فهمك للبيئة التنظيمية يعني فهمك لكل القوى التي تؤثر على المنظمة، وفي هذه المقالة سنوضح تعريف البيئة التنظيمية وأنواعها، وكيفية تحليلها.
تعريف المنظمة
المنظمة Organization هي وحدة إجتماعية هادفة ذات تكوين إنساني منظم ومنسق بإرادة و وعى يتفاعل فيها الأفراد والجماعات ضمن حدود معينة نسبياً من أجل تحقيق أهداف مشتركة تخدم البيئة الخارجية المحيطة بها؛ كما تعرف المنظمة بأنها وحدة اجتماعية تتكون من مجموعة الأفراد الذين يعملون معاً لتحقيق مجموعة الأهداف المنشودة بعلاقات اجتماعية داخل المنظمة بهدف تحقيق الأهداف المسطرة (الأهداف التنظيمية)).
مقالة ذات صلة: المنظمة: التعريف، السمات،الخصائص، الأنواع، الأهمية، الأهداف
تعريف البيئة التنظيمية
البيئة التنظيمية Organizational Environment هي البيئة التي تعيش فيها المنظمة، والبيئة التنظيمية تتكون من مجموعة من العوامل الخارجية والداخلية المحيطة بالمنظمة والتي تؤثر على الأداء والعمليات والموارد. والعوامل الداخلية مثل الموظفين والموارد، والعوامل الخارجية مثل العملاء والمنافسين.
مقالة ذات صلة: بيئة العمل: تعريفها، أنواعها، عناصرها، كيفية اختيارها
أنواع البيئة التنظيمية
لإدارة المنظمة بشكل فعال، يحتاج المديرون إلى فهم البيئة بشكل صحيح. قسّم العلماء القوى أو المؤسسات التي تؤثر علي المنظمة إلى قسمين: البيئة الداخلية والبيئة الخارجية.
1. البيئة الداخلية
تشير البيئة الداخلية إلى جميع العوامل التي لها تأثير مباشر على أعمال وأنشطة المنظمة الروتينية؛ وتخضع هذه العوامل عمومًا لسيطرة المنظمة، بغض النظر عما إذا كانت ملموسة أو غير ملموسة. ويمكن تقسيمها إلى نقاط قوة وضعف، اعتمادًا على آثارها الإيجابية أو السلبية على الأهداف الأساسية للمنظمة؛ وتتضمن العوامل التي تعتبر جزءاً من البيئة الداخلية ما يلي:-
- الموارد المادية: هي الأصول المادية لمنظمة ما، على سبيل المثال، المصانع، والمباني، والآلات، والمعدات، وما إلى ذلك، والتي تُستخدم لتحويل المدخلات إلى مخرجات.
- الموارد المالية: تتكون من رأس المال والأموال التي تشكل جزءًا من المنظمة، وتخصص الشركات الأموال لتلك الأنشطة التي تقدم أقصى إنتاج من خلال تكبد أقل تكلفة؛ ومن ثم فإن الهدف هو التخصيص الأمثل للموارد.
- الموارد البشرية: كل من يعمل في المنظمة ويمتلك المهارات والخبرات اللازمة للقيام بمهام العمل؛ وتتخذ الموارد البشرية القرارات التشغيلية والإدارية المتعلقة بالمنظمة.
- الموارد التكنولوجية: المعرفة التقنية التي يتم توظيفها أثناء تصنيع منتجات وخدمات المنظمة.
- الثقافة التنظيمية : تشير ثقافة الشركة أو ما يسمى بالثقافة التنظيمية إلى قيم ومعتقدات وسلوك المنظمة التي توضح الطريقة التي يتواصل بها الموظفون والإدارة ويديرون الشؤون الخارجية.
- الرؤية والرسالة والأهداف : تشير الرؤية إلى الصورة العامة لما تريد المنظمة تحقيقها، بينما توضح رسالة المنظمة غرض المنظمة وسبب وجودها. وأخيرًا، تشير الأهداف إلى الإنجازات الأساسية، والتي من المقرر تحقيقها خلال فترة زمنية محددة، مع الموارد المتاحة.
