التنظيم الإداري: التعريف، الأهمية، الأنواع، المبادئ، الخصائص

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

وظائف الإدارة

وكما اتضح من تعريف الإدارة أن هناك أربع وظائف أساسية تمارسها الإدارة ويطلق عليها العملية الإدارية (عناصر الإدارة) وهي التخطيط والتنظيم (موضوع هذه المقالة) والتوجيه والرقابة. ويجب ان تفكر في الوظائف الأساسية الأربع للإدارة باعتبارها المسؤوليات الأساسية الأربع التي يجب على كل قائد الوفاء بها.

تعريف التنظيم الإداري

التنظيم الإداري Management Organizing هو ثاني وظيفة إدارية من وظائف الإدارة بعد وظيفة التخطيط، والتنظيم الإداري يقوم بتنسيق الجهود البشرية وترتيب الموارد ودمج الاثنين بطريقة تساعد في تحقيق الأهداف؛ فالتنظيم الإداري ينطوي على تحديد الطرق والوسائل التي يمكن بها تنفيذ الخطط.

والتنظيم الإداري يشمل تحديد الوظائف وعلاقات العمل، وتعيين المهام المختلفة المرتبطة بالخطط، وترتيب الموارد وتخصيصها، وتصميم هيكل تنظيمي يوضح الفرق بين الواجبات والمسؤوليات والصلاحيات، وجدولة الأنشطة من أجل الحفاظ على السلاسة والفعالية في العمليات؛ والذي ينقب في أدبيات الإدارة سيلحظ أن هناك اختلافات كثيرة بين علماء الإدارة حول تعريف التنظيم الإداري فعلي سبيل المثال لا الحصر:

يعرف هنري فايول التنظيم على أنه “تزويد المشروع بكل شيء مفيد للقيام بوظيفته سواء كانت هذه الأشياء مادية كالآلات والمعدات والخامات أو كانت بشرية كالافراد”.
يعرف جيمس موني والان رايلي التنظيم على أنه: “شكل أي تجمع إنساني يهدف إلى تحقيق هدف مشترك، على أساس أن التنسيق يحوي بين طياته كافة مبادئ التنظيم،حيث يقصد بالتنسيق الترتيب المنظم للمجهودات الجماعية من اجل الوصول الى وحدة في النشاط بهدف تحقيق هدف مشترك”.
يعرف كونت التنظيم على أنه ” إقامة علاقات السلطة مع إيجاد تنسيق هيكلي راسي وافقي بين المناصب التي أسندت إليها الواجبات المتخصصة اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة”.
أما ريتشارد هودجتس فيري أن التنظيم يعنى “توزيع الواجبات والتنسيق بين كافة العاملين بشكل يضمن تحقيق أقصى درجة ممكنة من الكفاية في تحقيق الأهداف المحددة”.
يعرف بيتر دراكر التنظيم على أنه “عملية تحليل النشاط وتحليل القرارات وتحليل العلاقات وذلك لتصنيف العمل وتقسيمه الى انشطة يمكن إدارتها، ثم تقسيم هذه الأنشطة إلى وظائف ووحدات، ثم تجميع هذه الوظائف والوحدات في هيكل تنظيمي،ثم اختيار الأشخاص لإدارة هذه الوظائف والإدارات”.
نيومان يعرف التنظيم “بأنه عملية تقسيم وتجميع العمل الواجب تنفيذه في وظائف مفردة ثم تحديد العلاقات المقررة بين الأفراد الذين يشغلون هذه الوظائف”.

تعريف المنظمة

المنظمة Organization هي وحدة إجتماعية هادفة ذات تكوين إنساني منظم ومنسق بإرادة و وعى يتفاعل فيها الأفراد والجماعات ضمن حدود معينة نسبياً من أجل تحقيق أهداف مشتركة تخدم البيئة الخارجية المحيطة بها؛ كما تعرف المنظمة بأنها وحدة اجتماعية تتكون من مجموعة الأفراد الذين يعملون معاً لتحقيق مجموعة الأهداف المنشودة بعلاقات اجتماعية داخل المنظمة بهدف تحقيق الأهداف المسطرة (الأهداف التنظيمية)).

