يتواصل الكثير منا مع الأشخاص كل يوم، سواء بشكل شخصي أو عبر عدد لا يحصى من المنصات الرقمية المتاحة لنا؛ فكم من اتصالاتنا تصل بالفعل إلى الجمهور المستهدف أو الشخص المستهدف بالطريقة التي كنا نأملها؟، فالاتصال الفعال يتطلب منا أن نكون واضحين وكاملين فيما نحاول التعبير عنه. وفي هذه المقالة، سنوضح تعريف الاتصال الفعال، و خصائص الاتصال الفعال، وأهمية الاتصال الفعال، ومهارات الاتصال الفعال، و معوقات الاتصال الفعال.
تعريف الاتصال
الاتصال هو نقل الرسالة عبر نص مكتوب أو كلام أو إشارات أو صور أو سلوك؛ فالاتصال أيضًا عملية تبادل الآراء ونقل المعرفة بين المتحدث والجمهور من خلال عناصر الاتصال.
مقالة ذات صلة: الاتصال – التعريف، الخصائص الأنواع، الأهمية، العناصر، المعوقات
تعريف الاتصال الفعال
الاتصال الفعال هو عملية تبادل الأفكار والآراء ووجهات النظر والمعرفة والبيانات بحيث يتم تلقي الرسالة وفهمها بوضوح وفهم الهدف منها؛ فعندما نتواصل بشكل فعال، يشعر كل من المرسل والمستقبل بالرضا. ويحدث الاتصال بأشكال عديدة، بما في ذلك الاتصال اللفظي وغير اللفظي والكتابي والمرئي والسمعي؛ و يمكن أن يحدث الأتصال شخصيًا أو على الإنترنت (في المنتديات ووسائل التواصل الاجتماعي ومواقع الويب) أو عبر الهاتف (من خلال التطبيقات والمكالمات والفيديو) أو عن طريق البريد.
مقالة ذات صلة: الاتصال – التعريف، الخصائص الأنواع، الأهمية، العناصر، المعوقات
عناصر الاتصال
العناصر التسعة للإتصال هي ؛
- السياق Context
- المرسل Sender
- التشفير Encoder
- الرسالة Message
- القناة Channel
- فك التشفير Decoder
- المستقبل Receiver
- التغذية الراجعة Feedback
- التشويش Noise
ولقد شرحنا عناصر الاتصال بالتفصيل في مقالة منفصلة بعنوان عناصر الاتصال – 9 عناصر لعملية الاتصال بالتفصيل.
خصائص الاتصال الفعال
1. الوضوح
يجب أن تكون الرسالة التي يريد المرسل إيصالها بسيطة وسهلة الفهم ومؤطرة بشكل منهجي للاحتفاظ بمغزاها.
2. الصحة
يجب ألا تكون المعلومات المنقولة غامضة أو خاطئة بأي حال من الأحوال؛ يجب أن تكون خالية من الأخطاء الإملائية و النحوية.
3. الكمال
الاتصال هو أساس اتخاذ القرار. فإذا كانت المعلومات غير كاملة، فقد يؤدي ذلك إلى قرارات خاطئة.
4. الدقة
يجب أن تكون الرسالة المرسلة قصيرة ومختصرة لتسهيل التفسير المباشر واتخاذ الخطوات المطلوبة.
5. الموثوقية
يجب أن يتأكد المرسل من أن كل ما ينقله صحيح. و حتى المتلقي يجب أن يثق بالمرسل حتى يمكنه الاعتماد على الرسالة المرسلة.
6. مراعاة المستقبل
يجب التخطيط لوسيلة الاتصال وغيرها من الإعدادات المادية، مع مراعاة السلوك واللغة والمعرفة ومستوى التعليم ومنصب المستقبل.
7. مجاملة المرسل
يجب أن تعكس الرسالة التي تمت صياغتها مجاملة المرسل وتواضعه واحترامه تجاه المستقبل.
مهارات الاتصال الفعال
1. الملاحظة
يجب أن يمتلك الشخص مهارات مراقبة حادة لاكتساب المزيد والمزيد من المعرفة والمعلومات.
2. الوضوح والإيجاز
يجب صياغة الرسالة بكلمات بسيطة، ويجب أن تكون واضحة ودقيقة لإحداث التأثير المطلوب على المستقبل.
3. الاستماع والفهم
إن أهم مهارة في الشخص هي أنه يجب أن يكون مستمعًا جيدًا ويقظًا وصبورًا. يجب أن يكون قادرًا على فهم الرسالة وتفسيرها جيدًا.
4. الذكاء العاطفي
يجب أن يكون الشخص واعياً عاطفيًا وقادر على التأثير على الآخرين من الداخل.