مقالة ذات صلة: تحليل البيئة الداخلية بالتفصيل
2. البيئة الخارجية
البيئة الخارجية هي جميع العوامل والظروف الخارجية للمنطمة والتي لها تأثير على قراراتها وأهدافها وأدائها العام؛ وتوفر البيئة الخارجية المدخلات (المواد الخام والعمالة والمال والطاقة) للمنظمات، والتي يتم تحويلها بعد ذلك إلى منتجات أو خدمات وإعادتها إلى البيئة الخارجية كمخرجات. والمنظمات بشكل عام لا تتحكم في هذه العوامل الخارجية.
وتحتاج المنظمات إلى مراعاة جميع عوامل البيئة الخارجية الخاصة بها وتعديل خطط أعمالها وأهدافها وفقًا لذلك، وهذا من شأنه أن يضمن استمرار عمل المنطمات بسلاسة ودون انقطاع؛ وبالإضافة إلى ذلك، البيئة الخارجية توفر الفرص والتهديدات للمنظمات. ومن ثم، عندما تقوم الشركة بتعديل بيئتها الداخلية مع البيئة الخارجية، يصبح من الممكن لها الاستفادة من الفرص البيئية وتجنب التهديدات البيئية. وتنقسم البيئة الخارجية عادة إلى فئتين – البيئة الصغرى والبيئة الكلية:
- البيئة الصغرى: تشمل البيئة الصغري كل تلك العوامل التي لها تأثير مباشر على أنشطة المنظمة لأنها موجودة في البيئة المباشرة المحيطة بالمنظمة؛ وهذه العوامل لها تأثير على أداء المنظمة ويمكن السيطرة عليها إلى حد ما، والبيئة الصغرى تشمل العملاء والمنافسين والموردين والعملاء والوسطاء.
- البيئة الكلية: عادة ما يكون للبيئة الكلية تأثير على الصناعة بأكملها وليس فقط على منظمة معينة، وتُعرف أيضًا باسم البيئة العامة ولا يمكن للمنظمة التحكم فيها؛ ومن ثم، تحتاج المنظمة إلى تكييف عملياتها وفقًا للتغيرات في البيئة الكلية. وتشمل البيئة الكلية البيئة الاقتصادية والبيئة السياسية والقانونية والديموغرافية والاجتماعية والثقافية والتكنولوجية والعالمية.
مقالة ذات صلة: تحليل البيئة الخارجية بالتفصيل
تحليل البيئة التنظيمية
إن فهم وتحليل البيئة التنظيمية التي تعمل فيها منظمة معينة يعتبر أمرا مهما للتصرف الإدارى الفعال والمناسب، ويمكن تحديد الخصائص التي تميز أي بيئة تنظيمية معينة من خلال بعدين أساسيين، وهما: درجة التغير، ودرجة التعقد
فإذا أردنا أن نصنف بيئة تنظيمية معينة في وقت معين لمنظمة معينة، فإن ذلك يتم من خلال ترجمة جميع المتغيرات البيئية السابق الإشارة إليها في بعدين كما هو موضح في الشكل السابق، ومن خلال التفاعل بينهما يمكن لنا أن نميز بين أربعة ملامح متدرجة للبيئة التنظيمية التي يمكن أن تواجهها إدارة معينة كما فى الشكل التالى. ويلاحظ أن لكل ملمح من هذه الملامح انعكاساته على درجة التأكد أو عدم التأكد التي تواجهها الإدارة بالنسبة للبيئة التي تواجهها.
ومن الشكل السابق يتضح لنا أن هناك أربعة ملامح أساسية لبيئة أية منظمة وهي:
1. بيئية بسيطة / ثابتة
وهي تلك التي تتميز بوجود درجة عالية من التأكد؛ نتيجة لخصائصها المحددة، حيث نجد أنها، من حيث درجة التعقد:
- تواجه متغيراً واحدا أو أكثر قليلا.