تعريف الهيكل التنظيمي

الهيكل التنظيمي Organizational structure يصف ما يفعله الموظفون، وإلي من يرفعون تقاريرهم، وكيف يتم اتخاذ القرارات عبر الشركة. فالهيكل التنظيمي عبارة عن مجموعة من القواعد والوظائف والعلاقات والمسؤوليات التي تحدد كيفية توجيه أنشطة الشركة لتحقيق أهدافها، كما أنه يحكم تدفق المعلومات عبر مستويات الشركة.

أهمية التنظيم الإداري

توضح النقاط التالية أهمية التنظيم الإداري في المنظمة:

1. ميزة التخصص

التنظيم يساعد في تصنيف الوظائف بشكل منهجي بين القوى العاملة، مما يساعد في تقليل عبء العمل، وكذلك تحسين الإنتاجية. فالمنظمة ستستفيد من التخصص حيث سيقوم العمال بأداء عمل محدد على أساس منتظم، حسب كفاءتهم.

2. يصف علاقات العمل

يساعد التنظيم في إقامة علاقة عمل ويحدد بوضوح خطوط الاتصال ويحدد أيضًا من الذي يقدم تقريرًا لمن؛ وهذا يزيل الارتباك والفوضى في الحصول على الأوامر والتعليمات.

3. الاستخدام الفعال للموارد

يوفر التنظيم الاستخدام الكامل والفعال لجميع الموارد البشرية والمادية والمالية؛ ويساعد التخصيص المناسب للوظائف التي يتم تعيينها للموظفين في تجنب تداخل العمل ويضمن الاستخدام الأمثل للموارد دون أي هدر.

4. التكيف مع التغيير

تساعد عملية التنظيم المنظمة على البقاء والتكيف مع التغييرات من خلال إجراء تغييرات جوهرية في الاستراتيجيات و التسلسل الهرمي و الهيكل التنظيمي، إلخ.

5. تطوير الموظفين

التنظيم يشجع الإبداع في المديرين التنفيذيين، فتفويض السلطة يقلل من عبء العمل لدى المديرين ويوفر لهم الوقت لتحديد طرق جديدة لأداء العمل، وكما أنه يمكنهم من استكشاف مجالات جديدة لنموهم وتطورهم.

مبادئ التنظيم الإداري

1. مبدأ تخصص العمل

من أهم مبادئ التنظيم الإداري مبدأ تخصص العمل؛ فأثناء تنظيم العمل، يُطلب من المدير تخصيص العمل بين مرؤوسيه. ويجب أن يتم توزيع العمل على أساس المؤهلات والمهارات والقدرات والعمل الذي يقوم به الموظفين. فعلى سبيل المثال، لا يمكنك مطالبة محاسب بإعداد قائمة بالمواد المطلوبة للإنتاج؛ فإذا تم اتباع مبدأ التخصص في العمل بشكل صحيح، فيمكن إكمال العمل في وقت أقل وستكون جودة العمل جيدة أيضًا. وبالإضافة إلى ذلك، سيستمتع مرؤوسوك أيضًا بالعمل معك عندما يتم منحهم العمل الذي يستمتعون به.

لاتباع مبدأ التخصص، يجب أن يكون المدير على دراية بمهارات الموظفين وأحيانًا يجب أن يخاطر بتخصيص العمل للموظف الأقل خبرة من أجل الكشف عن المواهب الخفية للموظف أو لتزويده بفرصة للنمو.

2. مبدأ وحدة القيادة

يهتم مبدأ وحدة القيادة بالتسلسل الهرمي للاتصالات في المنظمة؛ فالتسلسل الهرمي للاتصال يخبرنا عن العلاقة بين المرؤوس والرئيس، حيث يُطلب من كل مرؤوس إبلاغ رئيسه المباشر بأنشطته اليومية.

وتخلق وحدة القيادة تدفقًا سليمًا للمعلومات في المنظمة؛ على سبيل المثال، سيقدم المدير العام التعليمات إلى مدير التسويق ويكون مدير التسويق مسؤولاً أمام المدير العام فقط، ويتمتع مدير التسويق بالسلطة على مدير المبيعات، ومدير المبيعات لديه سلطة على مندوب المبيعات.

ويتلقى مندوب مبيعات في المنظمة التعليمات من مدير المبيعات الذي يتحكم في أنشطة مندوب المبيعات اليومية؛ وسيقدم مندوب المبيعات تقريرًا إلى مدير المبيعات، وسيقدم مدير المبيعات نفس المعلومات إلى مدير التسويق.

