التمكين - تعريفه وأنواعه وأهميته وكيفية تنفيذه وأمثلة عليه

لقد سمعنا جميعًا هذا الرد في وقت من الأوقات: “دعني اذهب واسأل مديري”، إنها عبارة محبطة، أليس كذلك؟؛ كما أن هذا الرد يخلق حالة خسارة على الجهتين حيث يفقد العميل صبره ويفقد الموظف ماء الوجه، وكل ذلك بسبب عدم تمكين الموظف من اتخاذ قرار من شأنه حل الموقف بسرعة وكفاءة. ويعد التمكين – ونقصد هنا تمكين العاملين – أداة أساسية للمنظمات لدعم قاعدة موظفيها وإشراك هؤلاء العاملين من خلال منحهم الاستقلالية لاتخاذ خياراتهم الخاصة؛ ومع ذلك، فإن تمكين العاملين ليس سهلاً مثل تسليم المفاتيح والقول، “حظًا سعيدًا!”. دعنا نلقي نظرة عميقة على تمكين العاملين – ما هو، وكيفية بنائه، وكيفية تحسين عملك بسببه من خلال هذه المقالة

ما هو تمكين العاملين؟

تمكين العاملين هو ببساطة إعطاء شخص ما السلطة أو القوة لفعل شيء ما؛ وأيضًا، وفقًا لتعريف BambooHR: “تمكين العاملين هو فلسفة إدارية تؤكد على أهمية السماح للموظفين باتخاذ قرارات مستقلة والتصرف بناءً عليها، فتمكين العاملين هو النقيض المباشر للإدارة التفصيلية“. وفي الأساس، تمكين العاملين يعني منح العاملون الأدوات والموارد والسلطة التي يحتاجون إليها للتحكم في صنع القرار الخاص بهم عند العمل مع العملاء أو العمل على الأنشطة الأخرى المتعلقة بالعمل.

وضع في اعتبارك أن تمكين العاملين ليس مجرد تفويض للمهام، حيث يستجيب الموظفون بشكل أفضل في المواقف التي يمكنهم فيها الثقة ان مديرهم قام بتفويض المهام لتطوير مهاراتهم وقداراتهم وليس بسبب عدم الرغبة في قيام المديرين بالمهمة بأنفسهم.

ما هو الفرق بين الإثراء الوظيفي والتوسع الوظيفي؟

وفي صميم تمكين العاملين تكمن أساسيات تقنيتين لتصميم الوظائف وهما إثراء الوظيفة وتوسيع الوظيفة؛ إذن، ما هو الفرق بالضبط بينهما؟، فوفقًا لممارسات إدارة الموارد البشرية، فإن الفرق بين الإثراء الوظيفي وتوسيع الوظائف هو أن الإثراء الوظيفي يوسع من عمق دور الموظف، في حين أن توسيع الوظيفة يوسع مهام دور الموظف.

و الإثراء الوظيفي Job enrichment هو أسلوب تتبناه الإدارة لتحفيز الموظفين وتوفير الرضا الوظيفي لهم، فهو أسلوب لإعادة تصميم الوظيفة يتم فيه إضافة مهام أو مسؤوليات وظيفية إضافية إلى الدور الوظيفي للموظف مع توقع إزالة رتابة العمل؛ فالإثراء الوظيفي هو طريقة عمودية لتوسيع الوظيفة حيث يتم منح الموظفين سلطة إضافية وسيطرة إضافية على العمل.

وباستخدام الإثراء الوظيفي لن تقوم فقط الإدارة بإنجاز أعمال إضافية عن طريق الموظفين، بل تقوم أيضاً بإعدادهم لشغل وظائف أعلى مرتبة، فهو طريقة ممتازة لتدريب موظفيك من خلال تقليل تكاليف تدريبهم؛ وفي تقنيات الإثراء الوظيفي، لا يتم تعيين مهام وظيفية اعتباطية للموظفين، بل يتم تجميع مهام الوظيفة المرتبطة ببعضها البعض وتعيينها إلى موظف واحد، و يتم زيادة المسؤوليات الوظيفية للموظفين في الاتجاه العمودي. على سبيل المثال، يحق للموظفين إتخاذ قرارات تتخذها الإدارة العليا رسمياً ويتحكمون في الموظفين الذين يخضعون رسميًا لسيطرة الإدارة العليا، وبهذه الطريقة لا يتم مشاركة مسؤوليات الإدارة العليا فحسب، بل يتعلم الموظفون أيضاً مهارات جديدة؛ ويساعد الإثراء الوظيفي في إقامة اتصال فعال بين الموظفين والإدارة.

