيل المثال، تريد المنظمة زيادة الأرباح والاحتفاظ بأكبر حصة ممكنة من الأرباح، في حين أن الموظفين قد يرون أنه يجب ان يحصلوا على حصة كبيرة من الأرباح كمكافأة لأنهم عملوا بجد ويستحقوا تلك المكافأة؛ وهنا يكون للتوجيه دور مهم في تحقيق الانسجام والتنسيق بين أهداف الطرفين.

3. وحدة القيادة

ينص هذا المبدأ على أن المرؤوس يجب أن يتلقى تعليمات من رئيس واحد فقط في كل مرة، فإذا تلقى تعليمات من أكثر من رئيس واحد في نفس الوقت، فسيؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك وصراع وفوضى في المنظمة، كما أنه لن يكون قادرًا على تحديد أولويات عمله.

مقالة ذات صلة: وحدة الأمر و سلسلة القيادة – شرح مفصل

4. أسلوب التوجيه المناسب

يجب استخدام تقنيات التوجيه المناسبة للإشراف على الموظفين وقيادتهم والتواصل معهم وتحفيزهم بناءً على احتياجاتهم وقدراتهم ومواقفهم والمتغيرات الظرفية الأخرى.

5. الاتصالات الإدارية

وفقًا لهذا المبدأ، يجب ملاحظة أن التعليمات يتم نقلها بوضوح إلى الموظفين ويجب التأكد من أنهم قد فهموا نفس المعنى الذي كان من المفترض أن يتم توصيله.

6. استخدام منظمة غير رسمية

داخل كل منظمة رسمية، توجد مجموعة أو منظمة غير رسمية؛ ويجب على المدير تحديد هذه المجموعات واستخدامها لتوصيل المعلومات. فيجب أن يكون هناك تدفق حر للمعلومات بين كبار المديرين والمرؤوسين لأن التبادل الفعال للمعلومات مهم حقًا لنمو المنظمة.

7. القيادة

فمن أحد المبادئ المهمة للتوجيه، أنه يجب أن يمتلك المديرون صفات قيادية جيدة للتأثير على المرؤوسين وجعلهم يعملون وفقًا لرغبتهم.

8. مدى تبعية المرؤوسين

وفقًا لهذا المبدأ، يُطلب من المديرين مراقبة مدى اتباع المرؤوسين للسياسات والإجراءات والتعليمات؛ إذا كانت هناك أي مشكلة في التنفيذ، فيمكن إجراء التعديلات المناسبة.

مقالة ذات صلة: الفرق بين السياسات والإجراءات والبرنامج والقواعد

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.