وبالمثل، في كل منظمة، تتدفق السلطة من مستوى الإدارة الأعلى إلى مستوى الإدارة الأدنى وهذا يزيل فجوات الاتصال ويجعل التغذية الراجعة سريعة؛ ويتم اتباع هذه الطريقة في جميع أقسام المنظمة. وتساعد وحدة القيادة المنظمة في إقامة التنسيق بين الموظفين، والإجراءات المنسقة للموظفين ستؤدي إلى الاستخدام الأمثل للموارد.

3. مبدأ تفويض السلطة

مبدأ آخر مهم للتنظيم الإداري وهو التفويض؛ ومعنى التفويض هو إعطاء السلطة لشخص ما أو إعطاء العمل للآخرين. فبدون تفويض، سينتهي الأمر بالمدير بالقيام بجميع الأعمال بمفرده وستظل مهارات ووقت المرؤوسين غير مستغلة؛ فالمدير الناجح هو الشخص الذي يمكنه توزيع العمل بكفاءة بين مرؤوسيه، ويمكن للمدير أن يفوض فقط السلطات التي لديه ولا يمكنه تفويض السلطة الخارجة عن سلطته. والتفويض السليم للسلطة يحسن من جودة العمل ويقلل أيضًا من وقت العمل.

4. مبدأ الرقابة أو الإشراف

المبدأ التالي للتنظيم الإداري هو الرقابة أو الإشراف؛ فأثناء التنظيم من المهم التحكم في العمل. ومعنى مبدأ الرقابة أو الإشراف هو عدد الموظفين الذين يمكن لمدير واحد التعامل معهم بفعالية، ويتم إعطاء المدير عدد الموظفين الذين يمكنه التعامل معهم بفعالية وليس عددًا غير محدود من الموظفين. ومع ذلك، يجب أن يكون المدير قادرًا على التحكم في جميع الموظفين الذين تُمنح سلطتهم إليه.

ويعتمد عدد المرؤوسين الممنوحين للمدير على نوع العمل وقدرات المرؤوسين وكذلك كفاءة المدير؛ فعلى سبيل المثال، يمكن لمدير المبيعات التعامل مع عدد أكبر من مندوبي المبيعات العاملين في فريقه إذا كان الموظفون جيدين في البيع ويمكنهم الأداء دون إشراف مستمر، بينما يمكن للمدير مع فريق جديد من الموظفين التعامل مع عدد محدود من الموظفين حيث يطلب منه توفير التدريب لهم ومساعدتهم في إتمام صفقة البيع بنجاح. ويمكن اختيار نطاق الإشراف للمدير من نوعين من نطاق الإشراف وهما:

أ. مدى واسع من الإشراف

في مدى واسع من الإشراف، يمكن للمدير التحكم في مجموعة كبيرة من الموظفين بفعالية وكفاءة؛ والنطاق الواسع من الإشراف جيد في البيئة التي توجد فيها الميزات التالية:

العمل الذي يقوم به المرؤوسون متكرر.
تواصل أفضل بين المشرف والمرؤوسين.
تنسيق أفضل بين الموظفين.
الموظفون ماهرون يحتاجون إلى مساعدة أقل من المدير.
الموظفون سريعون في الاستجابة.

ب. نطاق ضيق من الإشراف

في نطاق ضيق من الإشراف، يدير المدير مجموعة صغيرة من الموظفين في وقت واحد؛ ويتم إعطاء الموظفين المسؤوليات والسلطة للتعامل مع العمل. وفيما يلي ميزات النطاق الضيق للإشراف.

يمكن استخدام نطاق ضيق من الإشراف في العمل الذي يتطلب تحكمًا وإشرافًا مستمرين.
تنسيق أقل بين الموظفين.
جيد لأعمال التخصص.
سوء الفهم بين المرؤوسين.

مقالة ذات صلة: نطاق الإشراف – كل شيء عن نطاق الإشراف

5. مبدأ البساطة

البساطة هي أحد العوامل المهمة في تنظيم العمل في المنظمة؛ ويمكن لهيكل معقد من التواصل مع السلطة أن يجعل العمل أكثر صعوبة وسيكون الموظفون دائما في حيرة من أمرهم بشأن من يجب إبلاغه أو مخاطبته عندما يواجهون أي صعوبة في العمل.