والتوسع الوظيفي Job enlargement هو عملية إضافة مسؤوليات وواجبات الي الوظيفة عن طريق توسيع نطاقها على نفس المستوى الوظيفي؛ وتتماشى طبيعة الواجبات المتزايدة مع المسؤوليات الحالية وفي أغلب الأحيان تكملها؛ ويتم توسيع نطاق الوصف الوظيفي لكي يغطي كلا من ملامح العمل القديمة والجديدة، وقد يعني مصطلح إضافة المسؤوليات والواجبات أن هذه المسؤوليات والواجبات قد تكون جديدة، أو قد يكون الموظف القائم قد قام بها سابقاً.

والحقيقة الهامة التي تجدر الإشارة إليها هنا هي أن هذه المسؤوليات والواجبات”على نفس المستوى الوظيفي”؛ وهذا يعني أن الموظفين الذين يعملون في مصنع قد يُعهد إليهم بتشغيل خط تجميع إضافي كجزء من توسيع الوظيفة، لكن لا يتم منحهم واجب إدارة فرع للشركة لأنه لن يكون على نفس المستوى الوظيفي؛ ويمكن أن يطلق علي توسيع الوظيفة أيضاً التوسع الأفقي لأنشطة العمل.

ويُعد إثراء الوظائف ركيزة أساسية لدمج الموظفين وتمكينهم، ولكن بالنظر إلى التعريفات، من السهل معرفة كيف يمكن أن يتشابك إثراء الوظائف مع تمكين العاملين في بعض الأحيان؛ ولذلك، من المهم معرفة الفرق بينهما عند إنشاء ثقافة تمكين العاملين داخل القوى العاملة لديك.

أنواع تمكين العاملين

ولا يقتصر تمكين العاملين على الحالات التي يتم التعامل فيها مع العملاء مباشرة، دعونا ننظر إلى أنواع تمكين العاملين الخمسة التي يمكن لموظفيك الاستفادة منها.

1. صنع القرار

تمكين العاملين من صنع القرار هو كما يبدو من الإسم، يتم منح العاملين مساحة لاتخاذ قراراتهم الخاصة واتخاذ الإجراءات الخاصة بهم عند التعامل مع العملاء أو المهام الأخرى المتعلقة بالعمل التجاري (البيزنس).

2. تعليمي

عند تمكين العاملين من اتخاذ قراراتهم بأنفسهم، فإن المنظمات تكون مسؤولة أيضاً عن تزويدهم بالأدوات والمعلومات التي يحتاجونها للتعامل مع مواقف أو مهام معينة؛ والتمكين التعليمي هو تشجيع العاملين على تطوير مهارات جديدة من خلال التدريبات والدورات والمنافذ التعليمية الأخرى.

3. مالي

العاملون الذين تم إسناد ميزانياتهم إليهم للتصرف فيها في حالات معينة لتحقيق الأصلح للمنظمة يتمتعون بالتمكين المالي؛ على سبيل المثال، لدى Netflix سياسة “التصرف بما يحقق أفضل مصلحة لـ Netflix” عندما يتعلق الأمر بنفقات الموظفين.

4. إدارة الوقت

تمكين إدارة الوقت يتم عندما يتم منح الموظفين حرية اتخاذ قراراتهم الخاصة عندما يتعلق الأمر بالجدولة، وساعات العمل، وفي بعض الأحيان موقع العمل.

5. تبادل المعلومات

هذا النوع من التمكين مدفوع بشعور الموظفين بالثقة في أنهم “على دراية” بالأعمال الداخلية لشركتهم؛ فتمكين تبادل المعلومات Shared Information يجعل الموظفين يشعرون بالتقدير لمشاركتهم في المناقشات المهمة حيث يتم الترحيب بآرائهم وأفكارهم.