- وجود تشابه كبير بين المتغيرات في حالة تعددها.
ومن حيث درجة الثبات:
- نجد أن هذه المتغيرات البيئية لا تواجه تذبذبات ولا تغيرات واضحة، وتتميز بدرجة عالية من الاستقرار والثبات.
ومن تفاعل هذين البعدين، البساطة مع الاستقرار ينتج بيئة يسهل التنبؤ بها، ومن ثم التعامل معها؛ لأن درجة عدم التأكد التي تكتنفها تعتبر في هذه الحالة أقل ما يمكن. ومن أمثلة المنظمات التي تتعامل مع مثل هذه البيئة: منظمات الفزل وصناعة العلب والإطارات.
2. بيئية بسيطة / متغيرة
وهذه البيئة هي تلك التي تتميز بالبساطة، حيث إن عدد متغيراتها قليل ومتشابه، ولكنها تتصف بعدم الثبات، فهذه المتغيرات، حتى وإن كانت متغيرا واحدا، يصعب التنبؤ بها؛ وذلك ليس فقط لأنها متغيرة، وإنما أيضا لأن هذا التغير ليس على وتيرة واحدة، فهي تواجه حالة من التغيرات الديناميكية التي تزيد من درجة عدم التأكد، ومن ثم يصعب التنبؤ بها في هذه الحالة؛ ولذلك فإن التصرف الإدارى هنا يحتاج إلى المرونة والسرعة في التصرف واتخاذ القرار.
3. بيئة تنظيمية معقدة وثابتة
ومثل هذه البيئة تواجه عددا كبيرا جدا من المتغيرات البيئية، كما أن هذه المتغيرات غالباً ما تكون مختلفة وغير متشابهة، ولكن يمكن القول – رغم ذلك – بأنها تتميز بنوع من الثبات والاستقرار، ولذلك فهي معقدة ومستقرة في الوقت نفسه.
ومن هنا فإن إمكانية التنبؤ بها اكبر من السابقة، وإن كانت أقل من الأولى، فهى تعانى من درجة عدم تأكد بيئي أقل. ولذلك فإن التصرف الإدارى المناسب في هذه الحالة يعتمد على درجة المهارات الإدارية المتنوعة المناسبة، وضرورة الاعتماد على التفويض واللامركزية لمواجهة المواقف المختلفة بما يناسبها.
4. بيئة تنظيمية معقدة وديناميكية
وهذه الحالة تعتبر عكس الحالة الأولى تماماً؛ فهي في طرف، والأولى في الطرف الآخر المقابل، وتعتبر هذه الحالة البيئية أصعب حالة يمكن أن تواجهها الإدارة؛ فهي تعاني من وجود متغيرات بيئية كبيرة ومتنوعة، كما أنها غير متشابهة، ليس هذا فحسب، بل إنها أيضا تعتبر ديناميكية متغيرة، وهذا مما يزيد الأمر صعوبة.
ولذلك فإن الإدارة في هذه الحالة تواجه درجة عالية جدا من عدم التأكد البيئي الذي يؤثر على قدرتها على التنبؤ بالظروف البيئية المختلفة؛ ومن هنا فهي، أي الإدارة، تحتاج إلى أعلى درجة من المرونة في العمل وفي الوسائل المختلفة التي يمكن أن تواجهها هذه الحالة.. فهي تحتاج إلى:
- هيكل تنظيمي مرن.
- أفراد ذوي مهارات متنوعة.
- درجة عالية من اللامركزية.
ومثل هذه الظروف البيئية يمكن أن نلاحظها في صناعات مثل الإلكترونيات والكيماويات والأجهزة البحثية بصفة عامة.
البيئة وتأثيرها على الإدارة
هذه هي بعض الملاحظات المهمة حول انعكاس البيئة وخصائصها على العمل الإدارى:-
- بيئة كل منظمة تختلف عن غيرها من المنظمات في جانب أو في آخر.