إن بساطة التنظيم تعني تفويض السلطة بشكل واضح وبسيط؛ على سبيل المثال، يمكن للموظف في مستوى الإدارة العليا التحكم في الموظفين في مستوي الإدارة الوسطي والمباشرة وليس العكس. ويجب أن تكون هناك سلسلة صغيرة من القيادة، ويمكن لسلسلة طويلة من القيادة أن تخلق ارتباكًا، ويمكن أن تؤخر أيضًا اتخاذ القرار، ويمكن أن تسبب أيضًا صعوبة في التنسيق والتواصل في المنظمة؛ ولذلك، قم بتنظيم العمل بهذه الطريقة بحيث يكون هناك أقل مجال للارتباك.

مقالة ذات صلة: وحدة الأمر و سلسلة القيادة – شرح مفصل

6. مبدأ المرونة

يعتمد مبدأ المرونة على التكيف السهل للتغيير في المنظمة؛ فيجب أن يكون الهيكل التنظيمي مرنًا بدرجة كافية بحيث يمكن تكييف الظروف المتغيرة بسهولة عن طريق إجراء أي تغييرات كبيرة في الهيكل التنظيمي. على سبيل المثال، يجب ألا يتوقف العمل إذا كان المدير المباشر في إجازة لسبب ما، ويجب أن يعرف الموظفون من يجب إبلاغه في حالة عدم وجود مديرهم. والمنظمات المرنة تنمو بمعدل سريع مقارنة بالمنظمات غير المرنة والغير الجاهزة للتغيير.

7. مبدأ التعريف الوظيفي

مبدأ التعريف الوظيفي يعني التعريف الواضح لسلطة الموظفين ومسؤوليتهم؛ فإذا لم يتم تحديد مسؤولية مهمة معينة بوضوح، فهناك احتمالات ألا يقوم أحد بهذا العمل وسيبقى دون إنجازه. ودعونا نأخذ مثالًا صغيرًا على إيقاف تشغيل جميع الأجهزة الكهربائية بعد انتهاء ساعات العمل، فإذا لم يتم تسليم مسؤولية فحص جميع الأجهزة بعد ساعات العمل والتأكد من إيقاف تشغيلها إلى شخص واحد، فلا يمكنك تحميل أي موظف المسؤولية؛ ويحدث الشيء نفسه مع جميع الأعمال الأخرى، فيجب إخبار جميع الموظفين بوضوح بمسؤولياتهم الوظيفية وكذلك السلطات التي لديهم حتى يتمكنوا من أداء عملهم دون تأخير.

8. مبدأ التوازن

مبدأ آخر للتنظيم الإداري هو مبدأ التوازن، مما يعني أنه أثناء تنظيم العمل، يجب على المدير الحرص على حصول جميع الموظفين على قدر متساو من العمل؛ فالتوازن مهم لأن هذا سيقلل من فرص النزاعات بين الموظفين وسيتم استخدام وقت ومهارات جميع الموظفين بشكل صحيح. وبهذه الطريقة، سيتم تزويد جميع الموظفين بفرص متساوية لتحقيق إنجازات ولشق طريقهم إلى القمة.

9. مبدأ التنسيق

مبدأ التنسيق هو مبدأ مهم للتنظيم الإداري؛ لأنه في المنظمة، هناك أنواع مختلفة من العمل تتم في أقسام مختلفة في وقت واحد، ومن المهم تنسيق الأنشطة المختلفة التي تجري في المنظمة بحيث تكون جميع الأقسام علي نفس النهج (علي وفاق)، فالتنسيق ضروري لتحقيق الهدف المشترك للمنظمة.

10. مبدأ المساءلة والمسؤولية

ويشير مبدأ المساءلة والمسؤولية إلى مسؤولية المرؤوس عن تقديم التقارير إلى رئيسه، وتتدفق المساءلة صعودا في المنظمة؛ فعلى سبيل المثال، سيقدم المرؤوس تقاريره إلى مديره المباشر، وسيقدم ذلك المدير المباشر تقاريره إلى مديره. ففمبدأ المساءلة والمسؤولية مهم للتواصل السلس في المنظمة.

11. مبدأ الهدف

مبدأ الهدف يعني أن جميع موظفي المنظمة يجب أن يعملوا نحو الهدف المشترك للمنظمة؛ ولذلك، أثناء تنظيم أمور المنظمة، تأكد من استخدام جهود ووقت ومهارات جميع موظفي المنظمة لتحقيق الهدف المشترك، وسيتطلب الأمر تخطيطا شاملا لتنفيذ مبدأ الهدف في التنظيم بنجاح.

