أنواع الرقابة الإدارية بالتفصيل

في هذه المقالة نوضح تعريف الرقابة، ثم نوضح أنواع الرقابة الإدارية بالتفصيل، حيث ستوضح الفرق بين الرقابة السابقة والرقابة الملازمة والرقابة اللاحقة.

تعريف الإدارة

الإدارة هى وظيفة تنفيذ الأعمال عن طريق الآخرين باستخدام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفاعلية، مع مراعاة المؤثرات الداخلية والخارجية.

مقالة ذات صلة: ما هي الإدارة؟ – تعريف الإدارة وأهميتها ووظائفها ومستوياتها

تعريف الرقابة

الرقابة هي إحدى الوظائف التي يمارسها المديرون فى جميع المنظمات وفي كل المستويات الإدارية بغرض التثبت ما إن ما تم تنفيذه مطابق لما هو مخطط له؛ وهذا وقد وردت مجموعة عديدة من التعاريف التى أعطيت للرقابة نورد بعضها على النحو التالي :-

• عريف هنري فايول الرقابة على أنها “التحقق مما إذا كان كل شئ يسير وفقاً للخطط الموضوعة والتعليمات المحددة والمبادئ المقررة وهى تهدف إلى كشف نقاط الضعف أو الأخطاء وتحديدها من أجل تصحيحها ومنع تكرارها؛ وتشمل عملية الرقابة هذه كل شئ الأشخاص والتصرفات والأشياء”.
• أما العالمان Gullet , Hicks فقد عرفا الرقابة على أنها “العملية التى تسعى الإدارة من خلالها إلى التحقق من أن ماحدث هو الذى كان يفترض أن يحدث وإذا لم يحدث ذلك فلابد من إجراء التعديلات اللازمة”.
• كما قد تعرف الرقابة على أنها “جزء من وظيفة المدير الذي يختص بمراجعة المهام المختلفة والتحقق مما تم تنفيذه ومقارنته بما يجب تنفيذه واتخاذ اللازم فى حالة اختلاف مسار الاثنين”.

مقالة ذات صلة: الرقابة: التعريف، الأهمية، الأنواع، الخطوات، الخصائص، الأساليب

خطوات الرقابة 

الرقابة تتكون من ثلاث خطوات أو مراحل أساسية يمكن أن تطبق على رقابة الأفراد، العمليات، الأقسام …. الخ؛ وهذه الخطوات هي:-

1. تحديد المعايير التي تستخدم لقياس مدى التقدم أو عدم التقدم في اتجاه الأهداف المحددة.
2. قياس الأداء ومقارنته مع المعايير لتحديد الانحرافات عن هذه المعايير.
3. اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتصحيح الانحرافات عن المعايير المحددة.

يوضح الشكل التالي العملية الرقابية :

مقالة `ذات صلة: مراحل و خطوات الرقابة الإدارية بالتفصيل

أنواع الرقابة

يمكن تتبع أنواع الرقابة طبقاً لمراحل الأداء في المنظمة، فهناك نقطة بداية للأداء في المنظمة تتعلق بتجميع المدخلات Inputs المختلفة للأداء في شكل خامات، عمالة، ثم هناك فترة للأداء الفعلي الخاص بتحويل مدخلات الأداء إلي مخرجات Outputs؛ كما يتضح من الشكل التالي:

وكما يتبين من الشكل السابق الذي يوضح أنواع الرقابة فإنه خلال مراحل الأداء المختلفة الثلاث يتطلب الأمر ممارسة الرقابة؛ ففي المرحلة الأولى التي يتم فيها تجميع الموارد اللازمة للإنتاج هناك الرقابة السابقة على الأداء Prevention، وفي حالة التشغيل نفسه هناك الرقابة الملازمة Accompanied، وبعد أن تظهر النتائج في شكل منتجات أو خدمات هناك الرقابة اللاحقة Feedback.

أولاً:- الرقابة الوقائية 

الرقابة الوقائية (الرقابة المسبقة) هي نوع الرقابة الذي يمارس قبل انتهاء العمل، ويتم تنفيذ هذه الرقابة من قبل المديرين أثناء إنشاء السياسات والقواعد والإجراءات التنظيمية، والهدف من تنفيذ الرقابة الوقائية هو التنبؤ بالمشكلات قبل حدوثها؛ ونتيجة لذلك، يمكن التصرف في وقت مبكر لتجنب ظهور المشاكل. على سبيل المثال، اشتراطات الأمن والسلامة والصحة المهنية، الموازنات التقديرية، تحديد إجراءات العمل، تحديد مواصفات الوظيفة، تحديد العلاقات الوظيفية لمنع المنازعات والخلافات وأيضا منع الازدواج في الأداء، تحديد مواصفات شاغل الوظيفة لمنع شغلها بفرد غير مناسب، تحديد مواصفات الخامات حتى يمكن أن يتم الاستلام من الموردين على أساسها، تحديد السياسة التمويلية حتى يتم اختيار مصادر التمويل طبقا لذلك.

مقالة ذات صلة: الفرق بين السياسات والإجراءات والبرنامج والقواعد

ثانياً:- الرقابة الملازمة

الرقابة الملازمة تختص بتحديد وتشخيص الانحرافات عن المعايير خلال مرحلة التشغيل، وغالباً ما تسمى بالمتابعة حيث أنها تقوم بمتابعة التشغيل أثناء التنفيذ وليس بعد تمام التنفيذ؛ وتقوم الرقابة الملازمة بتحديد أن هناك انحرافاً أثناء التشغيل –عن طريق الملاحظة والإشراف– تم تحديد أسبابه واتخاذ الإجراء التصحيحي قبل أن يتدهور الإنتاج.

فمثلا في مرفق المياه يتم أخذ عينات من مياه الشرب أثناء التشغيل في مرحلة الترسيب، مرحلة التنقية، ومرحلة المعالجة ومقارنة هذه العينات بالمعايير والمواصفات المحددة مقدماً وتحديد الانحراف واتخاذ إجراءات تصحيحية منها زيادة نسبة الكلور أو استخدام الأوزون في العملية الإنتاجية؛ ومثلا في المصنع يلاحظ المشرف أن هناك انخفاضا في جودة الإنتاج أو زيادة الهالك من الخامات من المعايير المحددة مقدما فيقوم بالتدخل لمنع استمرار هذا الانحراف ومعالجته بإجراء تصحيحي قد يكون تعديلا في أسلوب العمل، ضبط للماكينة وهكذا.

ثالثاً:-الرقابة النهائية

الرقابة النهائية (الرقابة اللاحقة) تختص بالنتائج النهائية، ومن هنا لا تفيد الرقابة النهائية في اتخاذ إجراءات تصحيحة لأن العمل قد تحقق فعلاً، ولكن تفيد الرقابة النهائية في الأعمال المستقبلية وبالتالي فهي تساعد على منع الأخطاء في المستقبل؛ فمثلاً في نهاية السنة المالية قد يقوم المدير بمراجعة التقارير المالية التي لا تفيد في تصحيح أي انحرافات تكون قد تمت ولكنها تساعد في تعديل الخطط المختلفة للفترات القادمة.

أنواع الرقابة وأساليب الرقابة

مقالة ذات صلة: أدوات وأساليب الرقابة الإدارية بالتفصيل

فى النهاية آخر نقطة انت من ستضيفها فى التعليقات، شارك غيرك ولا تقرأ وترحل.