كيفية تنفيذ تمكين العاملين

يتم بناء تمكين العاملين من الصفر في المنظمات التي تريد وضع سلطة اتخاذ القرار في أيدي موظفيها، وفيما يلي سبع خطوات يجب مراعاتها عند تمكين الموظفين:

1. جهزهم للنجاح

امنح الموظفين فرصًا لتولي مهام جديدة تعرف أنهم مناسبون تماماً لها أو مهتمون بها.

2. حدد الأهداف والحدود الفاصلة

من خلال وجود إرشادات واضحة، يتمتع الموظفون بفهم جيد للمعايير التي يعملون بها وأين يتمتعون بمزيد من الاستقلالية.

3. امنح الموظفين الموارد والأدوات والتكنولوجيا لاتخاذ قراراتهم بأنفسهم

تساعد تكنولوجيا الهاتف المحمول في خلق أماكن عمل رقمية تمكن الموظفين من العمل متى وأينما أمكنهم ذلك، وفي الوقت نفسه ربط الموظفين بغض النظر عما إذا كانوا في الخطوط الأمامية، أو يعملون عن بعد من المنزل، أو خلف مكتب في مقر الشركة.

4. امنح الموظفين الملكية والسلطة الكاملة على المهمة

بمجرد تفويض المهمة أو المشروع الجديد، ابتعد ودعهم يظهرون لك ما يمكنهم فعله.

5. حافظ على الاتصال المفتوح open communication

يعد سياسة الباب المفتوح أمراً بالغ الأهمية عند تمكين الموظف من تجربة شيء جديد؛ فكن متاحاً لطرح الأسئلة أو التعليقات أو لمساعدتهم في استلهام الأفكار.

6. كن منفتحاً على الأخطاء

تحدث الأخطاء دائماً، ولكن أيضاً عندما يعلم الموظف أنه سيتم دعمه من قبل مؤسسته أو مديره عندما تظهر الأخطاء، فسيكون أكثر تشجيعاً للتعلم من الخطأ والقيام بعمل أفضل في المرة القادمة، بدلاً من الخوف من التداعيات.

7. قدم تغذية راجعة إيجابية وبناءة

4 من كل 10 موظفين لا يشاركون بفاعلية عندما يتلقون القليل من التغذية الراجعة أو لا يتلقون أي تغذية راجعة؛ ويحفز التمكين مشاركة الموظفين، والذي ثبت أن له العديد من التأثيرات الإيجابية على المنظمة، لذا تأكد من قضاء الوقت في تقديم الملاحظات متى وأينما تستطيع.

أهمية تمكين العاملين

تشمل أهم مزايا تمكين العاملين في مكان العمل ما يلي:

المزيد من العلاقات الجيدة مع العملاء
زيادة الإنتاجية
تحسين جودة العمل
قوة عاملة عالية الدافع
انخفاض معدل دوران الموظفين

كل من هذه الفوائد لديها القدرة على التأثير بشكل إيجابي على أداء وأهداف الأعمال العامة للشركة؛ من منا لا يريد ذلك؟

أمثلة على تمكين العاملين

تظهر أمثلة جديدة للتمكين في مكان العمل كل يوم. إليك مثالان من الأمثلة المفضلة لدينا:

مثال على تمكين العاملين في فندق ريتز كارلتون

فندق ريتز كارلتون، يتم منح الموظفين على جميع المستويات 2000 دولار كحد أقصى للإنفاق لكل ضيف، لكل حادثة؛ ولكن وفقًا للشركة، نادراً ما يتم استخدام الحد الأقصى للمبلغ. يتمتع الموظفون بالثقة ولديهم استعداد جيد للتعامل مباشرة في حل أي موقف situation مع العميل، وعادة ما يفعلون ذلك بطريقة إبداعية لا ينساها نزيل الفندق الذي سيتذكر تلك التجربة الإيجابية طويلة الأمد.

مثال على تمكين العاملين في Google

تشتهر Google والعديد من شركات التكنولوجيا الأخرى بالابتكار، وهذا هو سبب ابتكارهم باستمرار لطرق جديدة للموظفين لمشاركة أفكارهم على جميع المستويات؛ وفي Google، يتم تشجيع الموظفين على التفاعل مع فرق عمل مختلفة different teams وقضاء 20٪ من وقتهم في في الأمور التي تهمهم لخلق أفكار مبتكرة جديدة.

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.