خصائص التنظيم الإداري

1. تقسيم العمل

تقسيم العمل هو أساس المنظمة؛ بمعنى آخر، لا يمكن أن يكون هناك تنظيم بدون تقسيم العمل. ويُقصد بتقسيم العمل التخصص في مهمة واحدة فقط، فيجب تقسيم المهمة المعقدة إلى سلسلة من المهام الأبسط وتعيين عامل لكل منها للحصول على نتيجة أفضل وأسرع، وهو ما يؤدي لرفع كفاءة العامل وتعزيز إنتاجيته مع الوقت، لا سيما مع أثر التعلم.

2. التنسيق

يتم تكليف أعضاء مختلفين في المنظمة بمهام مختلفة لأداءها، ثم يتم تجميع جميع المهام معًا بشكل منطقي ومتسلسل مما يؤدي إلى تحقيق الأهداف، لذا فإن التنظيم ينظوي علي التنسيق.

3. الأهداف المحددة

التنظيم الإداري يهدف إلى تحقيق أهداف المنظم بكفاءة وفاعلية، ولذلك يجب ان تكون الأهداف محددة على وجه الدقة.

4. يؤسس علاقة السلطة والمسؤولية

التنظيم الإداري يؤسس علاقة السلطة والمسؤولية بين جميع العاملين في المنظمة، حيث يتم تحديد درجة السلطة والمسؤولية الموكلة إلي كل موظف وعامل ومدير أثناء أداء الواجبات والمسؤوليات.

مقالة ذات صلة: الفرق بين السلطة والمسؤولية بالتفصيل

5. الإتصال الإداري

في التنظيم الإداري، يجب أن تكون طرق وأساليب وتدفق وأهمية الاتصال الإداري معروفة لجميع الأعضاء.

خطوات التنظيم الإداري

التنظيم الإداري هو الوظيفة الأساسية التي تربط جميع الأنشطة والموارد معًا في تسلسل منهجي ومنطقي، وهي تشتمل على عدد من الخطوات التي يتم اتباعها لتحقيق الأهداف التنظيمية. والآن، سنناقش هذه الخطوات بالتفصيل:

1. تحديد العمل

الخطوة الأولى الواضحة في عملية التنظيم الإداري هي تحديد العمل الذي يجب أن تقوم به المنظمة، وهذا هو المستوي الأول الذي سنبدأ منه؛ ولذلك يحتاج المدير إلى تحديد العمل والمهام التي يتعين القيام بها لتحقيق أهداف المنظمة. ويساعد تحديد العمل على تجنب سوء التواصل وتداخل المسؤوليات وإضاعة الوقت والجهد.

2. تجميع العمل

من أجل التدفق السلس للعمل والأداء السلس للمنظمة، يجب تجميع المهام والأنشطة المتشابهة معًا، ومن ثم نقوم بإنشاء أقسام داخل الشركة وأقسام فرعية داخل كل قسم؛ ومثل هذا التنظيم يجعل عمل الشركة أكثر منهجية. واعتمادًا على حجم المنظمة وحجم العمل، يمكن أن يكون للمنظمة العديد من الإدارات والأقسام، ولكل قسم مدير يمثلهم في مستوى الإدارة العليا؛ وفي المنظمات الأصغر في بعض الأحيان يتم تجميع هذه الأقسام معًا تحت إدارة مدير واحد.

3. تعيين المهام

بعد تشكيل الأقسام، يتم وضع الموظفين في أقسام مختلفة تحت إشراف مدير، ويسمى مدير إدارة؛ وبعد ذلك، يتم تعيين الوظائف للموظفين حسب مهاراتهم ومؤهلاتهم وكفاءاتهم. ومن أجل فعالية الأداء، يجب على المدير التأكد من وجود تطابق مناسب بين الوظيفة وشاغل الوظيفة، أي يجب تعيين الشخص المناسب في الوظيفة المناسبة.

4. إنشاء التسلسل الهرمي التنظيمي

تعيين المهام ليس كل شيء، يجب أن يكون الموظفون على دراية بمن يتعين عليهم رفع التقارير اليه ومن يمكنه إعطائهم الأوامر؛ ومن ثم، يجب إنشاء علاقات العمل بشكل واضح، مما يساعد في إنشاء هيكل هرمي للمنظمة.

5. توفير الموارد للأعضاء

ترتيب وتوزيع الموارد مثل الأموال والمواد والإمدادات والآلات، وما إلى ذلك، والتي تعتبر مهمة لتنفيذ العمليات اليومية للمنظمة.

6. تنسيق الجهود وجدولة الأنشطة

الخطوة الأخيرة من خطوات التنظيم الإداري هي تنسيق الجهود وجدولة الأنشطة بطريقة منطقية ومنهجية بحيث يمكن تحقيق الأهداف المشتركة بفعالية.

أنواع التنظيم الإداري

لا يتوقف نمط أو شكل التنظيم بالمنشأة عند الإطار الرسمي كالهياكل التنظيمية والعلاقات الوظيفية الرسمية، وأداء الوظائف والمهام الموزعة على جماعات العمل، وتقييم وقياس الانجازات المتحققة والالتزام بالسياسات والإجراءات والتشريعات الحاكمة لكافة الممارسات النشاطية بالمنشأة؛ وإنما هناك التنظيم المجتمعي الذي يتواجد بالمنشأة بحكم ما ينشأ بين قطاعات العاملين من علاقات اجتماعية، واتساق في التوجهات والأفكار والآراء والرغبة في التعبير عنها، وقيادة الآخرين، وإنما في إطار غير رسمي. وسنتعرض لأشكال التنظيم من خلال التنظيم الرسمي، والتنظيم غير الرسمي وفقا لما يلي:

1. التنظيم الرسمي

هو ذلك التنظيم الذي يهتم بتصميم الهياكل التنظيمية وتحديد المستويات الإدارية ووحداتها التنظيمية المختلفة، وتحديد خطوط السلطة والمسئولية، فضلا عن قنوات الاتصال الرسمية ومراكز إصدار الأوامر والتعليمات وتوجيه المرؤوسين، فالتنظيم الرسمي يعمل وفق مجموعة محددة مسبقًا من السياسات والخطط والإجراءات والجداول الزمنية والبرامج؛ وتستند معظم القرارات في التنظيم الرسمي إلى سياسات محددة مسبقًا. وعليه تأتي ملامح التنظيم الرسمي بما يشين إلى الآتي :

التنظيم الرسمي يركز على الوظائف أكثر من الناس، فهو يخصص الوظائف للأفراد ويحدد هيكل العلاقات لتحقيق الأهداف التنظيمية الرسمية.
السلطة في التنظيم الرسمي تأتي في إطار وظيفي يشغله الشخص ويستمد سلطته من وظيفته التي يتحمل مسئوليات أداء مهامها.
يمارس الناس السلطة بحكم مناصبهم في التسلسل الهرمي التنظيمي، وترتبط السلطة بالوظيفة وبالتالي ترتبط بالشخص الذي يشغل الوظيفة؛ فالسلطة تنطوي على الحق في القيادة والأداء واتخاذ القرارات وإنفاق الموارد.

2. التنظيم غير الرسمي

مع نمو حجم التنظيم الرسمي، يصبح الوجود الموازي للعلاقات غير الرسمية جنبًا إلى جنب مع العلاقات الرسمية أمرًا لا مفر منه، ولطالما التنظيم غير الرسمي كان موجوداً مع التنظيم الرسمي؛ وينشأ التنظيم غير الرسمي بسبب الاحتياجات الاجتماعية والشخصية التي لا مفر منها للأفراد والتي لا يمكن إشباعها بمبادئ التنظيم الرسمي، وهي تمثل تفاعلات اجتماعية غير مخططة وغير رسمية بين الأشخاص العاملين في الهياكل الرسمية.

فالتنظيم غير الرسمي ينشأ من المصالح المشتركة للناس، ويعبر التنظيم غير الرسمي عن تكوين مجتمعي ينشأ نتيجة التفاعل بين مجموعات العمل، والرغبة في التحاور الوظيفي لمناقشة مشكلاتهم، والاستماع لمتطلباتهم، والتعبير عن آرائهم بصوت مسموع لدى قياداتهم ومشرفيهم، وغيرهم من المسئولين؛ وعليه تأتي ملامح التنظيم غير الرسمي في الإشارات التالية :