- أن المنظمة الواحدة لا تواجه البيئة نفسها في جميع الأوقات، ولكن تختلف الملامح البيئية لها من وقت لآخر؛ ليس هذا فحسب، بل إن كل وحدة تنظيمية داخل المنظمة الواحدة يمكن أن تواجه بيئة تختلف عن غيرها، وهذا هو الواقع فعلا. فهناك بيئة التسويق، وهناك بيئة الإنتاج، وهناك بيئة البحوث والتطوير، وتختلف كل منها بصورة كبيرة عن الأخرى.
- إن كل ما سبق يؤكد على ضرورة أن تكون الإدارة واعية ومدركة الإدراك الصحيح للبيئة التى تتفاعل معها وتعيش فيها، وأن تتصرف التصرف المناسب والرشيد الذي تستوجبه خصائص البيئة التى تواجهها في الوقت الذي يمر بها كما يتضح من الشكل التالى.
- إن ما سبق يوضح لنا أي درجة من المغالطة ترتكب حينما تعامل جميع المنظمات والمنشآت معاملة نمطية واحدة دون تفرقة ولا تغيير، لا بين أجزائها الداخلية ولا بين بعضها والبعض الآخر، ولا بين وقت ووقت أخر مختلف، كما يؤدي في كثير من الأحيان إلى وجود تنظيمات إدارية وهياكل تنظيمية وتصرفات إدارية لا تتمشى مع طبيعة ما يواجهها من ظروف متجددة ومتغيرة.
فالإدارة الناجحة تواجه بيئتها بوضوح وفهم، وتتصرف معها بحكمة ورشد؛ لتصل إلى الفعالية التنظيمية المنشودة.
- إن البيئة التى تحيط بالإدارة تمثل دائماً موقف محدد الأبعاد والملامح ويتجمع فيه دائماً جانبان، الجانب الأول هو الفرص المتاحة للعمل الإداري والإمكانات والموارد التي يمكن للإدارة استخدامها في وقت معين؛ والجانب الثاني هو القيود والضغوط والموانع أو العقبات التي تعترض مسيرة الإدارة.
- إن جانبا أساسيا من الأنشطة الإدارية يجب أن يتوجه إلى دراسة وتحليل الموقف المحيط بالإدارة؛ من أجل الكشف عن العناصر السلبية والإيجابية فيه، ومن ثم تمهيد السبيل أمام الأنشطة الإدارية المختصة برسم الاستراتيجيات والخطط للوصول إلى الاستراتيجية المثلى في كل موقف.
- إن التغيير والتحول في طبيعة الموقف وتركيب عناصره، يؤدي بالضرورة إلى أن تكون الأنشطة الإدارية على درجة مناسبة من المرونة والقابلية للتغيير.
- إن ترابط أجزاء النظام الإداري (المدخلات، و الأنشطة، والمخرجات) بجعل للظاهرة قدرة على التأثير في الموقف المحيط بها، من خلال نوعيات الموارد (المدخلات) التى تعمل على استقطابها من البيئة المحيطة، وكذلك من خلال المخرجات التي تطرحها للبيئة.
- يشتمل الموقف على عناصر داخل إطار السيطرة الإدارية (عناصر في التنظيم الداخلي) وعناصر أخرى مقابلة لها تقع خارج إطار السيطرة الإدارية (عناصر البيئة الخارجية)، ومن ثم توجد درجة من التفاعل والتأثير المتبادل بين العناصر الداخلية والخارجية، وعلى ذلك تحاول الظاهرة الإدارية تعديل المواقف المحيطة بها من خلال توجيه عناصرها الداخلية للتأثير على العناصر الخارجية المقابلة لها.
- تستخدم الإدارة أساليب متنوعة للحفاظ على التوازن بينها وبين الموقف المحيط منها:-عمليات التنميط والتسوية والترشيد وتغيير مجالات النشاط.
مقالة ذات صلة: الفرق بين وظائف الإدارة ووظائف المنظمة
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.