5. الكفاءة الذاتية
كما يجب أن يؤمن الشخص بنفسه وقدراته لتحقيق أهداف الاتصال الفعال.
6. الثقة بالنفس
كونها واحدة من مهارات الاتصال الفعال الأساسية، فإن الثقة تعزز قيمة الرسالة التي يتم تسليمها.
7. الاحترام
إن إيصال الرسالة بلطف مع احترام قيم ومعتقدات وآراء وأفكار المستقبل هو جوهر التواصل الفعال.
8. الاتصال غير اللفظي
للتواصل مع المتلقي بطريقة أفضل، يجب أن يشرك المرسل وسائل الاتصال غير اللفظية أيضًا؛ وتشمل هذه الإيماءات وتعبيرات الوجه والاتصال بالعين ووضعية الجسد وما إلى ذلك.
9. اختيار الوسيلة الصحيحة
يعد اختيار الوسيلة الصحيحة للاتصال مهارة أيضًا. من الضروري تحديد وسيلة مناسبة وفقًا للموقف وأولوية الرسالة ووجهة نظر المستلم وما إلى ذلك.
10. تقديم التغذية الراجعة
التواصل الفعال دائمًا عملية ذات اتجاهين، فيجب على الشخص أن يأخذ ويقدم التغذية الراجعة لطرح وجهة نظر الشخص الآخر أيضًا.
مقالة ذات صلة: مهارات الاتصال – 10 مهارات للاتصال و 5 طرق لتطويرها
أهمية الاتصال الفعال
لا بد أنك تتساءل، ما هو دور الاتصال الفعال في الأعمال التجارية (البيزنس)؟ للإجابة على هذا السؤال، دعونا نوضح ذلك في السطور التالية:-
1. إدارة الموظفين
الاتصال الفعال يضمن الانضباط الذاتي وأن تتميز الإدارة بالكفاءة حيث يتم سماع الموظفين من قبل الإدارة العليا، وهناك اتصال دائماً مفتوح معهم للسماع لكل شكواهم واقتراحاتهم وطلباتهم.
2. بناء الفريق
يعمل الأشخاص في المنظمة كفريق واحد لتحقيق الأهداف المشتركة، وبالتالي فإن الاتصال الفعال يعزز الروح المعنوية للفريق بأكمله.
مقالة ذات صلة: العمل الجماعي: تعريف وأهمية ومهارات العمل الجماعي
3. نمو المنظمة
الاتصال الفعال يضمن اتخاذ قرارات أفضل، ويكثف العلاقات العامة ويعزز القدرة على حل المشكلات. و كل هذا يؤدي إلى نمو الشركة وتطويرها.
4. بناء علاقات قوية
التفاعلات بين الموظفين غالبا ما تبسط الأمور؛ أنها تحفز الموظفين بشكل إيجابي لكي يكون الأداء أفضل و للحفاظ على علاقات طويلة الأمد مع الآخرين في المنظمة.
5. التأكد من الشفافية وتطوير الثقة
يعتبر الاتصال الفعال أساسًا لبناء الثقة ويضمن مشاركة المعلومات الكاملة.
6. يسهل الإبداع والابتكار
إنه يخلق بيئة يتمتع فيها الموظفون بحرية مشاركة أفكارهم من خلال استكشاف جانبهم الإبداعي والمبتكر.
7. يقلل من سوء الفهم
يقضي الاتصال الفعال على احتمالية الارتباك وسوء الفهم من خلال نقل الرسالة بوضوح وبشكل مناسب.
8. النمو التنظيمي
من خلال الحفاظ على العلاقات الودية بين الموظفين والإدارة، فإن الاتصال الفعال يعزز الأداء ويؤدي إلى تحقيق أهداف الشركة وغاياتها.
مقالة ذات صلة: الاتصالات الادارية – التعريف، الأهداف، الأهمية، الأنواع، المعوقات
معوقات الاتصال الفعال
هناك بعض المعوقات التي تعيق أحيانًا عملية الاتصال الفعال، مما يجعلها أقل فائدة للمرسل وكذلك المستقبل؛ ويتم تصنيف هذه المعوقات تحت ثلاث مجموعات. دعونا نشرح هذه المعوقات بالتفصيل أدناه:
اولاً:- المعوقات التي تنطوي على الكلمات
تلعب الكلمات دورًا أساسيًا في عملية الاتصال، فقد يؤدي أي إزعاج أو إلهاء في طريقة تقديم الرسالة إلى سوء التواصل. وفيما يلي الأنواع المختلفة من معوقات الاتصال المتعلقة بالكلمات:
1. اللغة
اللغة هي وسيلة تواصل، فإذا كان المرسل يستخدم المصطلحات التقنية بشكل مفرط، فسيصبح من الصعب على المستلم فهم الرسالة بوضوح.