التنظيم غير الرسمي يتأكد من خلال العلاقات الرابطة بين جماعات العمل ومفرداتها من العاملين.
السلطة في التنظيم غير الرسمي تعد سلطة شخصية مكتسبة، ومرتبطة بأفراد يمنحونها إلى فرد من بينهم يقودهم ويوجه تصرفاتهم.
يحاط التنظيم غير الرسمي بالتغير في ظروف الجماعات وانتماءاتهم وتعاطفهم لدى الأشخاص، وبالتبعية تهتز مراكز السلطة وتصبح غير مستقرة وتابعة لتوجهات أفراد الجماعات غير الرسمية.
تحديد القادة والمسئولين عن التنظيم غير الرسمي يحكمه عوامل السن، والقدرات الفنية، والأقدمية، والمهارات القيادية وإدارة الآخرين، والتعبير عن آراء المجموعة بأسلوب أكثر إقناعا.
التنظيم غير الرسمي رغم أنه لا يستمد سلطته من هيكل المنشأة التنظيمي الرسمي، إلا أنه مثل قناة جيدة لإفراز قيادات، ومهارات، وطاقات بشرية تتمتع بصلاحيات شغل المراكز الوظيفية القيادية في التنظيم الرسمي بالمنشأة.

21 نصيحة لتحقيق تنظيم إدارى سليم

هذه هى المبادئ التى يجب مراعاتها عند إعداد التنظيم نذكر منها ما يلي:-

أن يحتوى التنظيم على الوظائف اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة.
أن لا يحتوي التنظيم على وظائف ليس لها دور في تحقيق أهداف المنظمة.
أن يعطي التنظيم للوظائف الأساسية التي لها دور كبير فى تحقيق أهداف المنظمة وزناً أكبر في Weight من تلك الوظائف التي لها دور أقل في تحقيق الأهداف.
أن تندرج الوظائف المرتبطة والتي بينها اتصال وعلاقات وثيقة تحت رئاسة تنظيمية واحدة.
أن يكون نطاق الإشراف لأي وظيفة إشرافية مناسباً ليس بالواسع جداً ولا بالضيق جداً.
أن لا يكون هناك عدد كبير من المستويات الإدارية التي تؤدي إلي (ترهل) المنظمة ومن ثم عدم تحقيق الاتصال الفعال.
أن لا يكون لأي مرؤوس أكثر من رئيس واحد one man one boss.
التحديد الواضح للاختصاصات والمسئوليات.
التحديد الواضح للسلطات المخولة للوظيفة.
وضوح خطوط الاتصالات الإدارية.
سلامة الترتيب المكاني للعمل.
توافر النماذج وأدوات العمل.
وضوح إجراءات العمل وتبسيطها.
احتواء الوظيفة الواحدة على مجموعة من الأعمال المترابطة والمتشابهة والتي تحتاج إلي نوع معين من الخبرات وتؤدي في مكان واحد.
إشراف الوظيفة الإشرافية على مجموعة من الوظائف المترابطة والمتشابهة والتي تحتاج إلي نمط معين من الإشراف ويتم تأدية هذه الوظائف في أماكن متقاربة.
أن يتسم التنظيم بالمرونة بحيث يسمح إدخال بعض التعديلات عندما تتغير ظروف المنظمة بمجهود بسيط ولا يحتاج الأمر إلي عمل تعديلات جذرية حتى يتطابق التنظيم مع الظروف الجديدة.
توافر الأسلوب التنظيمي المناسب للتنسيق بين القطاعات المختلفة للمنظمة لتحقيق درجة عالية من التكامل وقد يتم ذلك عن طريق اللجان الدائمة أو المؤقتة، عن طريق المجالس وهكذا.
يؤدي التنظيم إلى تدفق العمل بسهولة ويسر وألا يتسبب في وجود الاختناقات التنظيمية.
يؤدي التنظيم إلى عدم وجدود صراعات أو خلافات أو منازعات على اختصاصات أو مسئوليات أو واجبات أو صلاحيات أو سلطات.
يؤدي التنظيم إلى تدفق المعلومات وتوافرها في الوقت المناسب وبالتكلفة المناسبة وبالجودة المناسبة حتى يمكن اتخاذ قرارات سليمة.
توزيع السلطة بين القطاعات التنظيمية المختلفة بشكل عادل بحيث لا تمنح سلطات دون أن يقابلها مسئوليات وكذلك عدم وجود واجبات أو مسئوليات وليس لها سلطات أو صلاحيات كافية.