2. الغموض والإفراط في استخدام العموميات
إذا تم تقديم الرسالة في سياق غير واقعي أو غامض يتضمن الكثير من المفاهيم، فلن يتمكن متلقي الاتصال من فهم الفكرة بشكل صحيح.
3. رسالة غير منظمة
عندما لا يتم تنظيم الكلمات بشكل منهجي لتشكيل رسالة قوية، فإنها تفقد كفاءتها ومعناها.
4. زيادة المعلومات
تقل فعالية الاتصال عندما يستمر الشخص في التحدث لفترة طويلة، مما يؤدي إلى استنفاد المتلقي، والذي لن يكون قادرًا على تتبع كل ما يتلقاه من معلومات.
ثانياً:- المعوقات التي تنطوي على خلفية الناس
ينتمي الناس إلى خلفيات مختلفة، مثل الثقافة، ومستوى التعليم، والجنس، وما إلى ذلك؛ وتؤثر هذه السمات بشكل كبير على كفاءة عملية الاتصال. و المعوقات التي تنطوي على خلفية الناس هي ما يلي :-
1. الاختلافات في المواقف
في بعض الأحيان، يقاوم الناس فهم أو تغيير رأيهم عندما يكونون قد حددوا وجهات نظرهم حول موضوع معين؛ فموقفهم يعيق تحقيق الغرض من الاتصال.
2. الاختلافات الديموغرافية
يؤدي الاختلاف في العمر، والجيل، والجنس، والحالة، والتقاليد، وما إلى ذلك، إلى نقص في الفهم بين الناس وبالتالي يعيق عملية الاتصال.
3. عدم وجود تجربة مشتركة أو منظور
خبرات الشخص تطور وجهة نظره في رؤية الأشياء بطريقة معينة؛ ويختلف هذا المنظور من شخص لآخر. ولذلك، يصبح من الصعب على المستلم أن يتعامل مع تجربة المرسل أو وجهات نظره لأنه ربما لم يمر بها بنفسه.
4. القفز إلى الاستنتاجات
يفتقر بعض الأشخاص إلى صبر الاستماع للآخرين وغالبًا ما يقفزون إلى الاستنتاجات، وبالتالي يتجاهلون الدافع وراء الرسالة.
ثالثاً:- معوقات طبيعية
يمكن ان تختبر هذه المعوقات بشكل مباشر ولكن من الصعب التغلب عليها. وتشمل هذه المعوقات ما يلي:
1. المسافة المادية
عندما يتواصل الأشخاص عبر مسافات طويلة، فإنهم يفقدون الجانب غير اللفظي للتواصل، حيث لا يمكن تفسير إيماءات وتعبيرات المتلقي.
2.التشويش
تتضمن البيئة أو نظام الاتصال أحيانًا تشويش غير مرغوب فيه مما يقطع عملية الاتصال مما يجعله غير فعال.
التشويش في الاتصال هو أي عائق يعيق فعالية عملية الاتصال؛ وفي الواقع، يوجد التشويش في جميع أنواع الاتصالات، مثل الاتصال وجهاً لوجه، والاتصال الجماعي، والتواصل مع عدد كبير من الجماهير، وغير ذلك من الانواع، وسيكون الاتصال أكثر فاعلية وتفاعلية إذا لم يكن هناك تشويش. فالتشويش هو عنصر اتصال غير ضروري يشتت انتباه المستقبل عن تلقي الرسالة؛ على سبيل المثال، يشاهد ابن ليلي فيديو رسوم متحركة على التلفزيون بصوت مرتفع عند تحدث ليلي مع زوجها، فصوت فيديو الكارتون يمنع ليلي من الاستماع إلى كلام زوجها، لذا فهو مثال على عائق اتصال أو التشويش.
الأنواع الخمسة للتشويش في الاتصال هي التشويش المادي والتشويش الفسيولوجي والتشويش النفسي و التشويش الدلالي والتشويش الثقافي. ولقد تناولنا أنواع التشويش وعناصر الاتصال بالتفصيل في مقالة منفصلة بعنوان عناصر الاتصال – 9 عناصر لعملية الاتصال بالتفصيل.
3. المعوقات الفسيولوجية
من أكثر المعوقات شيوعًا أمام التواصل الفعال الإعاقة الجسدية للأشخاص المعنيين، فبعضها ضعف السمع وضعف البصر والتلعثم وما إلى ذلك.
مقالة ذات صلة: معوقات الاتصال – 14 معوق للاتصال الفعال
وفي النهاية، يمكننا القول أن الغرض المهم من الاتصال هو نقل المعلومات إلى المتلقي بطريقة لا تجعل المعلومات تفقد مغزاها؛ وفي الوقت نفسه، يجب استلام الرسالة في أنقى صورها.
فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل
